Правильное и безошибочное заполнение трудовой книжки — это не просто формальность, а юридически значимое действие, от которого зависит подтверждение стажа, получение льгот и защита трудовых прав работника. С 18 августа 2026 года вступает в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2025, который заменяет стандарт 2016 года и вносит ряд изменений в порядок ведения документа. Данная статья содержит подробные образцы и пояснения по ключевым записям.

Титульный лист: основные сведения о работнике и организации

Заполняется при первой выдаче трудовой книжки (новой или вкладыша). Согласно новому ГОСТу, порядок заполнения остается прежним, но важно учитывать все поля.

Образец заполнения титульного листа:

• Фамилия, имя, отчество: Иванов Петр Сергеевич
• Дата рождения:
• Сведения о высшем, среднем специальном образовании: Высшее, Московский государственный университет, 2012 г., специальность «Экономика», квалификация «экономист».
• Сведения о профессиональном образовании: (если есть, указываются аналогично)
• Сведения о трудовой деятельности: (заполняются по мере поступления)
• Серия и номер: (проставляются организацией-работодателем при выдаче)
• Дата выдачи:
• Подпись работника: _________________ / Иванов П.С. /
• Штамп (печать) организации: (круглая печать с наименованием и ОГРН)

Запись о приеме на работу (основной образец)

Это первая и самая важная запись. Она вносится на основании изданного приказа о приеме на работу.

Корректный образец записи:

Принят(а) на работу с на должность менеджера по продажам (код профессии/должности по ОКПДТР, если требуется) в структурное подразделение Отдел продаж на условиях: полный рабочий день, 5-дневная рабочая неделя, 40 часов в неделю. Трудовой договор от № 45-К.

Примечание: В 2026 году обязательно указывать режим труда и отдыха, а также ссылку на номер и дату трудового договора.

Подпись работника: _________________

Подпись должностного лица (начальник отдела кадров/руководитель): _________________ / Сидорова А.И. /

Печать организации

Записи об увольнении (основные варианты)

Вносится на основании приказа об увольнении и личной заявления работника (если инициатива исходит от него). Указывается точная формулировка основания из Трудового кодекса РФ.

Образец 1: Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Уволен(а) по собственному желанию с . Основание: заявление работника от . Приказ от № 120-к.

Образец 2: Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Уволен(а) по соглашению сторон с . Основание: соглашение от . Приказ от № 150-к.

Образец 3: Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)

Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора с . Основание: истечение срока действия договора от . Приказ от № 180-к.

Записи о переводах и изменениях трудового договора

Вносятся при изменении существенных условий труда: должность, структурное подразделение, режим работы, условия оплаты.

Образец записи о переводе:

Переведен(а) на другую постоянную работу с на должность старшего менеджера по продажам в то же структурное подразделение. Трудовой договор от № 45-К/1 (доп. соглашение).

Запись об изменении фамилии, имени, отчества

Вносится на основании документа, подтверждающего изменение ФИО (свидетельство о браке, паспорт).

Образец записи:

Фамилия, имя, отчество изменены на Петрову Анну Сергеевну с . Основание: свидетельство о браке серия 77 № 123456 от .

Заверение копии трудовой книжки

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копию трудовой книжки. Копия должна быть заверена в установленном порядке.

Правила заверения копии в 2026 году:

1. Копия делается на отдельном листе (или на нескольких) с указанием в верхнем правом углу: «Копия трудовой книжки».
2. Все записи в копии должны быть точными, без исправлений и помарок.
3. Внизу последнего листа копии (после всех записей) делается специальная отметка.

Образец отметки о заверении копии (если работник продолжает работать):

Копия верна.

Работает по настоящее время.

Подпись руководителя: _________________ / Петров И.С. /

Подпись уполномоченного сотрудника отдела кадров: _________________ / Сидорова А.И. /

Печать организации

Оформление дубликата трудовой книжки при утрате

Если оригинал утерян, выдается дубликат. Он оформляется на новом бланке, но с пометкой «Дубликат» на титульном листе.

Ключевые моменты оформления дубликата:

• На титульном листе в графе «Серия и номер» указывается номер дубликата.
• В графе «Сведения о трудовой деятельности» вносятся все записи из утраченной книжки на основании имеющихся в организации документов (приказы, личные карточки, выписки из книг учета).
• Внизу титульного листа ставится отметка: «Дубликат выда взамен утраченной трудовой книжки серии XX № YYYYYY».
• Обязательна подпись руководителя и печать организации.

Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) с 2026 года

С 2026 года переход на ЭТК становится еще более актуальным. В электронном виде формируются сведения о трудовой деятельности, которые затем могут быть распечатаны в виде бумажного документа по заявлению работника.

Важно: При переходе с бумажной на электронную книжку в бумажном носителе делается последняя запись с указанием: «Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации. Выдача сведений осуществляется по заявлению работника.» После этого бумажная книжка не используется.

Соблюдение правил заполнения трудовой книжки, утвержденных новым ГОСТ Р 7.0.97-2025, минимизирует риски юридических споров и обеспечивает четкое отражение трудового стажа. Все записи должны быть полными, точными, разборчивыми и содержать ссылки на конкретные документы (приказы, договоры). При возникновении сложных ситуаций (например, исправление ошибок в старых записях) необходимо консультироваться с кадровым специалистом или юристом.