Ведение трудовых книжек, одна из важнейших обязанностей кадровика или бухгалтера. Любая ошибка в записи об увольнении может привести к серьезным проблемам для работника при оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место. В 2026 году при заполнении бумажной трудовой книжки формы ТК-2 необходимо строго руководствоваться Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от № 320н, а также положениями Трудового кодекса РФ.

Общие правила внесения записей об увольнении

При увольнении работника запись вносится в раздел «Сведения о работе» без пропуска пустых строк. Главное правило, которое нужно запомнить: формулировка записи должна точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ.

Согласно ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи.

Пошаговый алгоритм заполнения граф:

1. Графа 1, ставится порядковый номер записи (нумерация сквозная в пределах раздела).
2. Графа 2 — указывается дата увольнения (прекращения трудового договора) арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
3. Графа 3, вносится сама запись об увольнении. Обратите внимание: современные правила требуют использовать формулировку «Трудовой договор расторгнут» или «Трудовой договор прекращен», а не устаревшее «Уволен» (хотя слово «Уволен» также допустимо, если далее идет правильная ссылка на ТК РФ). Обязательно указывается причина увольнения и ссылка на норму закона.
4. Графа 4 — указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя), его дата и номер.

После внесения записи работник должен расписатся в личной карточке и в самой трудовой книжке (на бумажном носителе). Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (при наличии).

Образцы записей по основным основаниям увольнения

Ниже приведены готовые образцы формулировок для графы 3 трудовой книжки в зависимости от причины увольнения.

Увольнение по собственному желанию (по инициативе работника)

Это самый частый случай. Согласно п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, запись должна выглядеть так:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Использовать статью 80 ТК РФ в качестве основания в трудовой книжке нельзя (ст. 80 лишь описывает процесс отработки, а юридическим основанием является п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Такая же формулировка вносится и в сведения о трудовой деятельности (электронную трудовую книжку).

Увольнение по соглашению сторон

Если работник и работодатель договорились расстаться мирно, применяется п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ:

«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение при ликвидации организации или сокращении штата

• Ликвидация юрлица (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):
  «Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Сокращение численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):
  «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение за прогул (по инициативе работодателя)

При увольнении за виновные действия работника формулировка также должна строго соответствовать ТК РФ (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):

«Трудовой договор расторгнут за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей — прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Особые случаи заполнения трудовой книжки

Увольнение генерального директора

Руководитель организации увольняется по собственному желанию в особом порядке (ст. 280 ТК РФ), однако запись в трудовой книжке делается стандартная со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Если же директор увольняется в связи с принятием уполномоченным органом решения о прекращении с ним трудового договора, применяется п; 2 ст. 278 ТК РФ:

«Трудовой договор расторгнут в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица решения о прекращении трудового договора, пункт 2 статьи 278 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение совместителя

Если внутренний совместитель увольняется с работы по совместительству, в трудовой книжке делается стандартная запись об увольнении. Если же он увольняется с основной работы, записи об увольнении с работы по совместительству не делается (работник просто продолжает работать как совместитель, если не увольняется и с этой должности).

Увольнение иностранца

Трудовая книжка иностранного работника, работающего в РФ, ведется по общим правилам ТК РФ. Записи об увольнении вносятся на русском языке по тем же образцам, что и для граждан РФ, с обязательной ссылкой на соответствующие пункты и статьи Трудового кодекса.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка в дате. Дата увольнения (последний рабочий день) должна совпадать в приказе, трудовой книжке и личной карточке.
• Неверная формулировка. Запись вида «Уволен по собственному желанию» без ссылки на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ является нарушением.
• Неполная ссылка на ТК РФ. Нельзя писать просто «ст. 77 ТК РФ», нужно указывать конкретный пункт и часть (например, «пункт 3 части первой статьи 77»).
• Зачеркивания. В разделе «Сведения о работе» зачеркивать неверные записи нельзя. Вносится запись о признании записи за определенным номером недействительной и делается новая, правильная запись.

Соблюдение этих простых правил и использование актуальных образцов позволит вам заполнять трудовые книжки (ТК-2) без ошибок даже в самых сложных и нестандартных кадровых ситуациях, обеспечив работникам спокойствие при будущих обращениях в Пенсионный фонд или Центр занятости.