Трудовая книжка — это один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. В Республике Казахстан она остаётся официально действующим и обязательным документом, несмотря на активное развитие цифровых технологий в сфере труда. В этой статье мы подробно разберём: что такое трудовая книжка в Казахстане, как она заполняется, какие правила её ведения и хранения существуют, а также как меняется её роль в условиях цифровой трансформации.

Что такое трудовая книжка в Казахстане?

Трудовая книжка (ТК) — это официальный документ, утверждённый законодательством Республики Казахстан, который содержит сведения о трудовой деятельности работника: месте работы, должности, переводах, увольнениях и других значимых событиях в карьере. Она является основным доказательством трудового стажа для начисления пенсий, социальных выплат, оформления льгот и при трудоустройстве.

Согласно Постановлению Правительства РК от 14 октября 2011 года № 1167 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек», трудовая книжка является обязательным документом для всех работников, заключивших трудовой договор. Её ведение регулируется также Законом РК «О труде» (статья 13, хотя отдельные положения утратили силу, основные требования остаются в силе).

Обязательно ли иметь бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Несмотря на распространённые слухи, трудовые книжки в Казахстане не отменены. В отличие от России, где с 2020 года введена электронная трудовая книжка (ЭТК) как альтернатива бумажной, в Казахстане до 2026 года сохраняется двойная система:

• Бумажная трудовая книжка — остаётся основным документом для работников, трудоустроенных до 2026 года.
• Электронная трудовая книжка — с 2026 года становится основным форматом для новых работников, не имевших ранее бумажной ТК.

Согласно последним изменениям в законодательстве, с 1 января 2026 года все работники, впервые трудоустраивающиеся, получают электронную трудовую книжку (ЭТК), которая хранится в единой информационной системе — АИС «Организация обработки платежей» Министерства труда и социальной защиты населения РК.

Для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку, переход на электронный формат не является обязательным. Они могут сохранить бумажный документ, а также по желанию запросить его оцифровку в электронный вид через портал «Электронное правительство» или через работодателя.

Как правильно заполнять трудовую книжку в Казахстане?

Заполнение трудовой книжки строго регламентировано. Ошибки в записи могут привести к потере стажа, отказу в пенсии или юридическим спорам. Ниже — основные правила:

Кто отвечает за ведение трудовой книжки?

Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек несёт работодатель. Обычно этим занимается:

• кадровая служба;
• уполномоченное должностное лицо (например, секретарь, бухгалтер по кадрам).

Все записи вносятся на основании официальных приказов работодателя (о приёме, переводе, увольнении и т.д.).

Какие записи вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. О приёме на работу — дата, наименование организации, должность, основание (приказ, трудовой договор).
2. О переводе на другую работу, с указанием новой должности и подразделения.
3. О расторжении или прекращении трудового договора — с указанием причины (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.) и даты;
4. О наградах, поощрениях, профессиональных достижениях — по желанию работодателя и при наличии соответствующих документов.

Важно! Все записи должны быть сделаны чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, без помарок, исправлений и зачёркиваний. При ошибке делается запись об ошибке и вносится корректная информация с указанием даты и подписи ответственного лица.

Заверение записей

Каждая запись в трудовой книжке должна быть:

• подписана ответственным лицом (руководителем кадровой службы или уполномоченным сотрудником);
• скреплена печатью организации (если организация имеет печать).

На ьном листе также ставится подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать организации.

Книга учёта движения трудовых книжек

Согласно пункту 24 Правил № 1167, работодатель обязан вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В этой книге регистрируются:

• дата получения трудовой книжки от работника;
• дата выдачи трудовой книжки работнику;
• дата возврата книжки после внесения записи;
• фамилия, имя, отчество работника;
• номер трудовой книжки;
• основание (приказ о приёме, увольнении и т.д.).

Эта книга — важный инструмент внутреннего контроля. Её ведение позволяет избежать потери документов и подтверждает соблюдение законодательства при обращении с трудовыми книжками.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя в течение всего периода трудовых отношений. После увольнения работник получает книжку на руки в день увольнения.

При увольнении работника книжка выдаётся ему под роспись в Книге учёта. Если работник не явился за книжкой, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости получения документа. Если книжка не получена в течение 5 лет, она передаётся на хранение в архив организации.

Хранение трудовых книжек осуществляется в специальных сейфах или металлических шкафах, в условиях, исключающих порчу (влажность, пожар, утеря).

Электронная трудовая книжка в Казахстане: что изменилось в 2026 году?

С 2026 года в Казахстане вступает в силу новая модель: электронная трудовая книжка (ЭТК) становится стандартом для новых работников.

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Нет риска утери — все данные хранятся в защищённой базе Минтруда РК.
• Доступ в любое время, работник может получить выписку о своём стаже через личный кабинет на портале Электронное правительство.
• Автоматическое формирование стажа — данные о трудоустройстве поступают от работодателя в режиме реального времени через АИС.
• Защита прав работника — если работодатель не внесёт запись о приёме, это будет видно в системе, и работник может обратиться в трудовую инспекцию.
• Упрощённое оформление пенсий и льгот — Пенсионный фонд получает данные напрямую из Единой информационной системы.

Как получить доступ к электронной трудовой книжке?

Работник может:

1. Зарегистрироваться на портале egov.kz с использованием цифровой подписи (e-ID).
2. Перейти в раздел «Социальные услуги» → «Электронная трудовая книжка».
3. Просмотреть историю трудовой деятельности, скачать выписку или распечатать её.

Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Единую систему учёта трудовых договоров (ЕСУТД) не позднее 3 рабочих дней после заключения или расторжения трудового договора.

Что делать гражданам стран ЕАЭС?

Граждане стран Евразийского экономического союза (Россия, Беларусь, Армения, Киргизия), работающие в Казахстане, также обязаны иметь трудовую книжку. При этом:

• Если у гражданина есть бумажная трудовая книжка из другой страны — она может быть принята к учёту при условии нотариального перевода и легализации.
• При трудоустройстве впервые в Казахстане — оформляется казахстанская трудовая книжка (бумажная или электронная, в зависимости от даты трудоустройства).

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, повреждена или испорчена, работник должен:

1. Написать заявление на имя работодателя с просьбой о выдаче дубликата.
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность: приказы, справки с предыдущих мест работы, трудовые договоры, выписки из архивов.
3. Работодатель на основании этих документов составляет дубликат трудовой книжки с указанием в графе «Примечание»: «Дубликат выдан взамен утраченной».

Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

На 2026 год в Казахстане действует переходный период:

• Для новых работников — только электронная трудовая книжка.
• Для действующих работников — можно сохранить бумажную книжку, но рекомендуется перейти на электронный формат для удобства и безопасности.

Главное правило: независимо от формата — трудовой стаж должен быть подтверждён. Электронная книжка не отменяет реальный опыт работы, а лишь делает его более прозрачным, защищённым и доступным.

Работникам стоит регулярно проверять свои данные в личном кабинете на портале egov.kz и при обнаружении расхождений — немедленно обращаться к работодателю или в Министерство труда РК.

Трудовая книжка — это не просто бумага или цифровой файл. Это история вашей профессиональной жизни. Заботьтесь о ней, как о самом ценном документе в вашем архиве.

Полезные ссылки:

• Портал электронного правительства РК
• Министерство труда и социальной защиты населения РК
• Правовые базы Казахстана — zakon.kz