Графа 4 трудовой книжки — один из ключевых элементов документа, отвечающий за документальное подтверждение основания для внесения записи. Её корректное заполнение гарантирует юридическую силу всех записей, защищает работника и работодателя от споров, проверок и штрафов. В 2026 году правила заполнения графы 4 остаются неизменными и регулируются Приказом Минтруда России № 320н от (в ред. на 2026 г.).
Что такое графа 4 трудовой книжки?
Графа 4 — это четвёртый столбец в каждой записи трудовой книжки, где указываются реквизиты документа-основания, на основании которого была сделана запись. Это может быть приказ, решение, протокол, договор или иной официальный документ, подтверждающий факт трудовых отношений, перевода, увольнения, награждения и т.д.
Важно! Графа 4 не содержит информации о самом событии — она лишь ссылается на документ, который его породил. Без корректных реквизитов в этой графе запись считается неправильно оформленной и может быть признана недействительной при проверке Рострудом или судом.
Как правильно заполнять графу 4 — по типам записей
Прием на работу
При оформлении нового сотрудника в графу 4 вносятся:
- Наименование документа — «Приказ о приеме на работу»;
- Дата документа, в формате «ДД.ММ.ГГГГ»;
- Номер документа — как указано в приказе (например, № 15-п от ).
Пример:
Приказ о приеме на работу № 15-п от
Важно: Если сотрудник принимается на должность по решению выборного органа (например, председатель совета директоров), в графу 4 указывается: «Решение общего собрания участников № 7 от ».
Перевод на другую должность или в другое подразделение
В графу 4 вносятся реквизиты приказа о переводе:
- Наименование: «Приказ о переводе на другую должность»;
- Дата и номер приказа.
Пример:
Приказ о переводе на должность главного бухгалтера № 48 от
Увольнение
В графу 4 указываются реквизиты приказа об увольнении, оформленного на основании:
- Заявления работника, «Приказ об увольнении по собственному желанию № 89 от »;
- Соглашения сторон — «Приказ об увольнении по соглашению сторон № 91 от »;
- Расторжения по инициативе работодателя, «Приказ об увольнении по п. 5 ст. 81 ТК РФ № 95 от ».
Важно: Если увольнение связано с ликвидацией организации, в графе 4 указывается: «Приказ об увольнении в связи с ликвидацией организации № 102 от ».
Смена фамилии, имени, отчества
При изменении персональных данных сотрудника (например, после замужества) в графу 4 вносится:
- Наименование: «Свидетельство о перемене имени» или «Свидетельство о заключении брака»;
- Дата и номер документа.
Пример:
Свидетельство о заключении брака № 123456 от
Награждение (раздел «Сведения о награждении»)
В разделе «Сведения о награждении» (отдельный блок трудовой книжки) графа 4 заполняется аналогично:
- Наименование: «Приказ о награждении благодарностью» или «Распоряжение Президента РФ о присвоении звания»;
- Дата и номер документа.
Пример:
Приказ о награждении благодарностью № 33 от
Внесение исправлений
Если в предыдущей записи допущена ошибка (например, неверно указано наименование должности), но сам факт события верен, то в графу 4 вносится документ, уточняющий или исправляющий ошибку:
- Наименование: «Приказ об исправлении ошибки в трудовой книжке»;
- Дата и номер.
Пример:
Приказ об исправлении ошибки в записи о должности № 110 от
При этом ошибочная запись не зачёркивается — она остаётся, а рядом вносится новая запись с уточнением и ссылкой на исправляющий документ.
Формат записи в графе 4
Все реквизиты в графе 4 должны быть указаны в строгом порядке:
- Наименование документа, полное, официальное (не сокращённое);
- Дата, в формате «ДД.ММ.ГГГГ»;
- Номер — с указанием всех символов (буквы, цифры, дефисы, слеши).
Нельзя:
- Писать «приказ» без номера и даты;
- Использовать сокращения вроде «Прик. № 5» — только «Приказ № 5»;
- Оставлять графу пустой;
- Указывать ссылки на внутренние журналы или электронные системы без официального документа.
Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2026 года электронные трудовые книжки активно используются. В ЭТК графа 4 не отображается визуально как отдельное поле, но все реквизиты документа-основания автоматически передаются в базу СФР при формировании записи. Работодатель обязан:
- В системе кадрового учёта указывать те же реквизиты, что и в бумажной книжке;
- Формировать и отправлять в СФР данные в формате ЕФС-1 (форма сведений о трудовой деятельности);
- Сохранять оригиналы документов в архиве не менее 75 лет.
Пример для ЕФС-1:
При приеме на работу: Документ-основание: Приказ о приеме на работу № 15-п от
Что будет, если графа 4 заполнена неправильно?
Нарушения в заполнении графы 4 могут привести к:
- Отказу в назначении пенсии, если СФР не может подтвердить периоды работы;
- Штрафам от Роструда, до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для ИП;
- Спорам с работником, если он не может доказать стаж;
- Недействительности трудовой книжки — в случае множества ошибок.
Практические советы для кадровиков в 2026 году
- Всегда используйте официальные бланки приказов, с печатью, подписью и реквизитами.
- Сверяйте номер и дату при внесении записи — даже опечатка может стать основанием для проверки.
- Храните копии всех документов, на основании которых вносились записи — минимум 75 лет.
- При переходе на ЭТК — не удаляйте бумажные книжки, они остаются юридически значимыми.
- Используйте шаблоны в системах кадрового учёта (например, «Система Кадры» от Роструда) — они автоматически формируют корректные записи.
Графа 4 трудовой книжки — это не просто формальность. Это юридическая связь между событием и его документальным подтверждением. Правильное её заполнение — залог легитимности всего документа, защиты прав работника и избежания рисков для работодателя. В 2026 году, несмотря на развитие электронных систем, бумажная трудовая книжка остаётся важным документом, и графа 4 в ней должна заполняться с максимальной точностью.
Помните: если в графе 4 нет реквизитов, запись не имеет юридической силы.
Рекомендуем всегда сверяться с актуальной редакцией Приказа Минтруда № 320н и использовать официальные образцы, размещённые на сайте Роструда и КонсультантПлюс.