Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения работника с работодателем. В ней фиксируются все события: приём на работу, перевод, увольнение, повышение, получение наград и т.д. Правильность и аккуратность записей в трудовой книжке критически важны, поскольку они влияют на права и льготы сотрудника в дальнейшем.
Юридические основы заполнения
В России правила заполнения трудовых книжек закреплены в:
- Постановлении Минтруда России от № 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек»;
- Приказе Минтруда России № 320н от – «Общие правила ведения трудовых книжек»;
- Положении о трудовых книжках, утверждённом в 2025‑2026 годах.
Все эти документы требуют, чтобы записи в трудовой книжке вносились ручкой (перьевой, гелевой, шариковой или роллерной) с использованием световодостойких чернил.
Какой ручкой писать?
Согласно пункту 1.1 Инструкции Минтруда, допускается использование следующих типов ручек:
- Перьевые ручки – классический выбор, обеспечивает надёжность и долговечность записи.
- Гелевые ручки – пишут плавно, но требуют световодостойких чернил.
- Шариковые ручки – наиболее распространённые, но только если они используют световодостойкую черну‑синюю или фиолетовую краску.
- Роллерные ручки (шариковой тип) – тоже допустимы при условии световодостойких чернил.
Нельзя использовать:
- Письменные ручки с обычными чернилами (которые могут вымываться при сканировании).
- Пеналы, маркеры, фломастеры.
Цвет чернил
Правила требуют, чтобы чернила были тёмными и световодостойкими. Варианты:
- Чёрный (первый выбор).
- Синий (второй вариант).
- Фиолетовый (третий вариант).
Использование светлых или ярких цветов (красный, зелёный, оранжевый) строго запрещено.
Стиль и разборчивость почерка
Записи должны быть:
- Акуратными и разборчивыми;
- Без сокращений и аббревиатур (например, «ср. договор» заменяется на «срочный договор»);
- В одной строке, без переноса на следующую;
- С соблюдением правил пунктуации (точка в конце, запятые при необходимости).
Пример правильного оформления записи о приёме на работу
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Финансовый аналитик
Обязанности: Анализ финансовых показателей, подготовка отчётов
Условия: Полный рабочий день, 8 часов в день, зарплата 60 000 ₽
Как исправлять ошибки?
Если в трудовой книжке допущена ошибка, её можно исправить только в соответствии с правилами:
- Запись об ошибке вносится в том же месте, где была допущена ошибка, с помощью чёрной чернил и вычеркивания неправильной части.
- После исправления вносится новая запись с датой исправления и подписью ответственного лица.
- Исправление должно быть подтверждено штампом работодателя и подписью руководителя.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли писать гелевой ручкой? Да, но только если чернила световодостойкие.
- Что делать, если ручка сломалась? Немедленно заменить ручку на новую, соответствующую требованиям.
- Можно ли использовать роллерную ручку? Да, при условии световодостойких чернил.
- Какой цвет чернил лучше? Чёрный – самый надёжный, но допустимы синий и фиолетовый.
Правильное заполнение трудовой книжки ручкой – это залог юридической чистоты и защиты прав работника. Следуйте этим простым правилам:
- Используйте только световодостойкие чернила.
- Выбирайте чёрный, синий или фиолетовый цвет.
- Пишите аккуратно, без сокращений.
- При ошибке – исправляйте в соответствии с инструкцией.
- Проверяйте каждую запись перед подписанием.
Соблюдение этих рекомендаций обеспечит корректность трудовой книжки и избавит от проблем в будущем.