Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданского служащего. Правильное оформление её записей регламентируется Приказом Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Ниже – подробный разбор требований и готовые образцы записей, которые помогут вам заполнить трудовую книжку корректно.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О государственной службе».
• ОКПДТР – классификатор должностей и профессий.
• Положения о системе электронных трудовых книжек (ЭТК).

Общие требования к оформлению записей

1. Записи вносятся по правилам, изложенным в Порядке.
2. Дата указывается арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначным (например, ).
3. Наименование должности и профессии фиксируется точно по ОКПДТР.
4. Все изменения (переводы, увольнения, премирование) оформляются отдельными строками.
5. В графе «Квалификация» указываются разряд/уровень, соответствующий тарифной сетке.

Примеры типовых записей

Приём на работу

Графа 1 – ФИО: Иванов Иван Иванович

Графа 2 – Дата рождения: 

Графа 3 – Должность/профессия: Специалист по работе с документами (код ОКПДТР 33.12.11)

Графа 4 – Квалификация: Разряд 3 (по тарифной сетке)

Графа 5 – Дата приема: 

Графа 6 – Приказ №: 156-р от 

Перевод на другую постоянную работу

Графа 7 – Дата перевода: 

Графа 8 – Новое место работы: Отдел аналитики (код ОКПДТР 81.20.12)

Графа 9 – Новая должность/профессия: Аналитик (разряд 4)

Премирование

Графа 10 – Дата премирования: 

Графа 11 – Причина премирования: За выдающиеся результаты работы в проекте «Электронный документооборот»

Графа 12 – Размер премии: 15 000 руб.

Увольнение по собственному желанию

Графа 13 – Дата увольнения: 

Графа 14 – Причина увольнения: По собственному желанию

Графа 15 – Приказ №: 215-р от 

Смена фамилии (из‑за брака)

Графа 16 – Дата изменения фамилии: 

Графа 17 – Новая фамилия: Петрова Анна Сергеевна

Графа 18 – Примечание: Обновлена в соответствии с паспортом РФ

Особенности записи для государственного служащего

Госслужащие оформляются в соответствии с Федеральным законом № 122‑ФЗ. В их трудовой книжке указываются:

• Сведения о назначении (постановление, приказ о назначении).
• Сведения о присвоении разряда/уровня, если они отличаются от обычных тарифных разрядов.
• Сведения о присвоении специального звания (например, «Заслуженный государственный служащий»).
• Сведения о присвоении премий, связанных с выполнением служебных задач.

ьный лист трудовой книжки

ьный лист заполняется по следующей схеме:

1. ФИО работника.
2. Дата рождения.
3. Должность, которую занимает (по состоянию на текущий момент).
4. Код подразделения (по классификатору Минобороны/МВД/МВД и др.).
5. Дата начала работы в организации.

Пример заполнения:

ьный лист
ФИО: Сидоров Пётр Иванович
Дата рождения: 
Должность: Инженер‑исследователь (код ОКПДТР 71.20.10)
Код подразделения: 02.01.02
Дата начала работы: 

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С г. в РФ вводится переход на электронные формы. При этом:

• Все записи, которые ранее вносились в бумажный документ, теперь оформляются в системе «Электронный кадровый учет» (ЭКУ).
• Для госслужащих обязательный переход к ЭТК завершён к .
• Электронные записи должны соответствовать тем же требованиям (дата, код ОКПДТР, разряд и т.д.).

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Как правильно оформить запись, если в графе 4 (квалификация) произошла ошибка?
  Ответ: Ошибку следует исправить отдельным листом с указанием «Исправление записи», подписью руководителя и печатью организации.
• Вопрос: Можно ли вносить записи от руки, если в документе отсутствует печать?
  Ответ: Да, но запись должна быть подписана руководителем и заверена печатью организации.
• Вопрос: Как оформить перевод на другую должность, если она не включена в ОКПДТР?
  Ответ: В таком случае указывается полное наименование должности и ссылка на внутренний классификатор организации.

Правильное заполнение трудовой книжки – гарантия юридической чистоты трудовых отношений и защита прав как работодателя, так и государственного служащего. Соблюдайте требования Приказа Минтруда № 320н, используйте актуальные образцы записей и не забывайте о переходе на электронные формы, если ваша организация уже перешла на них.

Для быстрого доступа к готовым шаблонам и консультациям специалистов рекомендуется пользоваться системой Кадры, где собраны все необходимые документы, формы и примеры записей в трудовую книжку за 2026 год.