Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ В Республике Беларусь ведение и заполнение трудовых книжек строго регламентировано законодательством․ Ошибка‚ описка или неправильное оформление записи могут привести к серьезным проблемам для работника при назначении пенсии или подтверждении стажа․ В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно заполнять трудовые книжки в Беларуси‚ на что обращать особое внимание и какие изменения в законодательстве стоит учитывать․
Основные нормативные акты
Прежде чем приступить к заполнению‚ специалист по кадрам должен четко понимать‚ какими документами руководствоваться․ В Беларуси это:
- Трудовой кодекс Республики Беларусь — регулирует базовые трудовые отношения․
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь) — это главный документ‚ содержащий пошаговые правила внесения записей‚ исправления ошибок и оформления дубликатов․
Общие правила заполнения трудовой книжки
Чтобы избежать исправлений и неточностей‚ необходимо соблюдать базовые принципы заполнения:
- Язык и алфавит: все записи вносятся на русском или белорусском языке (в зависимости от бланка книжки)․
- Сроки: запись о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении вносится не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа (распоряжения)․
- Нумерация: в разделе «Сведения о работе» записи нумеруются последовательно (арабскими цифрами) в пределах соответствующего раздела․
- Даты: числа и месяцы пишутся двузначными цифрами‚ год — четырехзначными (например: )․
- Цвет чернил: записи производятся аккуратно‚ ручкой (перьевой‚ гелевой или шариковой)‚ используя световодостойкие чернила синего‚ фиолетового или черного цвета․
- Сокращения: не допускаются! Все слова (наименование должности‚ профессии‚ структурного подразделения‚ причины увольнения) пишутся полностью в соответствии с формулировками Трудового кодекса Республики Беларусь и приказа нанимателя․
Заполнение сведений о работнике
ьный лист заполняется при оформлении трудовой книжки работнику‚ поступающему на работу впервые․ Здесь недопустимы ошибки‚ так как исправления на ьном листе крайне сложны․
- Фамилия‚ имя‚ отчество указываются полностью‚ без сокращения или замены имени и отчества инициалами‚ и строго на основании паспорта․
- Дата рождения записывается арабскими цифрами․
- Образование‚ профессия‚ специальность — на основании документов об образовании (диплома‚ аттестата)․
- Дата заполнения указывается внизу ьного листа․
- Подпись работника ставится после проверки всех внесенных данных․
Важно!
Внесение записей в трудовые книжки‚ а также оформление их работникам‚ принимаемым на работу впервые‚, это обязанность нанимателя․ Работодатель не имеет права отказывать в оформлении трудовой книжки или перекладывать эту обязанность на самого работника․
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Это самый объемный и важный раздел; Разберем порядок внесения записей:
Запись о приеме на работу
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование нанимателя (например: Закрытое акционерное общество «Прогресс»)․ Под этим заголовком:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи․
- Графа 2: указывается дата приема на работу․
- Графа 3: вносится запись о принятии или назначении в конкретное структурное подразделение с указанием должности‚ профессии‚ квалификации․ Запись должна строго соответствовать штатному расписанию и квалификационным справочникам․
- Графа 4: указывается дата и номер приказа (распоряжения)‚ на основании которого внесена запись․
Записи о переводах и присвоении квалификационных разрядов
Перевод на другую постоянную работу оформляется аналогично записи о приеме; В графе 3 указывается: «Переведен на должность․․․» или «Переведен в․․․ отдел на должность․․․»․ Временные переводы в трудовую книжку не вносятся (кроме случаев‚ когда по истечении срока временного перевода работник не был возвращен на прежнюю работу и продолжил работу на новых условиях)․
Запись об увольнении
При увольнении работника в графе 3 необходимо указать причину увольнения строго по формулировкам Трудового кодекса Республики Беларусь со ссылкой на соответствующую статью‚ пункт‚ подпункт․ Например: «Уволен по собственному желанию на основании пункта 1 статьи 40 Трудового кодекса Республики Беларусь»․
Далее в этой же графе ставится подпись руководителя организации или лица‚ ответственного за кадровую работу‚ и печать нанимателя․
Исправление ошибок в трудовой книжке
Если в раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» была внесена ошибочная запись‚ зачеркивать ее категорически запрещено․
Порядок исправления следующий:
- В графе 1 указывается очередной порядковый номер записи․
- В графе 2 ставится дата внесения исправления․
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ а затем сразу вносится правильная формулировка․
- В графе 4 повторяется дата и номер приказа‚ на основании которого была внесена ошибочная запись (или указывается новый приказ‚ если ошибка была в дате или номере приказа)․
Оформление дубликата трудовой книжки
Дубликат выдается взамен утерянной или испорченной трудовой книжки․ С 1 января 2024 года в Беларуси изменился порядок оформления дубликата трудовой книжки․ Теперь процесс стал более регламентированным: наниматель обязан оказывать содействие в сборе документов‚ подтверждающих стаж работника‚ а также учитываются данные из электронных баз и архивов․
В дубликате суммарно указывается общий стаж работы до поступления к данному нанимателю‚ подтвержденный документами‚ а затем записи о работе у текущего нанимателя вносятся в обычном порядке․
Электронный документооборот: что меняется?
В мире активно идет переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ В Российской Федерации с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам заполняют только электронные трудовые книжки‚ а бумажные ведутся по желанию работника․
В Беларуси также идет планомерная работа по цифровизации кадрового документооборота․ В настоящее время в республике разрабатывается и внедряется система персонифицированного учета‚ которая в будущем позволит полностью отказаться от бумажных бланков․ Однако на данный момент (2026 год) бумажная трудовая книжка остается обязательным документом для работников‚ и наниматель обязан вести ее в соответствии с действующей Инструкцией․
Ответственность за нарушение правил ведения
Нарушение установленного порядка ведения трудовых книжек грозит нанимателю административной ответственностью․ Согласно Кодексу об административных правонарушениях Республики Беларусь‚ за нарушение законодательства о труде (в т․ч․ за невнесение записей‚ задержку выдачи трудовой книжки при увольнении или неправильное оформление) предусмотрены штрафы․
Кроме того‚ если работнику из-за неправильной записи будет отказано в назначении пенсии или трудоустройстве‚ наниматель может быть привлечен к материальной ответственности за ущерб‚ причиненный работнику․
Правильное заполнение трудовой книжки — это не просто бюрократическая формальность‚ а гарантия социальной защиты работника․ Кадровику в Беларуси необходимо постоянно следить за изменениями в трудовом законодательстве‚ в т․ч․ за новыми правилами оформления дубликатов и перспективами перехода на электронный формат․ Аккуратность‚ внимание к деталям‚ отсутствие сокращений и строгое следование Трудовому кодексу Республики Беларусь — залог безошибочного ведения этого важнейшего документа․