Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается актуальным и требует строгого соблюдения правил ведения. Любая неточность или ошибка могут повлечь за собой серьезные проблемы для сотрудника при оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи в бумажную трудовую книжку, рассмотрим актуальные образцы для разных ситуаций и уточним нюансы перехода на ЭТК.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Прежде чем приступать к внесению записей, необходимо помнить о базовых требованиях ТК РФ и Правительственных постановлений:

• Сроки: Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с момента трудоустройства сотрудника.
• Язык и шрифт: Все записи вносятся на русском языке, аккуратно, без помарок и сокращений. Слова вроде «приказ», «распоряжение», «переведен» пишутся полностью.
• Нумерация: Каждой записи в разделе «Сведения о работе» присваивается свой порядковый номер. Нумерация должна быть сквозной и продолжать предыдущие записи.
• Даты: Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
• Основание: В графе 4 обязательно указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение), его дата и номер.

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется на первого работника, которому выдается данный бланк. Важно вносить данные строго на основании документов:

• ФИО: Указывается полностью, без сокращений, на основании паспорта.
• Дата рождения: Вносится по данным паспорта.
• Образование: Запись вносится в строгом соответствии с документом об образовании (аттестат, диплом). Если образование неполное высшее, так и пишется.
• Профессия, специальность: Указывается согласно диплому.

Под записями ставится подпись владельца книжки и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печать организации (при наличии).

Образцы записей в разделе «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» — самый объемный. Рассмотрим наиболее частые ситуации, с которыми сталкиваются кадровики.

Запись о приеме на работу

При приеме на работу в графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся данные:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата приема на работу.
• Графа 3: Вносится сама запись: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности/профессии]». Если работник принимается на 0,5 ставки, это обязательно отражается в записи: «Принят(а) на должность [должность] на 0,5 ставки».
• Графа 4: Реквизиты приказа о приеме на работу.

Запись о переводе

Перевод может быть постоянным (в другое подразделение или на другую должность) или временным (по соглашению сторон). При постоянном переводе запись вносится обязательно:

• Графа 1: Порядковый номер.
• Графа 2: Дата перевода.
• Графа 3: «Переведен(а) в [наименование подразделения] на должность [наименование должности]».
• Графа 4: Реквизиты приказа о переводе.

Запись об увольнении

Запись об увольнении вносится в день прекращения трудового договора. Особое внимание уделяется формулировке причины увольнения — она должна строго соответствовать формулировкам ТК РФ:

• Графа 1: Порядковый номер.
• Графа 2: Дата увольнения.
• Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ. Например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении.

После записи об увольнении работник ставит свою подпись в трудовой книжке, а также подпись ставит лицо, ответственное за ведение книжек, заверяется запись печатью организации.

Раздел «Сведения о награждении»

В этот раздел вносятся данные о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги. Важно: в этот раздел не вносятся записи о регулярных премиях, предусмотренных системой оплаты труда.

• Графа 1: Порядковый номер.
• Графа 2: Дата награждения.
• Графа 3: Наименование награды (например, «Награждена почетной грамотой за добросовестный труд»).
• Графа 4: Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (приказ о награждении).

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С введением ЭТК у работников появилось право выбора: оставаться на бумажном формате или перейти на электронный. Здесь важно соблюдать следующий алгоритм:

1. Если новый сотрудник принимается на работу и пишет заявление о выборе электронной трудовой книжки, работодатель обязан сначала принять его бумажную трудовую книжку (если она есть), внести в нее запись о приеме на работу.
2. Затем в бумажную книжку вносится запись о подаче заявления о переходе на ЭТК: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде».
3. После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С этого момента работодатель ведет сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.

Важно: Обязательно проверяйте единообразие текстовых и фотообразцов в инструкциях, так как иногда встречаются разночтения. Следует руководствоваться формулировками из ТК РФ.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки случаются даже у опытных кадровиков. Самое главное правило — никогда не зачеркивать неверные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» (за исключением ьного листа). Исправление производится путем признания записи недействительной:

• Графа 1: Следующий порядковый номер.
• Графа 2: Дата внесения исправления;
• Графа 3: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу после этого вносится правильная запись.
• Графа 4: Реквизиты приказа, на основании которого вносится исправление (или документа, подтверждающего ошибку).

Ведение трудовых книжек требует от кадровика максимальной внимательности и знания актуального законодательства. Использование готовых образцов записей, соответствующих ТК РФ и Правилам ведения, помогает избежать распространенных ошибок. Всегда сверяйтесь с актуальными шаблонами 2025-2026 годов, не используйте сокращения и помните, что бумажная трудовая книжка — это документ, ошибки в котором могут стоить работнику части его стажа или пенсии.