Запись об увольнении — завершающий, но крайне важный этап в жизни трудовой книжки. Ошибки при её оформлении могут привести к проблемам при трудоустройстве в будущем, получении пособий или расчёте пенсии. В этой статье подробно разберём, как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении в 2026 году, с учётом актуальных правил и разъяснений Минтруда.

Общие правила заполнения записи об увольнении

Согласно Приказу Минтруда России № 320н (действующему в 2026 г.), запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки в следующем порядке:

• Графа 1: Порядковый номер записи (проставляется автоматически при заполнении предыдущих записей).
• Графа 2: Дата записи (дата увольнения, совпадает с датой в приказе).
• Графа 3: Наименование организации-работодателя (с указанием организационно-правовой формы, например, ООО, ГАУ, МБОУ). При смене наименования организации запись вносится с новым названием.
• Графа 4: Самая важная графа. Содержит:
  • Основание увольнения (точная формулировка из приказа).
  • Номер и дату приказа (распоряжения) о увольнении.
  • Ссылку на конкретную статью (часть, пункт) ТК РФ или иного нормативного акта, если увольнение по инициативе работодателя.
• Графа 5: Подпись ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или руководителя организации) и расшифровка подписи.

Как заполнить запись в зависимости от основания увольнения

Формулировка в графе 4 зависит от того, кто является инициатором прекращения трудового договора.

Увольнение по инициативе работника (по собственному желанию)

Самое распространённое основание. Ссылка на статью ТК РФ не требуется.

Увольнение по инициативе работодателя

Здесь обязательна ссылка на статью ТК РФ. Ниже — основные варианты.

а) Увольнение за однократное грубое нарушение (ст. 81 ТК РФ)

б) Увольнение за неоднократное неисполнение (ст. 81 ТК РФ)

в) Увольнение в связи с ликвидацией организации (ст. 81 ТК РФ)

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Оформляется по соглашению, подписанному обеими сторонами.

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)

Если срочный договор не был продлён.

Особые случаи заполнения

Повторный наём сразу после увольнения

Важный нюанс, разъяснённый Минтрудом: Если работник увольняется и в тот же день (или на следующий) с ним заключается новый трудовой договор (например, срочный), в трудовой книжке делается две отдельные записи:

1. Запись об увольнении по соответствующему основанию (см. п.2).
2. Запись о приёме на работу в ту же или другую организацию (если работодатель изменился). При этом в графе 3 (наименование организации) указывается новое наименование, если оно изменилось. Повторять старое наименование в новой записи не нужно.

Пример: Работник уволен по соглашению сторон из ООО «Весна» , а же принят на работу в то же ООО «Весна» по срочному договору. В книжке будет две записи с датами : одна — об увольнении из ООО «Весна», вторая — о приёме на работу в ООО «Весна».

Прекращение трудового договора по иным основаниям

Если трудовые отношения прекратились не из-за увольнения, а, например, из-за смерти работника (ст. 83 ТК РФ) или перевода работника по согласованию сторон в другую организацию (ст. 72.1 ТК РФ), формулировка будет иной.

Полное заполнение раздела «Сведения о работе»

Если раздел полностью заполнен, в трудовую книжку вклеивается специальный вкладыш, который также заполняется по правилам Приказа № 320н. Старая обложка и раздел остаются без изменений.

Ключевые требования и частые ошибки

• Точность формулировки. Нельзя писать «уволен за нарушение», нужно «уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул)».
• Обязательная ссылка на статью ТК РФ при увольнении по инициативе работодателя. Без неё запись считается некорректной.
• Дата в записи должна совпадать с датой приказа об увольнении и с датой, указанной в графе «Дата записи».
• Подпись и расшифровка в графе 5 обязательны. Подпись ставит лицо, уполномоченное на то приказом (часто начальник отдела кадров).
• Работник должен поставить свою подпись в графе «Подпись работника» (обычно на полях или в специально отведённом месте) в день вручения книжки. Если отказывается — делается соответствующая отметка.
• Нельзя использовать корректирующие средства (штриховку, заклейку). При ошибке запись зачёркивается одной чертой, рядом пишется правильный вариант, ставится дата исправления и подпись ответственного лица.

Что насчёт электронных трудовых книжек (ЭТК)?

С 2023 года работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в Электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом:

• Если у работника есть бумажная трудовая книжка (ТК), запись в неё вносится по старым правилам (как описано выше).
• Если работник выбрал только ЭТК, то бумажная запись не делается. Работодатель формирует и направляет в СЗВ-ТД сведения об увольнении.
• При переходе с бумажной ТК на ЭТК все предыдущие записи переносятся в электронный вид, а бумажная книжка возвращается работнику (или хранится у работодателя, если работник не против). Новая запись об увольнении в бумажную книжку не вносится.

Правильное заполнение записи об увольнении — это соблюдение трёх «П»: Правильная формулировка, Приказ-основание и Подпись. Всегда сверяйтесь с текстом приказа, указывайте полное наименование организации и точную статью ТК РФ. При сомнениях — обращайтесь к тексту Приказа Минтруда № 320н или консультируйтесь с юристом. Грамотно оформленная запись защитит и работника, и работодателя в будущем.