Важно! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж будет учитываться преимущественно в электронном виде. Однако на бумажную трудовую книжку (ТК) до сих пор имеют право многие работники, особенно пенсионеры, и она продолжает оставаться юридически значимым документом. Правильное ее заполнение при приеме на работу — это залог защиты ваших трудовых прав в будущем.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности, который ведеться с первого рабочего места и до выхода на пенсию. В ней фиксируются:

• Все места работы (с указанием наименования организации и ИНН/ОГРН).
• Должности.
• Даты приема и увольнения.
• Основания для приема и увольнения (ссылки на приказы, статьи ТК РФ).
• Сведения о награждениях и поощрениях.

С 2026 года основным становится электронный документ, который ведется работодателем в рамках ЭТК. Но если у вас есть старая «зеленая» книжка, ее данные должны быть перенесены в электронный формат.

Кто заполняет трудовую книжку при приеме?

Заполняет и подписывает запись о приеме на работу исключительно работодатель (его кадровый специалист или уполномоченное лицо). Работник только проверяет правильность внесенных данных и ставит свою подпись. Самовольное заполнение или исправления не имеют юридической силы.

Пошаговая инструкция: как должна выглядеть запись о приеме

Рассмотрим на примере. Допустим, Иванова Анна Сергеевна принимается на должность менеджера в ООО «Прогресс».

Первая страница (ьный лист)

Здесь данные заполняются один раз при выдаче первой книжки. При приеме на новое место работы эта страница не меняется.

Страница с записью о трудовой деятельности

Запись делается на следующей свободной странице после последней записи об увольнении с предыдущего места работы.

Особенности приема на работу в 2026 году с учетом ЭТК

Если работодатель ведет электронные трудовые книжки:

1. Работник должен дать согласие на ведение ЭТК (письменно, обычно в заявлении).
2. Если у работника уже есть бумажная ТК, работодатель обязан сделать в ней последнюю запись (о приеме на работу) и передать ее в архив (или выдать работнику на руки, если он того требует).
3. Все дальнейшие записи (о повышении, увольнении и т.д.) будут вноситься только в электронный документ.
4. Работник вправе в любой момент получить выписку из ЭТК на бумажном носителе.

Если работодатель отказывается сделать запись в вашей бумажной книжке при приеме на работу, ссылаясь на ЭТК, — это нарушение. Вы имеете право требовать записи в бумажный документ, если он у вас есть, или получить на руки заверенную выписку из ЭТК;

Частые ошибки и как их избежать

• Неточное название организации. Проверяйте по свидетельству ОГРН.
• Нет даты и номера приказа/договора. Без этого запись не имеет силы.
• Нет подписи ответственного лица или печати. Требуйте исправления.
• Исправления (зачеркивания, помарки) в уже заполненной записи. Любое исправление должно быть заверено подписью ответственного лица и печатью с указанием даты исправления. Лучше переписать запись на чистом листе.
• Заполнение «по памяти» без приказа. Запись должна быть основана на документе (приказе).

Что делать, если запись сделана неправильно?

Если вы обнаружили ошибку (например, в дате, должности, названии организации) после того, как уже подписали книжку:

1. Немедленно обратитесь в отдел кадров (бухгалтерию) вашего работодателя.
2. Напишите заявление об исправлении записи в трудовой книжке. Укажите, в чем именно ошибка, и приложите копии документов, подтверждающих правильные данные (трудовой договор, приказ).
3. Работодатель обязан в установленный законом срок (обычно 3 дня) внести исправления. Ошибка зачеркивается одной тонкой линией (чтобы было видно исходный текст), сверху ставится правильная запись, и все заверяется подписью ответственного лица и печатью с новой датой.
4. Если работодатель отказывается, обращайтесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Могу ли я сам заполнить свою трудовую книжку при приеме?

Ответ: Нет. Это прямое нарушение. Заполняет и подписывает только представитель работодателя. Ваша подпись — лишь подтверждение, что вы ознакомлены с записью.

В: А если у меня электронная трудовая книжка, а работодатель не делает запись?

Ответ: В ЭТК работодатель обязан внести запись в течение 5 рабочих дней с даты приема. Вы можете проверить это в личном кабинете на портале «Трудовая слава» (trudvsem.ru) или в сервисе «Госуслуги». При отсутствии записи — пишите заявление работодателю, затем жалобу в ГИТ.

В: Что делать, если я потерял трудовую книжку?

Ответ: Немедленно пишите заявление о выдаче дубликата в последнее место работы. Если организация ликвидирована — в архив по месту нахождения организации или в территориальный орган ГИТ. В 2026 году проще восстановить данные через выписку из ЭТК, если она велась.

Статья подготовлена на основе актуального трудового законодательства РФ с учетом переходного периода на электронные трудовые книжки (до ). Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву.