Оформление кадровых перемещений внутри одной организации, одна из рутинных, но ответственных задач отдела кадров․ Часто возникает вопрос: нужно ли делать запись в трудовой книжке, если сотрудник переходит в другой отдел или цех, но его должность и трудовая функция остаются прежними?

В данной статье мы подробно разберем правила оформления такого перевода, опираясь на действующее трудовое законодательство и правила ведения трудовых книжек․

Необходима ли запись при сохранении должности?

Согласно правилам ведения трудовых книжек, запись вносится при любом изменении условий трудового договора, которые влияют на трудовой стаж или квалификацию работника․

Основное правило: если перевод в другое подразделение не влечет за собой изменения наименования должности, то такая запись в трудовой книжке не является обязательной, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами компании или желанием самого работника․

Когда запись все же рекомендуется или обязательна:

• Если перевод сопровождается изменением структурного подразделения, которое указано в названии должности (например, «Бухгалтер по расчету заработной платы отдела кадров» переводится в «Бухгалтер по расчету заработной платы финансового отдела»)․
• Если перевод осуществляется в другой филиал организации, расположенный в другом городе (в этом случае запись обязательна для подтверждения стажа работы в конкретном регионе)․
• Если работник сам просит внести запись о перемещении для подтверждения своего опыта работы в разных подразделениях․

Пошаговая инструкция по оформлению перевода

Даже если запись в трудовую книжку не вносится, процедура перевода должна быть оформлена документально․

1. Согласование: Получение согласия работника на перевод (или издание приказа в случаях, предусмотренных законом)․
2. Дополнительное соглашение: Составление дополнительного соглашения к трудовому договору, где фиксируется новое место работы (наименование подразделения)․
3. Приказ: Издание приказа о переводе (форма Т-5 или форма, разработанная организацией)․
4. Запись в трудовую (если требуется): Внесение соответствующей записи в бумажную книжку или передача сведений в СФР (для электронных книжек)․

Как правильно сформулировать запись в трудовой книжке?

Если вы решили внести запись о переводе в другое подразделение при сохранении должности, она должна быть краткой и ссылаться на основание (приказ)․

Пример формулировки:

«Переведен в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам»

Важные детали оформления:

• Номер записи: Порядковый номер в соответствии с хронологией․
• Текст: Четкое указание нового подразделения․
• Основание: Ссылка на приказ (например: Основание: Приказ от № 45-к)․

Электронные и бумажные трудовые книжки

На сегодняшний день в России действует переходный период․ Важно помнить следующее:

• Если работник не писал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель продолжает вести бумажный вариант параллельно с подачей сведений в Социальный фонд России (СФР)․
• Если работник перешел на ЭТК, записи в бумажную книжку не вносятся, а информация о переводе передается в СФР через отчетность (ЕФС-1)․

Резюме

Перевод в другое подразделение при сохранении должности — это внутреннее перемещение․ Если название должности не меняется и перевод происходит внутри одного офиса/завода, запись в трудовую книжку обычно не требуется․ Однако, для прозрачности кадрового учета, все изменения должны быть зафиксированы в дополнительном соглашении к трудовому договору и приказе․