С 1 января 2021 года в России произошли глобальные изменения в сфере кадрового документооборота — произошел переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки не исчезли полностью. Работодателям по-прежнему важно знать, как правильно вносить записи в бумажные бланки, чтобы избежать штрафов и нарушений трудовых прав сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, кто обязан вести бумажные трудовые, как правильно делать записи и какими нормативными актами руководствоваться.

Кому нужны бумажные трудовые книжки после 2021 года?

Главное изменение 2021 года заключается в том, что для определенной категории работников бумажная трудовая книжка стала историей. Для тех, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде. Бумажный бланк таким сотрудникам не оформляется.

Однако закон сохраняет право на бумажный документ за теми, кто уже имел стаж до 2021 года. Итак, работодатели обязаны продолжать вести бумажные трудовые книжки, если сотрудник:

• Был трудоустроен до 1 января 2021 года;
• Написал заявление об отказе от перехода на электронный формат (то есть выбрал сохранение бумажного носителя).

Если же работник, трудоустроенный до 2021 года, не отказался от ЭТК, его бумажная трудовая книжка выдается на руки, и далее сведения о его стаже ведутся только в электронном виде.

Нормативная база: Приказ Минтруда № 320н

С 2021 года заполнение бумажных трудовых книжек регламентируется новым документом — Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от № 320н (далее — Порядок 320н). Этот приказ заменил устаревшие инструкции и правила.

Согласно пункту 9 Порядка 320н, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, а также о награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Закон обязывает работодателей вносить запись о приёме на работу в трудовую книжку каждого сотрудника, который проработал в организации больше пяти дней.

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» является самым объемным и часто заполняемым. При его оформлении необходимо соблюдать строгие правила:

1. Перед тем как внести запись о приеме на работу, в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Важно: с 1 сентября 2021 года использование штампа с наименованием организации для упрощения порядка внесения записей не соответствует установленным требованиям. Наименование вписывается вручную или печатается.
2. Графа 1: Ставится порядковый номер записи.
3. Графа 2: Указывается дата внесения записи (арабскими цифрами, например: ).
4. Графа 3: Вносится сама запись о приеме, переводе или увольнении. При приеме на работу обязательно указывается структурное подразделение, должность, профессия, специальность с указанием квалификации.
5. Графа 4: Указывается дата, номер и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя).

Запись о приеме на работу: образец

Пример заполнения раздела «Сведения о работе» при приеме на работу:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)

• Графа 1: 11
• Графа 2: 12 10 2021
• Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
• Графа 4: Приказ от № 45-к

Запись об увольнении по собственному желанию

При увольнении работника запись вносится в строгом соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ. Обязательно указывается ссылка на соответствующую статью, часть и пункт ТК РФ.

Пример:

• Графа 1: 12
• Графа 2: 15 11 2021
• Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ от № 67-к

После внесения записи об увольнении все записи за период работы у данного работодателя заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при ее наличии) и подписью самого работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как получить сведения

Для тех сотрудников, чей стаж формируется в электронном виде, информация передается работодателем в Социальный фонд России (ранее ПФР) путем сдачи отчета ЕФС-1 (раздел «Кадровый учет», вкладка ЕФС-1).

Сам работник может в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки. Для этого необходимо:

• Авторизоваться на портале «Госуслуги»;
• Зайти в раздел «Услуги»;
• Выбрать категорию «Работа и занятость», затем «Трудовое право»;
• Найти пункт «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать кнопку «Получить выписку».

Важные нюансы при работе с трудовыми книжками

• Сканирование бумажных трудовых: В ряде случаев (например, для назначения пенсий или подтверждения стажа в ПФУ) требуется предоставить сканы бумажной трудовой книжки. Сканировать нужно все заполненные страницы трудовой книжки, независимо от того, когда именно сделаны записи — до или после этой даты.
• Внесение записи по заявлению работника: Если работник перешел на ЭТК, но позже решил, что ему нужна запись в бумажной книжке, он имеет право представить трудовую книжку работодателю и попросить внести запись о работе за текущий период (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, абз. 2 п. 2 Порядка № 320н). Работодатель не вправе отказать.

Переходный период, связанный с введением электронных трудовых книжек, завершился, однако бумажный документооборот все еще актуален для значительной части workforce. Кадровым специалистам и работодателям необходимо строго соблюдать требования Приказа Минтруда № 320н, не использовать штампы для наименования организации и своевременно вносить записи тем сотрудникам, которые сохранили право на бумажную трудовую. Внимательность при заполнении раздела «Сведения о работе» — залог отсутствия проблем при назначении пенсии и подтверждении стажа ваших сотрудников.