Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное внесение сведений о профессии, специальности и квалификации имеет важное значение как для работника (при трудоустройстве, получении пособий, пенсии), так и для работодателя (ведение кадрового учета, соблюдение трудового законодательства). В данной статье подробно рассмотрим, как правильно заполнять эти графы, какие документы служат основанием и какие изменения допустимы после 1 сентября 2013 года.
Нормативная база
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 320н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек»;
- Трудовой кодекс РФ (ст; 65, 66) – требования к оформлению трудовых книжек.
Что понимать под профессией, специальностью и квалификацией?
- Профессия – вид трудовой деятельности, определяемый типом выполняемой работы (например, «инженер», «врач», «программист»).
- Специальность – более узкое направление внутри профессии, часто связанное с полученным образованием (например, «инженер‑механик», «врач‑терапевт», «программист‑разработчик веб‑приложений»).
- Квалификация – уровень mastery в профессии или специальности, подтверждаемый документом об образовании, аттестацией или сертификатом (например, «бакалавр», «магистр», «специалист», «высшая qualification category»).
Заполнение ьного листа (сведения о работнике)
На первой странице трудовой книжки указываются:
- Ф.И.О.;
- Дата рождения;
- Образование (уровень и наименование учебного заведения);
- Профессия, специальность, квалификация.
- Основанием служит документ об образовании (диплом, аттестат, сертификат) либо иной документ, подтверждающий наличие специальных знаний (например, certificate of professional training).
- Запись делается одной строкой в графе «Профессия, специальность» (в некоторых образцах – две отдельные строки). Формат:
Как правильно вносить запись о профессии, специальности и квалификации
Профессия: инженер Специальность: инженер‑механик Квалификация: бакалавр
Если в дипломе указано только направление подготовки (например, «Экономика»), а специальность отсутствует, допустимо записать:
- Профессия: экономист;
- Специальность: не указывается (оставляем пустым) либо пишем «Экономика» как направление подготовки;
- Квалификация: бакалавр.
Примеры записей
- Профессия: учитель; Специальность: учитель математики; Квалификация: высшая категория.
- Профессия: программист; Специальность: разработчик мобильных приложений; Квалификация: специалист.
- Профессия: медсестра; Специальность: не указывается; Квалификация: среднее профессиональное образование.
Заполнение раздела «Сведения о работе» (графы 3‑4)
При приёме на работу или переводе на другую должность в трудовой книжке делается запись:
- Графа 3: наименование структурного подразделения (если оно существенно по трудовому договору), должность (работа), профессия, специальность с указанием квалификации;
- Графа 4: дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, основание для записи.
Пример записи в графе 3
Принят на работу в отдел продаж ООО «Ромашка» на должность менеджера по работе с клиентами, профессия: менеджер, специальность: менеджер по продажам, квалификация: бакалавр.
Пример записи в графе 4
№ 125‑к/о – приказ о приёме на работу.
Изменения и дополнения записей
Согласно Приказу Минтруда России от № 320н:
- Изменять или дополнять сведения о профессии, специальности, квалификации на ьном листе можно, добавляя новую запись без зачёркивания ранее внесённой;
- Это позволяет отражать повышение квалификации, получение второго высшего образования, прохождение профессиональной переподготовки и т.д.;
- Каждая новая запись оформляется отдельной строкой с указанием даты внесения и основания (диплома, сертификата и т.п.).
Как оформить добавление новой квалификации
- В графе «Профессия, специальность» пишем новую строку:
Профессия: инженер
Специальность: инженер‑электрик
Квалификация: магистр (диплом № 456789 от )
Частые ошибки и как их избежать
- Смешивание профессии и должности. В графе 3 указывается должность (работа), а профессия/специальность – характеристика квалификации работника. Не заменяйте должность профессией.
- Отсутствие указания квалификации. Если документ об образовании содержит квалификацию (бакалавр, специалист, мастер), её обязательно нужно внести.
- Зачёркивание старых записей. После 2021 года зачёркивание запрещено; новые сведения добавляются отдельной строкой.
- Неполное указание структурного подразделения. Если в трудовом договоре прописано конкретное подразделение (например, «отдел логистики филиала в г. Казань»), его нужно указать в графе 3.
- Использование сокращений без расшифровки. Лучше писать полные наименования (например, «бакалавр экономики»), а не «бак. экон.».
Практический чек‑лист для кадровика
- Получить от сотрудника документ, подтверждающий образование/квалификацию (диплом, аттестат, сертификат).
- Определить профессию, специальность и квалификацию согласно документу.
- Внести запись в ьный лист трудовой книжки (строка «Профессия, специальность»).
- При приёме на работу – заполнить графы 3 и 4 с указанием должности, подразделения, профессии, специальности, квалификации и основания приказа.
- При получении нового образования или повышения квалификации – добавить новую строку в ьный лист без зачёркивания старой.
- Проверить запись на соответствие требованиям Инструкции по заполнению трудовых книжек и подписать уполномоченным лицом.
Правильное заполнение граф «профессия», «специальность» и «квалификация» в трудовой книжке обеспечивает прозрачность трудовой истории работника, упрощает процедуру трудоустройства, получения социальных выплат и пенсии. Следуя нормативным актам, используя подтверждающие документы и избегая типичных ошибок, кадровики и сами сотрудники могут вести трудовую книжку без замечаний со стороны контролирующих органов.
Если у вас остались вопросы – обращайтесь к отделу кадров или консультируйтесь с юристом по трудовому праву. Удачного ведения документации!