В трудовой книжке работника содержится не только информация о его трудовой деятельности — местах работы, должностях, увольнениях — но и сведения о его профессиональных достижениях, включая награды. Одним из распространённых видов поощрения является диплом о награждении. Однако не каждый диплом подлежит внесению в трудовую книжку. В этой статье мы подробно разберём, какие дипломы вносятся, как правильно оформить запись, на каких основаниях и какие ошибки следует избегать.
Что такое диплом о награждении и зачем он нужен?
Диплом о награждении, это официальный документ, подтверждающий поощрение работника за выдающиеся достижения в трудовой деятельности. Он может быть выдан:
- организацией (предприятием, учреждением, компанией);
- государственными органами (министерствами, ведомствами);
- общественными или профессиональными объединениями (при наличии полномочий).
Такой диплом — это не просто символическая награда. Он является документом, подтверждающим трудовые заслуги, и в некоторых случаях может влиять на:
- продвижение по службе;
- начисление премий;
- получение государственных наград;
- формирование профессиональной репутации.
Какие дипломы вносятся в трудовую книжку?
Согласно статье 191 Трудового кодекса РФ и пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения только о награждениях за трудовые заслуги. Это означает, что не все дипломы подходят для внесения.
✅ Вносятся в трудовую книжку:
- Дипломы за достижения в труде (например, «За высокие результаты в производстве», «Лучший работник года»), выданные работодателем или государственным органом;
- Дипломы, подтверждающие присвоение почетных званий (например, «Почётный работник здравоохранения», «Отличник образования»);
- Дипломы, выданные в рамках государственных наград (например, диплом к ордену «За заслуги перед Отечеством»);
- Дипломы, подтверждающие победу во всероссийских или отраслевых конкурсах профессионального мастерства («Профессионал года», «Лучший технолог» и т.п.).
❌ Не вносятся в трудовую книжку:
- Дипломы об окончании вуза, аспирантуры, курсов повышения квалификации — это документы об образовании, а не о награждении за труд;
- Дипломы за участие в конференциях, выставках, конкурсах без указания на победу или особые достижения;
- Благодарности, выданные в устной форме или без официального приказа;
- Регулярные премии и денежные поощрения — они не вносятся в трудовую книжку, даже если сопровождаются дипломом.
Как правильно оформить запись о награждении дипломом в трудовой книжке?
Запись в трудовой книжке о награждении должна соответствовать строгим требованиям, установленным Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).
Шаг 1: Оформление приказа
Перед внесением записи работодатель обязан издать приказ о награждении (форма № Т-11 или № Т-11а). В приказе должны быть указаны:
- ФИО работника;
- должность;
- основание для награждения (например, «за высокие результаты в работе по итогам 2025 года»);
- вид награды — «диплом»;
- наименование организации, выдавшей диплом;
- дата и номер приказа.
Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» (графа 4). Формат записи должен быть следующим:
- Номер записи, по порядку (например, 12);
- Дата награждения — дата приказа (не дата вручения диплома);
- Содержание записи — полное наименование награды с указанием, что это диплом;
- Основание — наименование, дата и номер приказа.
Пример правильной записи:
№ 12
Награждён дипломом «Лучший работник отдела продаж за 2024 год»
Основание: Приказ № 45-р от
Важные правила оформления:
- Запись должна быть сделана чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета (не карандашом, не красным!);
- Не допускаются зачёркивания, исправления, пометки — если ошибка, запись аннулируется и делается новая с указанием «Запись аннулирована»;
- Запись заверяется печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя);
- Работник должен быть ознакомлен с записью под роспись.
Чем отличается диплом о награждении от диплома об образовании?
Это частая ошибка, которую допускают даже кадровики. Важно понимать разницу:
| Признак | Диплом о награждении | Диплом об образовании |
|---|---|---|
| Цель | Поощрение за трудовые достижения | Подтверждение получения образования |
| Основание | Приказ о поощрении | Приказ о допуске к ГЭК и результаты сдачи экзаменов |
| Вносится в ТК? | Да, если за трудовые заслуги | Нет |
| Где хранится | У работника (оригинал), копия — в личном деле | У работника (оригинал), копия — в архиве вуза |
Диплом бакалавра, магистра или специалиста — это документ об образовании. Он не вносится в трудовую книжку, даже если вы получили его с отличием. Его копия может прикладываться к резюме, но в ТК — только дипломы за трудовые достижения.
Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?
Если работник получил диплом за трудовые заслуги, а работодатель отказывается вносить запись в трудовую книжку, это нарушение статьи 191 ТК РФ и Порядка № 225.
В таком случае работник может:
- Подать письменное заявление работодателю с просьбой внести запись;
- Приложить к заявлению копию приказа и диплома;
- Если ответа нет в течение 10 дней — обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд;
- Требовать компенсации морального вреда и возмещения ущерба, связанного с ущемлением прав.
Практические советы для работников
- Сохраняйте оригинал диплома и копию приказа — они могут понадобиться при устройстве на новую работу или при подаче документов на государственные награды.
- Проверяйте запись в трудовой книжке сразу после её внесения — убедитесь, что все данные указаны правильно;
- Если вы получили диплом от общественной организации — уточните, имеет ли она право на поощрение. Только официальные награды подлежат внесению.
- Не путайте дипломы с благодарностями — благодарности в трудовую книжку не вносятся, если не оформлены как награда в приказе.
Внесение записи о дипломе о награждении в трудовую книжку — это не формальность, а важный элемент формирования профессионального портфеля работника. Правильно оформленная запись подтверждает вашу значимость как специалиста, повышает вашу конкурентоспособность на рынке труда и может стать основанием для повышения, премирования или получения государственной награды.
Помните: только дипломы, выданные за трудовые достижения и оформленные приказом, подлежат внесению. Дипломы об образовании — это отдельная категория документов, и их в ТК не вносят.
Если вы — работодатель — соблюдайте закон. Если вы — работник — требуйте соблюдения своих прав. Правильное ведение трудовой книжки — залог вашей профессиональной надёжности и уверенности в будущем.
Важно! Все записи в трудовой книжке должны быть сделаны в строгом соответствии с законодательством. Ошибки в оформлении могут привести к признанию записи недействительной и потребуют её аннулирования — с дополнительными затратами времени и ресурсов.