Трудовая книжка, это один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Правильность внесения записей в неё строго регламентируется законодательством Российской Федерации. В этой статье мы подробно разберём, как вписать в трудовую книжку работу, какие ошибки чаще всего допускаются и как их исправить.
—
Основные правила заполнения трудовой книжки
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), записи в трудовую книжку вносятся на основании:
- Приказа о приёме на работу;
- Приказа о переводе на другую должность;
- Приказа об увольнении;
- Иных распорядительных документов работодателя.
Сроки внесения записей:
- О приёме на работу, переводе, награждениях — не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа;
- Об увольнении, в день увольнения.
Все записи должны быть чёткими, разборчивыми и соответствовать тексту приказа.
—
Как правильно внести запись о приёме на работу?
При заполнении трудовой книжки о приёме на работу необходимо указать:
- Дата приёма на работу (число, месяц, год, арабскими цифрами);
- Наименование должности (согласно штатному расписанию);
- Название структурного подразделения (если есть);
- Основание приёма (реквизиты приказа: вид, номер, дата).
Образец записи:
Пример записи о приёме на работу:
| № записи | Дата | Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу | Наименование документа, на основании которого внесена запись |
| 1 | Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга | Приказ от № 45-к |
Важно! Если работник принимается впервые, работодатель обязан завести ему трудовую книжку по его заявлению.
—
Как внести запись о переводе на другую работу?
Перевод на другую постоянную работу оформляется приказом. В трудовой книжке делается запись:
- Дата перевода;
- Новая должность и структурное подразделение;
- Основание перевода (реквизиты приказа).
Пример записи о переводе:
| № записи | Дата | Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу | Наименование документа, на основании которого внесена запись |
| 2 | Переведён на должность старшего менеджера по продажам в отдел маркетинга | Приказ от № 50-к |
—
Как внести запись об увольнении?
Запись об увольнении вносится в день расторжения трудового договора. Она должна содержать:
- Дата увольнения;
- Причина увольнения (согласно ст. 77 ТК РФ);
- Основание (реквизиты приказа об увольнении).
Пример записи об увольнении:
| № записи | Дата | Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу | Наименование документа, на основании которого внесена запись |
| 3 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 55-к |
—
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Если в трудовой книжке допущена ошибка, её можно исправить следующим образом:
- На свободном месте после последней записи вписать: «Запись № ___ от ___ исправлена. Основание: (реквизиты документа).»
- Под исправлением должна стоять подпись работодателя или ответственного лица и печать организации;
- Если ошибка допущена в дате или должности, запись зачёркивается одной чертой, а правильная запись вносится сверху.
Образец исправления:
Пример исправления ошибки:
| № записи | Дата | Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу | Наименование документа, на основании которого внесена запись |
| 1 | Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга | Приказ от № 45-к | |
| Запись № 1 от исправлена. Основание: Приказ от № 47-к. | |||
Подпись: _______________ (ФИО ответственного лица)
Печать: _______________
—
Электронная трудовая книжка: что изменилось?
С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка. Работник может:
- Оставить бумажную форму;
- Перейти на электронный формат, подав заявление работодателю;
- Сменить формат в любой момент.
Как перейти на электронную трудовую книжку?
- Подать заявление работодателю в письменной форме;
- Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку: «С сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде.»
- Все последующие записи вносятся только в электронный формат.
—
Частые ошибки при заполнении трудовой книжки
Наиболее распространённые ошибки:
- Неправильная дата: Даты должны записываться в формате дд.мм.гггг (например, ).
- Отсутствие основания: В графе 4 обязательно указывать реквизиты приказа.
- Нечитаемый почерк: Все записи должны быть чёткими и разборчивыми.
- Отсутствие подписи или печати: Без подписи ответственного лица и печати запись считается недействительной.
- Исправления без основания: Любые исправления должны быть обоснованы приказом.
—
Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки
Несоблюдение правил ведения трудовой книжки может привести к:
- Административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ), штраф до 50 000 рублей для должностных лиц;
- Дисциплинарной ответственности (выговор, увольнение);
- Материальной ответственности (возмещение ущерба, связанного с неправильным оформлением).
—
Правильное ведение трудовой книжки, это обязанность работодателя. Все записи должны быть:
- Точными и соответствовать приказам;
- Внесены в установленные сроки;
- Заверены подписью и печатью.
Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к юристу или кадровому специалисту для разъяснения.
Помните: Трудовая книжка, это документ строгой отчётности, и её правильное оформление защищает права как работника, так и работодателя.
—
Дата публикации: 22 мая 2026 года