Трудовая книжка — это основной официальный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат всё ещё актуален и требует строгого соблюдения правил ведения. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять и вести трудовые книжки в соответствии с действующим законодательством РФ.

Нормативная база: на что опираться?

Ведение трудовых книжек регламентируется несколькими ключевыми документами. Важно понимать, что старые советские инструкции сегодня применяются лишь в части, не противоречащей новому российскому законодательству.

• Постановление Правительства РФ от № 1250 и Приказ Минтруда России от № 320н (Порядок 320н) — это актуальные документы, которые утвердили новые бланки и правила ведения.
• Постановление Минтруда России от № 69 — старая Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая в настоящее время утратила силу. Однако многие кадровики по привычке обращаются к её принципам, если новые правила оставляют пробелы, но юридически приоритет имеет Порядок № 320н.
• Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от № 656 и Инструкция 1990 года — применяются крайне ограниченно (фактически не применяются), так как заменены современными правовыми актами РФ.

Заполнение ьного листа

ьный лист — это лицо документа. Ошибки на нем недопустимы и могут стоить работнику стажа.

1. ФИО работника: указывается полностью, без сокращений, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2. Дата рождения: число и год пишутся цифрами, а месяц — прописью (например: 15 мая 1985 года).
3. Образование и профессия: заполняются на основании документов об образовании (диплома, аттестата).
4. Дата заполнения: указывается ниже данных о работнике (число и год цифрами, месяц прописью).
5. Подписи: на ьном листе обязательно ставят подпись сам работник и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в организации.
6. Печать: если работодатель применяет печать в работе, печатью необходимо заверить сведения на ьном листе. Печать ставится после подписи сотрудника, ответственного за ведение бумажных трудовых книжек.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

В графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся записи о приеме, переводах и увольнении.

• Графа 1: порядковый номер записи.
• Графа 2: дата события (число, месяц, год) арабскими цифрами.
• Графа 3: запись о приеме в конкретный цех, отдел, на должность или о переводе/увольнении.
• Графа 4: ссылка на приказ работодателя (дата и номер).

Записи об увольнении и переходе на ЭТК

При увольнении работника в графе 3 указывается причина и ссылка на статью Трудового кодекса РФ. Например, если трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (смерть работника), оформляется запись о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

В 2026 году также актуально внесение записей о переходе на электронную трудовую книжку. Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан внести об этом соответствующую запись в бумажную книжку.

Важно: записи об увольнении и о переходе на ЭТК заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется).

Сведения о награждениях

Раздел «Сведения о награждении» заполняется аналогично разделу о работе. Сюда вносятся государственные награды, почетные грамоты, звания и иные поощрения, предусмотренные законодательством или уставом организации. Записи о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся (за исключением увольнения как меры взыскания).

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Ошибки в кадровом деле случаются, но их нужно грамотно исправлять. Государственная инспекция труда напоминает:

Категорически запрещено зачеркивать, замазывать корректором или подтирать записи в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении».

Если внесена неправильная запись, порядок действий следующий:

1. В графе 1 ставится очередной порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна», после чего сразу вноситься верная запись.
4. В графе 4 повторяется номер и дата приказа, на основании которого вносилась ошибочная запись (или нового приказа, если меняются сами сведения).

Оформление вкладыша и дубликата

Вкладыш в трудовую книжку

Если один из основных разделов («Сведения о работе» или «Сведения о награждении») полностью заполнен, заводить новую трудовую книжку нельзя. В этом случае оформляется вкладыш — напечатанное в типографии специальное приложение. На ьном листе самой трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. ьный лист вкладыша заполняется и заверяется по тем же правилам, что и основной документ.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдается в случае утери трудовой книжки работником или работодателем. На ьном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В дубликат вписывается общий стаж работы до поступления к данному работодателю на основании подтверждающих документов.

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Работодатель обязан:

• Приобретать бланки за счет собственных средств (работодатель может удержать стоимость бланка с работника при его первичном оформлении, но не при выдаче дубликата по вине работодателя).
• Вести книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• Обеспечить безопасное хранение трудовых книжек (в сейфах или запирающихся шкафах).
• Выдать трудовую книжку работнику на руки в день увольнения.

Ведение трудовых книжек требует от кадровика и работодателя предельной внимательности. В 2026 году необходимо ориентироваться на актуальный Порядок № 320н, не забывать заверять записи печатью (при её наличии), правильно оформлять переход на ЭТК и строго соблюдать правила исправления ошибок без зачеркиваний. Грамотное ведение этого документа — залог отсутствия штрафов от трудовой инспекции и спокойствия ваших сотрудников при оформлении пенсии.