Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЭТК)‚ бумажные бланки по-прежнему остаются в обороте‚ и их заполнение требует строгого соблюдения законодательства․ Ошибки‚ помарки и неправильное расположение записей могут привести к серьезным проблемам при назначении пенсии․ В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно заполнять строки трудовой книжки‚ опираясь на актуальные правила 2026 года․
Нормативная база
Порядок внесения записей в трудовую книжку работника регулируется:
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Приказом Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
- Приказом Минтруда № 320н‚ который внес современные коррективы в процесс ведения документов (включая вопросы дубликатов и перехода на ЭТК)․
Общие правила заполнения строк в разделе «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из четырех граф (столбцов)․ Строки в этой таблице нумеруются сквозным способом․ Каждая запись о приеме‚ переводе или увольнении должна иметь свой порядковый номер в графе 1․
Структура заполнения граф:
- Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами)․
- Графа 2 (Дата): Указывается дата события (приема‚ перевода‚ увольнения) в формате ДД․ММ․ГГГГ․
- Графа 3 (Сведения о событии): Вносится основная информация․ Например: «Принят(а) в отдел продаж на должность менеджера»․ Если работник принимается по совместительству‚ это обязательно указывается в этой графе: «Принят на работу по совместительству в [название организации] на должность [название]»․
- Графа 4 (Основание): Заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя‚ на основании которого внесена запись․
Что делать‚ если печать занимает свободные строчки?
Одна из самых частых проблем на практике — предыдущий работодатель поставил печать при увольнении так‚ что она заняла 3–4 свободные строчки․ Как быть новому работодателю?
Согласно правилам‚ новая запись должна идти строго по порядку под последней записью․ Печать не является записью‚ она лишь заверяет подпись лица‚ внесшего запись об увольнении․
- Ни в коем случае не следует вписывать текст поверх оттиска печати (впритык к ней или вписываясь в печать) — это сделает текст нечитаемым‚ а запись могут признать недействительной․
- Правильное решение: необходимо пропустить строчки‚ закрытые печатью‚ и начать новую запись на первой полностью свободной строке ниже оттиска․ Порядковый номер при этом ставится следующий по счету (например‚ если последняя запись была № 15‚ то новая будет № 16‚ даже если она физически расположилась через несколько пустых строк после печати)․
Мало места: как продолжить записи?
Если при заполнении раздела «Сведения о работе» свободные строки заканчиваются‚ работодатель не имеет права заводить новую трудовую книжку․
Если книжка заведена до и место закончилось‚ следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку․ Вкладыш оформляется на бланке 2004 года (или актуальном современном бланке)․ На основном бланке ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша․ Дальнейшие сведения о работе вносятся уже во вкладыш․
Важно: Если строк мало‚ но запись длинная (например‚ о переводе)‚ начинать ее нужно в основном бланке‚ а продолжать — во вкладыше․ Нумерация записей при этом не прерывается!
Изменение данных на ьном листе
Часто возникает вопрос: как исправить фамилию или другие данные на ьном листе? Правила категоричны: зачеркивать ранее внесенные записи нельзя (за исключением изменения фамилии‚ где старая зачеркивается одной чертой‚ а новая пишется рядом‚ при этом на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа-основания‚ например‚ свидетельства о браке)․
Если же речь идет о дополнении сведений (например‚ получение нового образования или специальности)‚ то изменение вносится путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей․
Специфические записи в 2026 году
С учетом современного законодательства в трудовую книжку вносятся и новые виды записей:
- О переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК): если работник подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан внести об этом соответствующую запись в бумажный бланк․
- О прохождении службы в армии: вносится в графу 3 с указанием периода службы․
- О признании временного перевода постоянным: в графе 3 указывается‚ что работник переведен постоянно‚ а в графе 4 заносятся дата и номер приказа‚ на основании которого работник был временно‚ а затем и постоянно переведен․
Первичное оформление и дубликаты
Запись в трудовую книжку лица‚ впервые поступающего на работу‚ производится нанимателем в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу․
Оформление бумажной трудовой книжки с нуля (как нового бланка) в наше время может потребоваться только в том случае‚ если сотрудник утратил свой документ и попросил работодателя сделать дубликат․ При этом выдается именно дубликат‚ а не новая трудовая книжка․
Заполнение строк трудовой книжки требует аккуратности и знания нормативной базы․ Главное правило, не вписываться в печати‚ не зачеркивать правильные записи без основания‚ соблюдать сквозную нумерацию и своевременно оформлять вкладыши при нехватке места․ Помните‚ что именно от правильности этих записей зависит будущая пенсия вашего сотрудника‚ поэтому каждый символ в строках должен быть внесен в строгом соответствии с законом․