Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и профессиональный путь работника. Многие ошибочно считают‚ что в ней фиксируются только данные о приеме на работу‚ переводах и увольнении. Однако в стандартном бланке трудовой книжки предусмотрен специальный раздел — «Сведения о награждениях»‚ который отражает профессиональные достижения и поощрения сотрудника.
В этой статье мы подробно разберем‚ какие именно записи должны попадать в этот раздел‚ как правильно его заполнять согласно актуальным нормативным актам и на что обращать внимание кадровикам и работодателям.
Какие поощрения заносятся в трудовую книжку?
Не каждое «спасибо» от руководства и не каждая выплата становятся поводом для внесения записи. Согласно законодательству‚ в раздел «Сведения о награждениях» вносятся записи о поощрениях за трудовые заслуги‚ если они предусмотрены:
- законодательством РФ;
- коллективным договором;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- уставами организации;
- положениями о дисциплине.
К таким поощрениям относятся:
- Объявление благодарности;
- Награждение почетной грамотой.
- Награждение ценным подарком.
- Представление к званию «Лучший по профессии».
- Присвоение государственных наград и почетных званий.
Важное уточнение: обычные производственные премии (например‚ ежемесячные или квартальные за выполнение плана)‚ которые являются частью системы оплаты труда‚ в трудовую книжку не вносятся. Запись делается только в случае особо выдающихся заслуг.
Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»
Правила заполнения строго регламентированы. Раздел представляет собой таблицу из четырех граф. Разберем алгоритм внесения данных по каждой графе:
Шаг 1. Заголовок (Графа 3)
Перед тем как внести первую запись о награждении у конкретного работодателя‚ в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка указывается полное наименование организации‚ а также сокращенное наименование (при его наличии). Никаких порядковых номеров и дат в этой строке не ставится, это просто шапка;
Шаг 2. Номер записи (Графа 1)
В первую графу вносится номер по порядку (сквозная нумерация в рамках данного раздела‚ продолжающаяся с предыдущих записей‚ если они были).
Шаг 3. Дата награждения (Графа 2)
Во вторую графу сообщается дата внесения записи (или дата издания приказа о награждении). Формат даты: ДД.ММ.ГГГГ. Например: .
Шаг 4. Информация о награждении (Графа 3)
Под заголовком с названием организации в этой же графе 3 вписывается‚ кто и за что наградил сотрудника. Запись должна быть лаконичной и четкой. Например: «Награжден почетной грамотой за добросовестный труд и высокий профессионализм» или «Объявлена благодарность за успешное выполнение проекта».
Шаг 5. Основание для награждения (Графа 4)
В графе 4 указывается‚ на основании какого документа произведено награждение. Как правило‚ это приказ (распоряжение) работодателя. Указывается наименование документа‚ дата и номер. Например: «Приказ от № 45-к».
Образец заполнения раздела
Для наглядности приведем пример того‚ как должна выглядеть запись о награждении почетной грамотой:
- Графа 1: 5
- Графа 2:
- Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
Награжден почетной грамотой за большой вклад в развитие компании - Графа 4: Приказ от № 112
Особенности и частые вопросы
Нужно ли заверять записи о награждениях?
Согласно правилам ведения трудовых книжек‚ записи в разделе «Сведения о награждениях» не заверяются подписью работодателя и печатью организации после каждой отдельной записи. Заверение подписью и печатью (при наличии) производится только при увольнении работника — подписью закрывается весь блок записей‚ сделанных в данной организации (как в разделе сведений о работе‚ так и в разделе о награждениях).
Что делать‚ если в разделе закончилось место?
При отсутствии места для записей в разделе «Сведения о награждениях» категорически запрещается доклеивать в книжку пустые листы или вклеивать бланки из других трудовых книжек. В этом случае оформляется вкладыш в трудовую книжку. Он вшивается в саму книжку‚ и записи в нем продолжаются в том же порядке‚ нумерация при этом не прерывается (начинается со следующего номера после последней записи в трудовой книжке).
Как быть‚ если запись не внесли вовремя?
Если работодатель в прошлом (например‚ в 1993 году) забыл внести запись о награждении‚ ее можно внести текущим днем. Для этого должен существовать подтверждающий документ (приказ или его копия из архива). В графе 2 ставится текущая дата внесения записи‚ а в графе 4 указываются реквизиты старого приказа.
А что с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?
С переходом на электронные трудовые книжки специфика учета поощрений изменилась. В выписке из электронной трудовой книжки‚ формируемой системой Социального фонда России‚ информация о награждениях не предусмотрена. ЭТК содержит только сведения о трудовой деятельности (прием‚ перевод‚ увольнение). Таким образом‚ бумажная трудовая книжка остается единственным документом‚ где сохраняется история поощрений работника.
Раздел «Сведения о награждениях» — это важная часть трудовой книжки‚ которая подчеркивает ценность сотрудника и его признание руководством. Работодателям следует строго следить за правильностью заполнения всех четырех граф‚ обязательно опираться на распорядительные документы (приказы) и не забывать указывать полное и сокращенное наименование организации в виде заголовка. Грамотное ведение этого раздела исключит претензии со стороны проверяющих органов и позволит работнику гордиться своей историей трудовых достижений.