С 1 января 2022 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). На текущий момент, май 2026 года, цифровая форма ведения стажа стала основной и обязательной для всех работодателей. Бумажные книжки сохранились лишь у тех сотрудников, кто своевременно подал заявление об отказе от перехода на «цифру», однако даже для них новые записи в бумажном виде уже не вносятся.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполняется электронная трудовая книжка, кто несет за это ответственность и какие отчетные формы необходимо сдавать.

Кто и когда заполняет ЭТК?

Важно понимать фундаментальное отличие электронного формата от бумажного. Сотрудник не заполняет электронную трудовую книжку самостоятельно. Вся работа по внесению, изменению или удалению записей лежит исключительно на работодателе.

Процесс заполнения происходит в следующих случаях:

• Прием на работу: работодатель вносит запись о трудоустройстве.
• Переименование организации: если сменилось название компании без смены юридического лица.
• Переводы: при переходе на другую должность или в другое структурное подразделение (если это отражается в трудовой).
• Увольнение: внесение записи о прекращении трудового договора с указанием основания.
• Исправление ошибок: если была допущена неточность в предыдущих периодах.

Заполнение должно производиться не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие. Данные передаются в Социальный фонд России (СФР) через отчетность.

Основной инструмент: Форма ЕФС-1

С 2023 года и по настоящее время (2026 год) основным документом для передачи сведений в СФР является форма ЕФС-1. Ранее использовалась форма СЗВ-ТД, но она упразднена. Именно через этот отчет работодатель «заполняет» электронную книжку сотрудника.

Отчет ЕФС-1 состоит из нескольких разделов, но для ведения трудовой книжки используется Раздел 1 («Сведения о трудовой деятельности»). В нем указываются:

1. Персональные данные работника (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
2. Сведения о работодателе (название, коды ОКПО, ОГРН).
3. Дата кадрового мероприятия.
4. Код выполняемой функции (по справочнику ОКЗ).
5. Должность, профессия или специальность.
6. Основание для внесения записи (приказ, распоряжение).

Нюансы заполнения в 2025–2026 годах

В 2025 году вступили в силу важные поправки к отчету ЕФС-1, которые актуальны и сегодня:

• Усилена автоматическая проверка СНИЛС и ИНН.
• Изменены требования к кодам причин увольнения для отдельных категорий граждан.
• Внедрены новые справочники должностей, что требует внимательности при выборе кода выполняемой функции.

Алгоритм действий работодателя при заполнении

Процесс внесения записи в ЭТК выглядит следующим образом:

1. Кадровое оформление: Издается приказ (о приеме, переводе или увольнении). Сотрудник знакомится с приказом под подпись.
2. Формирование данных: Специалист по кадрам вносит данные в учетную систему (например, 1С:ЗУП). Важно проверить правильность кодов и дат.
3. Проверка: Перед отправкой необходимо убедиться, что данные о работнике (особенно СНИЛС) верны. Ошибка в одной цифре приведет к отказу в приеме отчета.
4. Отправка отчета ЕФС-1: Формируется и отправляется отчет в СФР через операторов ЭДО или напрямую через портал работодателя.
5. Получение протокола: После проверки фондом приходит протокол. Если ошибок нет, запись считается внесенной в ЭТК. Если есть ошибки — их нужно исправить и отправить отчет заново.
6. Выдача выписки: По письменному заявлению работника (или при увольнении) работодатель обязан выдать заверенную выписку из ЭТК (форма СТД-Р).

Как заполняется ЭТК при увольнении?

Увольнение — критически важный этап. Запись вносится в отчет ЕФС-1 с указанием кода причины увольнения и основания (статья ТК РФ).

Важно: В день увольнения работодатель обязан выдать работнику документ, содержащий сведения о его трудовой деятельности (выписку). Если работник просит выдать бумажную трудовую книжку (если она велась ранее), в ней делается отметка о переходе на ЭТК, но сама запись об увольнении в бумажный вариант уже не вносится (за исключением случаев, когда работник ранее выбрал бумажную форму).

Частые ошибки при заполнении

Анализируя практику 2025–2026 годов, можно выделить типичные ошибки, которые приводят к проблемам со стажем:

• Неверный код должности: Использование устаревших справочников вместо актуального ОКЗ.
• Опечатки в СНИЛС сотрудника.
• Нарушение сроков подачи отчета ЕФС-1 (позже 15 числа).
• Отсутствие записи о переименовании организации, что создает разрывы в стаже.

Где работник может проверить свою ЭТК?

Хотя заполняет книжку работодатель, каждый гражданин может в любой момент проверить корректность записей. Сделать это можно через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги.
• Личный кабинет застрахованного лица на сайте Социального фонда России (СФР).
• В МФЦ (по запросу выписки).
• У работодателя (запросив форму СТД-Р).

Цифровизация трудовых отношений, начавшаяся несколько лет назад, к 2026 году стала прозрачным и отлаженным механизмом. Главное для работодателя — своевременно и accurately формировать отчет ЕФС-1, а для работника — периодически контролировать свой цифровой стаж.