Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ При увольнении работника в неё вносится запись‚ которая впоследствии используется для начисления пенсии‚ подтверждения стажа и других социальных выплат․ Ошибка в оформлении может привести к отказу ПФР в назначении пенсии и к штрафам для работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ – до 50 000 руб․)․ Ниже представлен подробный руководство по правильному заполнению трудовой книжки при увольнении‚ актуальное на 2025‑2026 гг․‚ с примерами формулировок и ссылками на нормативные акты․

Основные требования к записи об увольнении

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и разъяснениям ПФР‚ в трудовой книжке должно быть заполнено четыре графы раздела «Сведения о работе»:

Графа 1 – порядковый номер записи․
Графа 2 – дата увольнения (день‚ месяц‚ год)․
Графа 3 – причина увольнения (формулировка‚ соответствующая основанию прекращения трудового договора)․
Графа 4 – основание для внесения записи: номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении․

Запись должна быть заверена подписями кадрового работника и уволенного сотрудника‚ а также печатью организации․ При отсутствии печати допускается подпись руководителя с расшифровкой․

Формулировки записей по различным основаниям увольнения

Ниже приведены образцы формулировок‚ которые соответствуют положениям Трудового кодекса РФ и рекомендациям ПФР на 2025‑2026 гг․ (данные взяты из открытых источников‚ актуальность подтверждена датами публикаций)․

Увольнение по собственному желанию

Согласно ст․ 80 ТК РФ‚ работник может расторгнуть трудовой договор по своей инициативе‚ выразив желание за две недели до увольнения (или иной срок‚ если иное предусмотрено коллективным договором)․

Пример записи (бумажная трудовая книжка):

Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (увольнение по собственному желанию)․
Графа 4: Приказ № 45 от ․

Важно: запись должна быть подписана кадровиком и работником‚ заверена печатью․

Увольнение по соглашению сторон

Основание – ст․ 78 ТК РФ․ Соглашение оформляется письменным документом‚ подписанным обеими сторонами․

Пример записи:

Графа 1: 13
Графа 2:
Графа 3: Трудовой договор прекращён по соглашению сторон․
Графа 4: Приказ № 78 от ․

Увольнение в связи с сокращением численности или штата

Различают два основания:

Сокращение численности работников – уменьшение общего числа сотрудников (ст․ 81 ТК РФ‚ п․ 1)․
Сокращение штата – упразднение конкретных должностей (ст․ 81 ТК РФ‚ п․ 2)․

Формулировки записи:

При сокращении численности: «Уволен в связи с сокращением численности работников организации»․
При сокращении штата: «Уволен в связи с сокращением штата (должности)»․

Пример записи (сокращение численности):

Графа 1: 14
Графа 2:
Графа 3: Уволен в связи с сокращением численности работников организации․
Графа 4: Приказ № 102 от ․

Увольнение в связи с ликвидацией организации

Основание – ст․ 81 ТК РФ‚ п․ 4․

Пример записи:

Графа 1: 15
Графа 2:
Графа 3: Уволен в связи с ликвидацией организации․
Графа 4: Приказ № 200 от ․

Увольнение по инициативе работодателя (за нарушение трудовой дисциплины‚ непрохождение аттестации и т․п․)

В зависимости от конкретного основания формулировка меняется‚ но обязательно указывается ссылка на соответствующую статью ТК РФ․

Пример (прогул):

Графа 1: 16
Графа 2:
Графа 3: Уволен за прогул (неявка на работу без уважительной причины более 4 часов подряд) в соответствии со ст․ 81 ТК РФ‚ п․ 6․
Графа 4: Приказ № 12 от ․

Как избежать типичных ошибок при заполнении трудовой книжки

Согласно материалам КонсультантПлюс и разъяснениям ПФР‚ наиболее частые ошибки связаны с:

Неправильной формулировкой причины увольнения (например‚ использование разговорных выражений вместо официальной формулировки ТК РФ)․
Отсутствием ссылки на приказ (номер и дата) в графе 4․
Неправильным порядковым номером записи (пропуск или дублирование номера)․
Отсутствием подписи работника или кадровика‚ либо отсутствием печати организации․
Использованием устаревших формулировок‚ не соответствующих актуальной редакции ТК РФ (например‚ фразы «уволен по собственному желанию» без указания‚ что договор расторгнут по инициативе работника)․

Последствия ошибок:

ПФР может отказать в назначении пенсии из‑за невозможности подтвердить стаж․
Инспекция по труду может наложить штраф на организацию до 50 000 руб․ (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Возможна необходимость переоформления трудовой книжки‚ что влечёт дополнительные временные и финансовые затраты․

Практический чек‑лист для кадровика

Подготовьте приказ об увольнении (указать номер‚ дату‚ основание – статью ТК РФ)․
В трудовой книжке определите следующий свободный порядковый номер (графа 1)․
Заполните графа 2 – дата увольнения (день‚ месяц‚ год)․
В графе 3 внесите точную формулировку причины увольнения‚ соответствующую основанию из приказа и статье ТК РФ․
В графе 4 укажите: «Приказ № [номер] от [дата]»․
Попросите сотрудника расписаться в трудовой книжке (подпись с расшифровкой)․
Подпись кадровика и печать организации․
Сделайте копию приказа и трудовой книжки для личного дела сотрудника․
Внесите сведения в электронный реестр кадров (если ведётся)․

Образцы записей для различных категорий работников (2025‑2026 гг․)

Ниже приведены готовые образцы‚ которые можно скопировать и адаптировать под свою организацию․ Все формулировки проверены экспертами и соответствуют требованиям ПФР․

Директор (увольнение по собственному желанию)

Графа 1: 22
Графа 2: 
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (увольнение по собственному желанию)․
Графа 4: Приказ № 57 от ․

Совместитель (увольнение по соглашению сторон)

Графа 1: 23
Графа 2: 
Графа 3: Трудовой договор прекращён по соглашению сторон․
Графа 4: Приказ № 68 от ․

Иностранный работник (увольнение в связи с окончанием срока действия разрешения на работу)

Графа 1: 24
Графа 2: 
Графа 3: Уволен в связи с окончанием срока действия разрешения на работу (ст․ 327․1 ТК РФ)․
Графа 4: Приказ № 89 от ․

Работник‚ уволенного за прогул (одноразовое нарушение)

Графа 1: 25
Графа 2: 
Графа 3: Уволен за прогул (неявка на работу без уважительной причины более 4 часов подряд) в соответствии со ст․ 81 ТК РФ‚ п․ 6․
Графа 4: Приказ № 101 от ․

Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении – это не только формальность‚ но и гарантия защиты прав как работника‚ так и работодателя․ Соблюдение установленного порядка заполнения граф‚ использование точных формулировок‚ ссылка на соответствующие статьи ТК РФ и наличие всех необходимых реквизитов (номер и дата приказа‚ подписи‚ печать) позволяют избежать штрафов‚ обеспечить timely начисление пенсии и поддерживать репутацию организации как надёжного работодателя․

Рекомендуем periodically обновлять шаблоны записей в соответствии с изменениями в законодательстве и регулярно проводить внутренние аудилы кадровой документации․