В 2026 году система учета трудового стажа в Украине продолжает функционировать в гибридном формате, сочетая традиционные бумажные документы и современные цифровые решения. Несмотря на активную цифровизацию и внедрение реестра застрахованных лиц, бумажная трудовая книжка остается важным документом, подтверждающим трудовой путь гражданина. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи, каковы права работников и обязанности работодателей, а также что делать с электронными аналогами.

Электронная и бумажная трудовая книжка: соотношение в 2026 году

С 10 июня 2021 года в Украине официально действуют электронные трудовые книжки, которые являются полным аналогом бумажных. Данные о стаже автоматически формируются на основе отчетов работодателей, подаваемых в Пенсионный фонд Украины.

Однако наличие электронной версии не отменяет права работника иметь бумажный документ.

• Если работник просит внести запись в бумажную трудовую книжку, работодатель обязан это сделать, даже если все данные уже есть в электронном реестре.
• Трудовая книжка является главным документом о трудовой деятельности, и игнорирование просьбы работника о внесении записей является нарушением трудового законодательства.

> Важно: Работник имеет полное право требовать от работодателя вносить записи о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении, а также о поощрениях и наградах за успехи в работе.

Процедура внесения записи о приеме на работу

Процесс оформления записи строго регламентирован инструкциями Министерства социальной политики Украины. Вот пошаговый алгоритм действий:

Заявление работника

Если трудовая книжка находится на руках у работника (что часто бывает при приеме на работу), он должен подать письменное заявление с просьбой внести запись.
Примерная формулировка заявления:
> «На основании статьи 48 Кодекса законов о труде Украины прошу внести в мою бумажную трудовую книжку, которая хранится лично у меня, запись о приеме меня на работу в [Название предприятия] с [Дата начала работы].»

Проверка предыдущего опыта (Доприемные записи)

Перед тем как внести запись о приеме на работу в текущую компанию, кадровик обязан проверить раздел «Відомості про роботу» (Сведения о работе).

• Если у работника есть предыдущий опыт, но в книжке отсутствуют закрывающие записи или данные о стаже до 2004 года, необходимо попросить работника предоставить копии приказов или справок.
• На основании предоставленных документов отдельной строкой вносятся данные о предыдущем стаже со ссылкой на дату, номер и наименование документов. Это критически важно для корректного подсчета общего стажа, особенно для льготных пенсий.

Оформление записи о приеме

Запись вносится в раздел «Відомості про роботу».

• Графа 1 (№ запису): Порядковый номер записи.
• Графа 2 (Дата прийняття): Дата приема на работу (число, месяц, год).
• Графа 3 (Відомості про прийняття…): Текст записи. Указывается должность, структурное подразделение и основание (приказ).
• Пример: «Прийнятий на посаду менеджера відділу продажів. Наказ № 15-к від ».
• Графа 4 (Дата і номер документа): Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Языковые требования и особенности заполнения

Украинское законодательство требует двуязычного ведения трудовых книжек старого образца (которые все еще находятся в обороте).

Дублирование на двух языках: Все записи должны дублироваться на украинском и русском языках.
Порядок заполнения:

• Сначала данные вносятся на украинском языке.
• Сразу же под украинским текстом вносится аналогичная запись на русском языке.

Личные данные: На титульном листе (страница 1) данные заполняются на украинском языке, а на соответствующей странице (часто страница 33 в старых бланках) эти же данные дублируются на русском.

> Внимание: Если работник предъявил трудовую книжку украинского образца (выданную после распада СССР), но работает в иностранной компании (не в Украине), вносить записи о работе за границей в этот документ нельзя. В таком случае работнику выдается новая трудовая книжка образца той страны, где он трудоустраивается, или оформляется новый документ по правилам страны работы. Украинскую книжку следует вернуть работнику, предварительно сняв и заверив копии.

Особые случаи и важные нюансы

Стаж до 2004 года

До 1 января 2004 года стаж учитывался исключительно как трудовой и подтверждался записями в трудовой книжке или архивными справками.

• Если в электронной базе данных нет информации о периодах работы до 2004 года, бумажная трудовая книжка остается единственным доказательством этого стажа.
• Именно поэтому сохранность бумажного документа и правильность записей в нем критически важны для будущего пенсионного обеспечения.

Физические лица-предприниматели (ФЛП)

• ФЛП не вносят записи о собственной предпринимательской деятельности в свою трудовую книжку.
• Однако, если ФЛП нанимает работников, он обязан как работодатель вести их трудовые книжки (вносить записи о приеме и увольнении) и подавать отчетность в Пенсионный фонд для формирования электронных записей.

Льготный стаж

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях (например, вредное производство, педагогический стаж), запись в трудовой книжке делается строго на основании приказа, изданного по результатам аттестации рабочих мест или подтверждения условий труда. Ошибка в формулировке должности или раздела может лишить человека права на льготную пенсию.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Нужно ли вносить запись, если есть электронная трудовая?

Да, если работник об этом просит. Бумажный документ не упразднен.

• Что делать, если в электронной книжке ошибка?

Необходимо обратиться к работодателю, который подал неверные данные, для подачи корректирующего отчета в Пенсионный фонд. После исправления в реестре можно внести соответствующие изменения и в бумажный вариант (с указанием основания для исправления).

• Можно ли делать записи шариковой ручкой?

Записи должны вноситься чернилами черного или синего цвета, которые не выцветают со временем. Использование карандаша или легко стираемых чернил запрещено.

В 2026 году трудовая книжка в Украине остается документом двойного назначения: она является частью государственного электронного реестра и личным бумажным подтверждением стажа гражданина. Работодатели обязаны строго соблюдать процедуру внесения записей, дублировать их на двух языках и реагировать на заявления работников. Для работников же крайне важно следить за актуальностью записей в своем документе, так как именно от них зависит корректный расчет пенсионного стажа, особенно за периоды работы до цифровой эры.

Помните: своевременная и правильная запись в трудовой книжке, это гарантия защиты ваших трудовых прав и социального обеспечения в будущем.