Важно! С 1 января 2021 года в России введено обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажный вариант всё ещё используется в ряде случаев (например, при отсутствии ЭТК у работника или по его заявлению). Данное руководство актуально для заполнения бумажных трудовых книжек.
Общие правила заполнения при приёме на работу
Запись о приёме на работу вносится работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу (если работник проработал более 5 дней). Заполнение производится в присутствии самого работника.
Образец записи о приёме на работу (основное место работы)
Графа 1 (№ п/п): 1
Графа 2 (Дата):
Графа 3 (Наименование организации): ООО «ТехноПрогресс»
Графа 4 (Основание): Трудовой договор № 45-К от
Графа 5 (Запись о работе): Принят на должность ведущего инженера (основное место работы).
Ключевые графы и как их заполнять
Графа 3: «Наименование организации»
Указывается полное официальное наименование работодателя (как в Уставе). Если организация является обособленным подразделением (филиал, представительство), можно указать: «ООО «ТехноПрогресс», филиал «Северный»».
Графа 4: «Основание»
Указывается номер и дата документа, на основании которого происходит приём. Это может быть:
- Трудовой договор (наиболее частый вариант).
- Приказ (распоряжение) о приёме на работу.
- Решение органа власти (для госслужбы).
Формат: «Трудовой договор № __ от __» или «Приказ № __ от __».
Графа 5: «Запись о работе»
Самая важная графа. Содержание должно быть точным и однозначным. Указывается:
- Действие: «Принят», «Принята».
- Должность: С точным наименованием из штатного расписания (например, «инженер-программист 1 категории», «водитель автомобиля»).
- Условия (если есть): Указание на неполное время, вахтовый метод, совместительство и т.д.
Особые случаи заполнения (с образцами)
| Ситуация | Образец записи в графе 5 |
|---|---|
| Приём на неполное время (например, 0.5 ставки) | Принят на должность бухгалтера на 0.5 ставки. |
| Приём по срочному трудовому договору (до 5 лет) | Принят на должность менеджера по проектам по срочному трудовому договору сроком на 2 года. |
| Приём для работы вахтовым методом | Принят на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом. |
| Приём на работу по совместительству (если вносится запись) | Принят на должность аналитика (совместительство). |
| Приём на место временно отсутствующего сотрудника | Принят на должность секретаря на время отпуска по уходу за ребенком Ивановой А.И. (до ). |
Внимание по совместительству! Запись о приёме на работу по совместительству вносят только по письменному заявлению работника (ч. 3 ст. 282 ТК РФ). Если заявления нет, запись вносится только в ЭТК основного места работы.
Порядок действий работодателя (пошаговая инструкция)
- Подготовьте трудовую книжку. Если это первая работа сотрудника, заполните ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, СНИЛС и т.д.).
- Сделайте запись о приёме. Используйте образцы выше. Все данные вписывайте разборчиво, чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений и помарок.
- Подпишитесь и поставьте печать. Запись завершается подписью ответственного лица (обычно начальник отдела кадров или директор) и печатью организации.
- Вручите книжку работнику. Работодатель обязан выдать трудовую книжку (или вкладной лист для ЭТК) работнику в день приема на работу или не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 66.1 ТК РФ).
Типичные ошибки и как их избежать
- Неточное название должности. Всегда сверяйтесь с штатным расписанием.
- Отсутствие основания. Указывайте номер и дату договора/приказа.
- Исправления и «зачёркивания». Любая ошибка должна быть аккуратно исправлена (зачеркнута одна строчка, сделана новая, с указанием даты и подписью). Лучше переделайте страницу.
- Неправильный порядок заполнения. Сначала заполняется ьный лист (если книга новая), затем страницы «Сведения о работе» по порядку.
- Задержка в handing over. Не храните книжку у себя «на всякий случай». Вручите сотруднику сразу.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
В: Что делать, если в трудовой книжке уже есть записи?
О: Новая запись о приёме вносится следующей свободной страницей после последней записи. Нумерация (графа 1) продолжается.
В: Как заполнить, если работник уже пенсионер?
О: Запись делается по общему правилу. В графе 5 можно указать «Принят на должность … (работа после выхода на пенсию)».
В: Обязательно ли ставить печать?
О: Да. Печать организации (или штамп с наименованием) является обязательным реквизитом записи в трудовой книжке (п. 11 Приказа Минтруда №320н).
В: Где скачать актуальные бланки и вкладыши?
О: Официальные бланки трудовых книжек и вкладышей утверждены Приказом Минтруда России. Их можно приобрести у специализированных поставщиков или скачать с порталов, предоставляющих юридические документы (например, КонсультантПлюс, Гарант). Всегда проверяйте дату утверждения формы.
Правильное заполнение трудовой книжки — это не только требование закона, но и забота о репутации компании и защите прав работника. Всегда действуйте по Приказу Минтруда России от № 320н (действующая редакция), который детально регламентирует порядок ведения трудовых книжек. При наличии сомнений — уточняйте у юриста или в государственной инспекции труда.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ. Дата актуализации: май 2026 года.