Приветствуем! В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно заполнять трудовую книжку менеджера по персоналу в 2026 году․ Мы разберем основные моменты, рассмотрим актуальные требования законодательства и предоставим полезные советы․ Важно помнить, что правильное ведение трудовой книжки – это обязанность работодателя, и от этого зависит защита прав работника․

Что такое трудовая книжка и для чего она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность работника․ Она содержит информацию о периодах работы на различных должностях, стаже работы и других важных сведениях․ Трудовая книжка является важным документом для расчета заработной платы, предоставления социальных гарантий и подтверждения трудового стажа при различных жизненных ситуациях;

Кто отвечает за ведение трудовой книжки?

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя․ Обычно это бухгалтер, секретарь или делопроизводитель․ Если в компании нет кадровика, обязанности по ведению трудовых книжек возлагаются на одного из сотрудников․ Менеджер по персоналу, ознакомившись с соответствующим приказом, имеет право оформлять трудовые книжки․

Заполнение трудовой книжки: пошаговая инструкция

Заведение трудовой книжки

• Для работников, впервые поступающих на работу: Трудовая книжка оформляется при приеме на работу․ В этом случае, если у работника никогда ранее не было трудовой книжки, работодатель заполняет ее при сотруднике после семи дней его работы․
• Для работников, у которых ранее была трудовая книжка: Если трудовая книжка работника была заведена до года, записи вносится именно в нее, если в разделе Сведения о работе есть свободные строки․ Если свободные строки закончились, оформляется вкладыш в ту же трудовую книжку․

Заполнение разделов трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов:

• Раздел 1: Общие сведения о работнике․ Этот раздел заполняется при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша․ Здесь указываются:
• Фамилия, имя, отчество работника․
• Дата и место рождения․
• Паспортные данные․
• Данные об образовании․
• Профессия или специальность․
• Дата приема на работу․
• Дата увольнения (если применимо)․
• Причина увольнения (если применимо)․
• Сведения о наградах, поощрениях, премиях и т․д․
• Раздел 2: Сведения о работнике․ Здесь подробно описывается каждый период работы работника, начиная с даты приема на работу и заканчивая датой увольнения․ Для каждого периода указываются:
• Наименование организации․
• Дата приема на работу․
• Должность, замещаемая работником․
• Основание приема на работу (например, трудовой договор)․
• Дата увольнения (если применимо)․
• Причина увольнения (если применимо)․
• Раздел 3: Приказы по кадровым документам․ В этом разделе фиксируются все приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность, награждении и других кадровых решениях․ В приказе указываются:
• Номер и дата приказа․
• Наименование приказа․
• Суть приказа (например, «Принять на работу на должность менеджера по персоналу»)․
• Раздел 4: Дополнительные сведения․ В этом разделе могут содержаться дополнительные сведения о работнике, например, сведения о наградах, поощрениях, премиях и т․д․

Правила заполнения

• Записи в трудовой книжке делаются аккуратно, разборчивым почерком․
• Не допускаются исправдения, зачеркивания и использование корректирующих средств․ Если необходимо исправить ошибку, необходимо сделать две параллельные линии, зачеркнуть неверную запись и рядом написать правильную․
• Записи вносятся непосредственно после издания приказа или решения работодателя․
• В разделе «Основание приема на работу» указывается точное наименование документа, на основании которого принят работник на работу (например, «Трудовой договор № 1 от «)․
• В разделе «Причина увольнения» указывается точное наименование статьи Трудового кодекса РФ, на основании которой происходит увольнение․

Особые случаи заполнения трудовой книжки

• Перевод на другую должность: При переводе работника на другую должность в той же организации, в трудовой книжке делается запись о переводе с указанием новой должности и даты перевода․
• Увольнение по собственному желанию: При увольнении работника по собственному желанию в трудовой книжке делается запись об увольнении с указанием даты увольнения и статьи Трудового кодекса РФ, на основании которой происходит увольнение․
• Дубликат трудовой книжки: Дубликат трудовой книжки выдается работнику в случае утери или повреждения оригинала․ При выдаче дубликата в раздел 1 трудовой книжки заполняются все сведения о работнике․

Ответственность за нарушение правил заполнения трудовой книжки

Нарушение правил заполнения трудовой книжки может повлечь за собой административную ответственность для работодателя․ В частности, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 21․29 КоАП РФ․

Где найти актуальный бланк трудовой книжки?

Актуальный бланк трудовой книжки можно скачать с сайта Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации: [https://mintrud․gov․ru/](https://mintrud․gov․ru/)

Полезные ресурсы

• Приказ Минтруда России от N 320н «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек»: [https://publication․pravo․gov․ru/doccontent/2017/0100/32000023](https://publication․pravo․gov․ru/doccontent/2017/0100/32000023)
• Федеральный закон от N 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования порядка ведения трудовых книжек»: [https://publication․pravo․gov․ru/doccontent/2019/0100/43900032](https://publication․pravo․gov․ru/doccontent/2019/0100/43900032)

Правильное заполнение трудовой книжки – это важная задача для менеджера по персоналу․ Соблюдение требований законодательства и аккуратность при заполнении помогут избежать проблем и защитить права работников․ Не забывайте регулярно проверять актуальность законодательства и использовать современные инструменты для автоматизации ведения трудовых книжек․