В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж россиян. Однако многие организации‚ банки и государственные органы до сих пор требуют предоставления заверенных копий этого документа. Возникает вопрос: как правильно заверить электронную выписку‚ какие существуют нюансы и где взять образец? В этой статье мы подробно разберем процедуру заверения‚ опираясь на актуальное законодательство РФ и требования ГОСТ.

Что такое заверенная копия электронной трудовой книжки?

Электронная трудовая книжка ведется в цифровом виде в системе Социального фонда России (СФР). Сам по себе цифровой файл‚ подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)‚ уже является юридически значимым документом. Однако на практике часто требуется бумажный носитель с «живой» печатью и подписью.

Заверенная копия — это бумажная выписка из ЭТК (форма СТД-Р)‚ на которой работодатель подтверждает соответствие копии оригиналу. Согласно статье 66.1 ТК РФ‚ работник имеет право получать сведения о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы.

В каких случаях требуется заверенная копия?

• Оформление кредита или ипотеки в банке.
• Поступление на новую работу (требование отдела кадров).
• Оформление визы в некоторые страны.
• Подтверждение стажа для назначения пенсии.
• Судебные разбирательства.

Кто и как заверяет документ?

Заверением копии занимается работодатель (текущий или последний). Если работник уволился‚ он обращается к последнему работодателю. Процедура строго регламентирована и должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Пошаговая инструкция для работодателя:

1. Получение заявления. Работник пишет письменное заявление о выдаче заверенной копии сведений о трудовой деятельности. Работодатель обязан подготовить документ не позднее 3 рабочих дней.
2. Формирование выписки. Работодатель формирует документ по форме СТД-Р. Он может быть выдан в электронном виде (подписанном УКЭП) или в бумажном виде.
3. Нанесение заверительной надписи. На бумажной копии уполномоченное лицо (кадровик или руководитель) делает следующую запись:
   • Пишет слово «Верно».
   • Указывает свою должность.
   • Ставит личную подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).
   • Указывает дату заверения.
4. Проставление печати. Документ заверяется печатью организации (при ее наличии). Печать должна захватывать часть надписи «Верно»‚ но не перекрывать личную подпись.
5. Указание срока действия (опционально). Для внешних пользователей (банков‚ визовых центров) рекомендуется указывать‚ что копия действительна для предъявления по месту требования‚ а также дату‚ до которой она актуальна (обычно добавляют фразу «Копия действительна до [дата]» или «для предоставления в [название организации]»).

Образец заверительной надписи

На копии формы СТД-Р в нижней части страниц (или на обороте последней страницы‚ если листов много) делается запись следующего содержания:

Верно
Должность: Специалист по кадрам
Личная подпись: ____________ /Иванова А.П./
[Место для печати организации]

Важно: Если копия многостраничная‚ необходимо прошить документ‚ пронумеровать страницы и скрепить концы нити наклейкой с подписью и печатью‚ либо заверить каждую страницу отдельно.

Можно ли заверить электронную трудовую через Госуслуги?

Самостоятельно заверить электронную трудовую книжку через портал Госуслуг нельзя‚ так как у гражданина нет права ставить заверительную надпись от имени работодателя. Однако через Госуслуги можно:

• Заказать выписку из ЭТК (файл будет подписан УКЭП СФР‚ что приравнивается к бумажному документу с печатью для многих инстанций).
• Проверить актуальность сведений.

Если организация-получатель (например‚ банк) принимает документы в электронном виде с УКЭП‚ то файл‚ скачанный с Госуслуг или сайта СФР‚ будет иметь полную юридическую силу без дополнительного заверения работодателем «от руки». Но если требуется именно бумажный документ с «синей» печатью — без визита к работодателю не обойтись.

Сроки и особенности в 2026 году

Согласно актуальной практике 2026 года:

• Срок выдачи: Работодатель обязан выдать заверенную копию не позднее 3 рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.
• Стоимость: Услуга предоставляется бесплатно.
• Бывшие сотрудники: Даже если сотрудник уволился годы назад‚ последний работодатель обязан хранить архив и выдавать заверенные копии по запросу.
• Ликвидированные организации: Если компания ликвидирована‚ за заверением следует обращаться в архив‚ куда была передана документация‚ или в МФЦ.

Частые ошибки при заверении

Чтобы документ не был отвергнут‚ избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие даты заверения.
• Неполная расшифровка подписи (только фамилия без инициалов или наоборот).
• Печать поставлена так‚ что невозможно прочитать должность или фамилию заверителя.
• Использование факсимильной подписи вместо собственноручной (для внешних документов это часто недопустимо).
• Заверение копий‚ сделанных на цветном принтере‚ без указания‚ что это копия (хотя цветная копия сама по себе не запрещена‚ надпись «Верно» обязательна).

Заверение электронной трудовой книжки — простая‚ но важная процедура‚ требующая внимательности к деталям. Главный принцип: копия должна полностью соответствовать оригиналу (выписке СТД-Р)‚ а заверительная надпись — содержать все реквизиты‚ предусмотренные ГОСТ Р 7.0.97-2016. Помните‚ что правильно оформленный документ избавит вас от проблем при взаимодействии с банками и государственными органами.

Дата актуализации информации: май 2026 года.