Запись о приеме на работу — первая и одна из важнейших записей в трудовой книжке. От ее корректности зависит стаж, начисление отпусков и другие гарантии работника. Несмотря на распространенную практику, просто штамп «Принята» без расшифровки является грубой ошибкой и не имеет юридической силы. Давайте разберем, как должен выглядеть правильный образец записи согласно действующим правилам ведения трудовых книжек.
Правовая основа и общие принципы
Правила заполнения регламентируются Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Правительства РФ). Ключевые требования:
- Запись делается на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- Вносится синими или черными чернилами разборчиво, без исправлений и помарок.
- Дата приема указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Обязательно указывается наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации (если она есть).
⚠️ Важно: Штамп «Принята» не действителен!
Письмо Роструда от № 1922-6-1 прямо указывает, что простая отметка «Принята» без расшифровки не считается надлежащим оформлением. Такую запись могут признать недействительной, что создаст проблемы с подтверждением стажа.
Структура правильной записи: разбираем по графам
В разделе «Сведения о работе» (обычно это первая страница после ьного листа) запись заполняется в четырех графах:
Графа 1: Порядковый номер записи
Просто ставится цифра, начиная с 1. Для первой записи в книжке, «1».
Графа 2: Дата приема на работу
Указывается дата, с которой работник фактически приступил к обязанностям. Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
Пример:
Графа 3: Наименование должности и запись о приеме
Это самая важная и часто ошибочная графа. Нужно указать:
- Наименование структурного подразделения (если есть), например: «в отдел маркетинга», «в производственный цех №2»;
- Должность, специальность или профессию с указанием квалификации (если она требуется).
- Основание приема (если это перевод из другой организации или прием по совместительству).
Графа 4: Сведения о документе-основании
Указываются:
- Вид документа: «Приказ» или «Распоряжение».
- Дата документа (ДД.ММ.ГГГГ).
- Номер документа.
Пример: Приказ от № 5-к
Образцы записей для разных ситуаций
Первое трудоустройство (прием на постоянную работу)
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу в отдел продаж на должность менеджера по работе с клиентами
Графа 4: Приказ от № 5-к
Прием по совместительству
Графа 1: 2
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу по совместительству в бухгалтерию на должность бухгалтера
Графа 4: Приказ от № 23-к
Перевод из другой организации
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Назначен на должность ведущего инженера в отдел разработки в порядке перевода из ООО «ТехноПро»
Графа 4: Приказ от № 45
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Только штамп «Принята» или «Принят».
Решение: Всегда указывать должность и подразделение. - Ошибка: Неверный формат даты (например, «2026.01.13» или «13.01.26»).
Решение: Использовать только формат ДД.ММ.ГГГГ. - Ошибка: Отсутствие номера и даты приказа в графе 4.
Решение: Вписывать полностью: «Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № ХХ-к». - Ошибка: Указание только названия организации без должности.
Решение: Графа 3 должна содержать именно должность, а не только «в ООО ‘Ромашка'». - Ошибка: Запись о приеме делается до даты приказа.
Решение: Дата в графе 2 не может быть раньше даты приказа в графе 4.
Особенности для дистанционных сотрудников
С 2024 года информация о трудовой деятельности удаленного сотрудника вносится в трудовую книжку только по его письменному заявлению. Работодатель не вправе требовать предъявления трудовой книжки для этого. Если заявление есть, оформление записи — по общим правилам, с указанием, что работа осуществляется дистанционно (это можно добавить в графу 3).
Что делать, если запись уже сделана с ошибкой?
Если ошибка не искажает суть (например, опечатка в номере приказа), ее можно зачеркнуть одну букву/цифру и рядом правильным почерком внести исправление, с указанием даты исправления и подписью ответственного лица (обычно кадровика).
Если ошибка существенная (отсутствует должность, неправильная дата), требуется оформление нового приказа (например, «О внесении исправлений в запись в трудовой книжке») и зачеркивание неверной записи с одновременным внесением правильной. Все действия должны быть документально оформлены.
Правильное оформление записи «Принята» — это не формальность, а защита трудовых прав работника. Запись должна быть полной, содержать все обязательные реквизиты и соответствовать приказу. При сомнениях всегда сверяйтесь с текстом своего приказа о приеме на работу. Помните: качество записи в трудовой книжке — это качество вашего стажа.
Статья составлена на основе актуальных нормативных документов и практики на 2026 год. Рекомендуется уточнять детали в кадровом подразделении своей организации или в консультационных службах.