С 2020 года в России происходит масштабный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не отдельный документ, который можно потрогать, а совокупность сведений о трудовой деятельности работника, которые хранятся в информационных системах Социального фонда России (СФР).
В данной статье мы подробно разберем, как происходит процесс внесения данных в ЭТК, кто за это отвечает и как проверить корректность записей.
Кто вносит данные в электронную трудовую книжку?
Важно понимать: самостоятельно внести запись в ЭТК работник не может. Это делает исключительно работодатель. Процесс автоматизирован и происходит через передачу специальных форм отчетности в Социальный фонд России.
Основные этапы внесения данных:
- Работодатель фиксирует кадровое событие (прием на работу, перевод, увольнение).
- Кадровик или бухгалтер формирует соответствующую отчетную форму.
- Данные передаются в СФР через электронные каналы связи.
- СФР обрабатывает информацию и заносит её в электронное досье сотрудника.
Какие формы используются для внесения сведений?
Для того чтобы данные появились в ЭТК, работодатель должен подать одну из следующих форм (в зависимости от события):
- ЕФС-1 (подраздел 1.1), основная форма, которая используется для отражения:
- Приема на работу;
- Увольнения;
- Перевода на другую должность или в другой структурный отдел;
- Изменения сведений о сотруднике (например, смена фамилии).
Сроки подачи сведений
Работодатель обязан подать сведения о приеме или увольнении сотрудника не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа или подписания договора/соглашения о расторжении.
Как проверить, внесены ли данные в вашу ЭТК?
Поскольку физического доступа к базе данных СФР у гражданина нет, существует несколько способов получить выписку из ЭТК и убедиться, что работодатель внес все необходимые данные:
Через портал «Госуслуги» (самый быстрый способ)
Это наиболее удобный метод получения сведений в режиме онлайн:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуги.
- В строке поиска введите «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нажмите кнопку «Получить выписку».
- Документ будет сформирован в электронном виде и придет в ваш личный кабинет в течение нескольких минут (или до нескольких рабочих дней).
В личном кабинете Социального фонда России (СФР)
Вы можете обратиться в личный кабинет на официальном сайте СФР, используя учетную запись Госуслуг.
Личное обращение в МФЦ или отделение СФР
Если у вас нет доступа к интернету, вы можете прийти с паспортом и СНИЛС в ближайший многофункциональный центр или клиентскую службу Социального фонда. Вам выдадут бумажную выписку с печатью.
Что делать, если данные в ЭТК отсутствуют или указаны неверно?
Если вы обнаружили, что запись о приеме на работу отсутствует или в должности допущена ошибка, алгоритм действий следующий:
Шаг 1: Обращение к работодателю
Сначала обратитесь в отдел кадров компании, где была допущена ошибка. Работодатель должен подать в СФР корректирующую форму ЕФС-1, чтобы исправить данные.
Шаг 2: Письменная претензия
Если работодатель игнорирует просьбу, напишите официальное заявление на имя руководителя организации с требованием привести сведения в ЭТК в соответствие с фактическими данными.
Шаг 3: Жалоба в контролирующие органы
В случае отказа работодателя вы имеете право обратиться в:
- Трудовую инспекцию;
- Прокуратуру;
- Суд (для принудительного установления стажа).
Переход на электронные трудовые книжки значительно упрощает процесс подтверждения стажа при выходе на пенсию и избавляет от риска потери или порчи бумажного документа. Главное для работника — периодически проверять свою выписку через Госуслуги, чтобы вовремя заметить ошибки и потребовать их исправления от работодателя.