Увольнение по инициативе работника – одна из самых распространённых форм прекращения трудового договора. Несмотря на кажущуюся простоту‚ оформление записи в трудовой книжке требует точного соблюдения нормативных требований. Ошибки в формулировке или в порядке заполнения могут привести к штрафам для работодателя и затруднениям для сотрудника при последующем трудоустройстве.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации‚ ст. 77 – основание для расторжения договора по инициативе работника (п. 3 ч. 1).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями‚ действующими в 2026 г.).
• Приказ Минтруда России от № 721н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (в редакции‚ действующей на 05/2026).
• Информационные письма Роструда (например‚ письмо от № ПГ/12345‑6‑7) – разъяснения по корректной формулировке записи.

Этапы оформления увольнения по собственному желанию

1. Получение заявления работника – должно быть в письменной форме‚ содержать дату подачи и просьбу уволиться по собственному желанию.
2. Издание приказа об увольнении – в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ‚ указывается основание: «по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)».
3. Ознакомление работника с приказом под подпись в течение трёх рабочих дней.
4. Расчёт и выдача всех причитающихся выплат (заработная плата‚ компенсация за отпуск‚ иные суммы) в день увольнения.
5. Запись в трудовой книжке – производится в день увольнения (или в последний рабочий день‚ если работник отсутствует).
6. Вручение трудовой книжки и справки о заработке (форма 2‑НДФЛ) работнику под расписку.

Как правильно формулировать запись в трудовой книжке

Согласно действующему Порядку ведения трудовых книжек‚ запись об увольнении состоит из четырёх колонок:

• 1‑я колонка – порядковый номер записи.
• 2‑я колонка – дата увольнения (число‚ месяц‚ год).
• 3‑я колонка – сведения о действии (увольнение).
• 4‑я колонка – основание (наименование документа‚ его номер и дата).

В 3‑й колонке обязательно указывается формулировка‚ соответствующая ст. 77 ТК РФ. Допустимы два варианта‚ оба признаны Рострудом корректными:

1. «Уволен по собственному желанию» – краткая‚ но полностью отражающая суть действия.
2. «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» – более развернутая формулировка‚ содержащая прямую ссылку на закон.

Выбор варианта зависит от внутренних регламентов организации и предпочтений кадровой службы. Главное – соблюсти точность и отсутствие лишних слов‚ которые могут быть истолкованы как несоответствие требованиям.

Образец записи в трудовой книжке (2026 г.)

Ниже представлен типичный пример заполнения обеими допустимыми формулировками. Обратите внимание на заполнение всех колонок и соблюдение последовательности.

Вариант 1 – краткая формулировка

Уволен по собственному желанию
Приказ № 123 от «Об увольнении работника»

Вариант 2 – развернутая формулировка с ссылкой на ТК РФ

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ № 123 от «Об увольнении работника»

Примечание: даты в примере приведены в формате MM/DD/YYYY‚ как принято в внутренней документации компании; при оформлении бумажной трудовой книжки дата записывается прописью или в формате DD.MM.YYYY в соответствии с внутренним регламентом организации.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для всех работодателей‚ за исключением случаев‚ когда работник выбрал бумажный вариант. При увольнении по собственному желанию в ЭТК запись формируется автоматически на основании приказа‚ но кадровик должен:

• Проверить‚ что в поле «Основание увольнения» выбран правильный пункт («По инициативе работника (ст. 77 ТК РФ)»);
• Убедиться‚ что дата увольнения совпадает с датой‚ указанной в приказе;
• После формирования записи направить работнику уведомление о доступности ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в корпоративной системе.

Если работник настаивает на получении бумажной трудовой книжки‚ необходимо распечатать выписку из ЭТК‚ заверить её подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Частые ошибки и их последствия

• Неправильная формулировка (например‚ «Уволен по соглашению сторон» при инициативе работника) – может быть расценено как недостоверное сведение‚ повлечь штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отсутствие ссылки на приказ – запись считается незавершённой; инспекция труда может потребовать исправления.
• Неправильная дата (указание даты подачи заявления вместо даты увольнения) – приводит к несоответствию данных в трудовой книжке и в приказе.
• Запись в неправильной колонке (например‚ помещение основания во 2‑ю колонку) – нарушает порядок ведения книжки и требует корректировки.
• Не выдача трудовой книжки в день увольнения – нарушение ст. 84.1 ТК РФ‚ возможен штраф и обязательная компенсация за задержку.

Советы кадровиков по избежанию ошибок

1. Шаблон приказа – используйте единый шаблон‚ в котором уже прописано нужное основание («по инициативе работника‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
2. Двойная проверка – после заполнения трудовой книжки попросите второго специалиста сверить запись с приказом и заявлением.
3. Электронные проверки – при работе с ЭТК включите автоматическую валидацию полей (дата‚ основание‚ номер приказа).
4. Информирование работника – в день увольнения выдавайте справку о том‚ что записана правильная формулировка‚ и предлагайте проверить её перед подписью.
5. Архивация – храните копии заявления‚ приказа и трудовой книжки (или выписки из ЭТК) в течение 50 лет‚ как требует законодательство.

Правильная запись в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию – это не просто формальность‚ а важный элемент защиты прав обеих сторон трудового отношения. Соблюдение норм ТК РФ‚ Порядка ведения трудовых книжек и внутренних регламентов организации позволяет избежать штрафов‚ судебных споров и репутационных потерь. Кадровой службе рекомендуется регулярно обновлять шаблоны приказов и инструкций‚ проводить обучение сотрудников и пользоваться возможностями электронных систем для минимизации человеческого фактора.

Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы‚ вы сможете оформить увольнение по собственному желанию быстро‚ корректно и в полном соответствии с действующим законодательством на 2026 год.