С 2020 года в России начался переход на ведение трудовых книжек в электронной форме (ЭТК). Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, каждый работник имеет право выбрать: продолжать использовать бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму. Работодатель обязан зафиксировать этот выбор через официальное заявление сотрудника и внести соответствующие данные в программу 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП).

В этой статье подробно разберём, как правильно заполнить заявление на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП (редакция 3), чтобы избежать ошибок при формировании отчётов СЗВ-ТД и обеспечить законное ведение кадровой документации.

Когда необходимо заполнять заявление?

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки требуется в следующих случаях:

• При приёме на работу нового сотрудника, который ещё не имел трудовой книжки (впервые трудоустроен).
• При переходе сотрудника с бумажной трудовой книжки на электронную.
• При переходе сотрудника с электронной трудовой книжки на бумажную (в редких случаях, по инициативе работника).
• При приёме сотрудника, который уже имеет электронную трудовую книжку на предыдущем месте работы.

Важно! Заявление должно быть подано сотрудником до или в день оформления приёма на работу. Работодатель обязан зарегистрировать его в 1С в течение трёх рабочих дней с момента получения.

Где найти функцию заполнения заявления в 1С:ЗУП

Для создания заявления на электронную трудовую книжку выполните следующие шаги:

1. Откройте программу 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.
2. Перейдите в раздел: Кадры → Отчетность, справки → Журнал электронных трудовых книжек.
3. Нажмите кнопку Создать.

Откроется форма для создания нового заявления. Ниже описаны все обязательные поля и их заполнение.

Заполнение формы заявления

Поле «Организация»

Выберите из списка организацию, в которой трудоустраивается сотрудник. Если у вас несколько подразделений — убедитесь, что выбрана именно та, где сотрудник будет работать.

Поле «Дата»

По умолчанию заполняется текущая дата компьютера. Укажите дату подачи заявления сотрудником. Это может быть дата приёма на работу или день, когда сотрудник передал заявление в кадровую службу.

Поле «Сотрудник»

Выберите сотрудника из списка. Если сотрудника нет в базе — сначала создайте его карточку в разделе Кадры → Сотрудники.

Поле «Вид заявления»

Это самое важное поле! Выберите один из двух вариантов:

• Сведения в электронной форме — сотрудник выбирает электронную трудовую книжку.
• Бумажная трудовая книжка — сотрудник сохраняет бумажную форму.

Внимание! Если сотрудник впервые трудоустраивается и у него нет бумажной трудовой книжки, выбирайте «Сведения в электронной форме». В этом случае в отчёте СЗВ-ТД не указывается дата подачи заявления — вместо этого в графе «Примечание» автоматически появится запись:

Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ.

Поле «Примечание» (опционально)

Если сотрудник указал дополнительные сведения (например, что он ранее работал, но потерял трудовую книжку), вы можете внести пояснение здесь. В стандартном случае это поле остаётся пустым — система автоматически заполняет его при выборе «Сведения в электронной форме».

Печать и подписание заявления

После заполнения формы нажмите кнопку Заявление — откроется печатная форма заявления в формате, утверждённом разработчиками 1С.

Важно: Закон не устанавливает строгую форму заявления, поэтому 1С предоставляет шаблон, который соответствует требованиям ПФР. Вы можете его редактировать, если необходимо добавить логотип, реквизиты или дополнительные поля, но не меняйте юридически значимые формулировки.

Печатную форму заявления необходимо:

• Распечатать в двух экземплярах.
• Предоставить сотруднику для подписи.
• Получить подпись сотрудника на обоих экземплярах.
• Один экземпляр передать сотруднику, второй — хранить в кадровом деле.

Для удобства подключения к электронному документообороту рекомендуется использовать сервис 1С:Кабинет сотрудника. Сотрудник может подписать заявление на смартфоне, и подпись будет зафиксирована в системе в электронном виде.

Как заявление влияет на отчёт СЗВ-ТД?

После заполнения заявления в 1С, при формировании отчёта СЗВ-ТД (в разделе Отчетность → СЗВ-ТД) система автоматически:

• Включает данные о сотруднике в отчёт при выборе «Сведения в электронной форме».
• Не включает дату подачи заявления, если сотрудник впервые трудоустроен — вместо этого отображается стандартная формулировка.
• Указывает, что трудовая книжка ведётся в электронной форме, и передаёт эти сведения в Пенсионный фонд РФ.

Для формирования отчёта СЗВ-ТД:

1. Перейдите в раздел: Отчетность → СЗВ-ТД.
2. Нажмите кнопку Заполнить или Подбор.
3. Выберите период и сотрудников.
4. Проверьте, что в списке отображаются все сотрудники с выбранным «Сведения в электронной форме».
5. Сформируйте и отправьте отчёт в ПФР.

Особенности для сотрудников с предыдущим опытом

Если сотрудник уже имел электронную трудовую книжку на предыдущем месте работы, то в 1С:ЗУП вы также заполняете заявление, но с выбором «Сведения в электронной форме». Система автоматически учтёт, что сведения о трудовой деятельности уже есть в ПФР, и не будет дублировать информацию.

Если же сотрудник ранее работал с бумажной трудовой книжкой, но теперь хочет перейти на электронную — вы также заполняете заявление с выбором «Сведения в электронной форме». В этом случае в отчёте СЗВ-ТД будет указана дата подачи заявления, и ПФР начнёт формировать новую электронную трудовую книжку, объединяя все данные.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Не заполнили заявление — в результате отчёт СЗВ-ТД не будет содержать данные о сотруднике, и ПФР не сможет сформировать ЭТК.
• Ошибка 2: Указали дату подачи заявления для впервые трудоустроенного — это нарушает требования ПФР. В таком случае дата должна быть пустой.
• Ошибка 3: Не поставили галку «Отразить в трудовой книжке сведения о принятом сотруднике» в карточке приёма на работу — тогда данные не попадут в отчёт СЗВ-ТД.
• Ошибка 4: Забыли распечатать и подписать заявление — это может привести к штрафам при проверке трудовой инспекцией.

Рекомендации по ведению документации

• Храните подписанное заявление в личном деле сотрудника не менее 75 лет (как и бумажную трудовую книжку).
• Проверяйте ежемесячно журнал электронных трудовых книжек, убедитесь, что все новые сотрудники учтены.
• Используйте сервис 1С:Кабинет сотрудника для цифрового документооборота — это сокращает время на сбор подписей и снижает риски потери документов.
• Если у вас много сотрудников — используйте функцию Массовое создание заявлений (если доступна в вашей версии 1С).

Заполнение заявления на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП — это не просто формальность, а обязательное юридическое действие, влияющее на правильное формирование отчётов в ПФР. Правильно оформленное заявление обеспечивает:

• Соблюдение требований Трудового кодекса РФ;
• Отсутствие штрафов со стороны трудовой инспекции и ПФР;
• Надёжное хранение трудового стажа сотрудника;
• Удобство для сотрудников — доступ к своей трудовой истории через портал Госуслуг.

Главное правило: Не пропускайте этап регистрации заявления. Даже если сотрудник не подал его в письменной форме — вы не можете создать ЭТК без официального заявления. Всегда требуйте подпись, даже если сотрудник согласен через электронный кабинет.

Следуя этой инструкции, вы обеспечите полную легальность и прозрачность кадрового процесса в вашей организации.

Дата публикации: 22 мая 2026 г. | Актуально для 1С:ЗУП ред. 3