Индивидуальный предприниматель (ИП), нанимающий сотрудников, берет на себя ответственность не только за выплату заработной платы, но и за правильное ведение кадровой документации. Одним из ключевых документов остается трудовая книжка. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых, бумажный формат по-прежнему актуален для многих работников, и ошибки в его заполнении могут привести к серьезным штрафам.

В этой статье мы подробно разберем, как ИП должен заполнять трудовую книжку в 2026 году, рассмотрим требования законодательства, порядок внесения записей при приеме и увольнении, а также предоставим наглядные образцы.

Обязанности ИП и законодательная база

Индивидуальный предприниматель, как и любая организация, обязан вносить записи в трудовые книжки сотрудников при приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении. Это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ.

С 1 сентября 2023 года (и актуально в 2026 году) действуют новые правила, утвержденные Приказом Минтруда России № 320н. Этот документ регламентирует:

• Форму трудовой книжки;
• Порядок ее ведения и хранения;
• Правила внесения исправлений.

Важно помнить: нарушение правил ведения трудовых книжек грозит административной ответственностью по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для ИП может составить от 1 000 до 5 000 рублей за каждый случай нарушения, а при повторных нарушениях сумма может быть значительно выше.

Общие требования к заполнению

Прежде чем приступать к заполнению, ИП должен убедиться в соблюдении следующих технических требований:

1. Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование шариковых ручек допускается, если они оставляют четкий, не размывающийся след.
2. Запрещено использовать сокращения (например, нельзя писать «приказ», нужно писать полностью «приказ»).
3. Все записи должны быть произведены без помарок и исправлений. Если ошибка допущена, она исправляется специальным порядком (не зачеркивается).
4. Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).

Первичные действия при найме сотрудника

До внесения записи в саму трудовую книжку, ИП должен выполнить ряд организационных действий:

• Завести Книгу учета движения трудовых книжек и сделать в ней запись о получении документа от сотрудника.
• Издать Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или самостоятельно разработанная форма).
• Заполнить Личную карточку работника (форма Т-2).

Образец заполнения: Прием на работу

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Давайте рассмотрим структуру записи пошагово.

Пример ситуации:
Дата приема: 22 мая 2026 года.
ИП: Иванов Петр Сидорович.
Должность сотрудника: Менеджер по продажам.
Приказ № 5-к от .

Как это выглядит в трудовой книжке (фрагмент таблицы):

Ключевые моменты заполнения:

• В графе 3 не нужно писать название ИП полностью каждый раз, если оно уже указано в заголовке раздела (штамп или запись при первом приеме). Однако, если это первая запись от данного ИП, рекомендуется указать: «Принят в общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»» или «Принят к индивидуальному предпринимателю Иванову П.С.». Согласно актуальной практике, достаточно указать структурное подразделение и должность.
• В графе 4 указывается только тип документа, дата и номер. Слово «Приказ» пишется полностью.

Запись при увольнении сотрудника

При увольнении запись вносится в день прекращения трудового договора. Основанием служит приказ об увольнении.

Пример ситуации:
Дата увольнения: 22 мая 2026 года.
Основание: Собственное желание работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Приказ № 12-к от .

Фрагмент записи в трудовой:

Важно: После внесения записи об увольнении, трудовая книжка выдается работнику на руки в день увольнения. Сотрудник должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке (форма Т-2) о получении документа.

Особенности для ИП: частые вопросы

Нужно ли ИП заполнять трудовую на самого себя?

Нет, индивидуальный предприниматель не имеет права вносить записи в свою собственную трудовую книжку о стаже работы в качестве ИП. Период деятельности в качестве индивидуального предпринимателя подтверждается выпиской из ЕГРИП и свидетельствами об уплате страховых взносов. Эта информация автоматически попадает в пенсионный фонд и отражается в электронной трудовой, но в бумажную книжку сам себе ИП записи не делает.

Что делать, если сотрудник работает по совместительству?

Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника. Вносит ее основной работодатель на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справка от ИП, копия приказа о приеме/увольнении). Сам ИП, являясь вторым работодателем, эти записи не делает.

Хранение документов

Если работник пропал или отказывается забирать трудовую книжку, ИП обязан хранить документ у себя. Согласно законодательству, срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет. О факте невостребованности составляется акт.

Ответственность за ошибки

Неверное заполнение трудовой книжки может создать проблемы сотруднику при оформлении пенсии или получении кредитов. Поэтому ИП должен быть максимально внимателен.

Возможные последствия нарушений:

• Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Обязанность выдать работнику новую трудовую книжку за свой счет, если старая пришла в негодность из-за ошибок работодателя.
• Судебные разбирательства по восстановлению стажа.

Правильное заполнение трудовой книжки, это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав работника и спокойствия предпринимателя. Используя актуальные образцы 2026 года и соблюдая требования Приказа № 320н, ИП сможет избежать штрафов и конфликтов с контролирующими органами.

Помните: каждая запись должна быть заверена подписью ответственного лица (самого ИП или уполномоченного сотрудника) и печатью организации (если она используется). Хотя с 2016 года ИП вправе работать без печати, ее наличие часто упрощает документооборот и придает записям дополнительный вес, однако отсутствие печати не является основанием для признания записи недействительной, если есть подпись.