Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность человека. При оформлении пенсии, расчете различных пособий или получении льгот Пенсионный фонд России (СФР) требует предоставить сведения о стаже. Поскольку предоставлять оригинал документа небезопасно и не всегда удобно, чаще всего требуется его заверенная копия.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно заверить копию трудовой книжки для пенсионного, чтобы сотрудники фонда приняли ее с первого раза и без лишних вопросов.
Кто имеет право заверять копию?
Заверить трудовую книжку может не каждый. Согласно законодательству, эта процедура доступна только определенным лицам:
- Работодатель — если вы в данный момент официально трудоустроены, заверить документ должен отдел кадров или бухгалтерия по вашему месту работы.
- Нотариус — если вы временно не работаете, являетесь безработным или индивидуальным предпринимателем, заверить копию может только нотариус.
Важно помнить: если вы работаете, но по какой-то причине не можете обратиться к работодателю, нотариус не сможет заверить вашу трудовую книжку, так как в ней нет записи о текущем месте работы. В таком случае заверение должен производить только текущий работодатель.
Пошаговая инструкция заверения работодателем
Если вы обращаетесь к работодателю, процесс заверения должен соответствовать строгим правилам ГОСТа. Вот как это делается:
Шаг 1: Обращение в отдел кадров
Вам необходимо написать заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. По закону, работодатель обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней.
Шаг 2: Снятие копий
Копировать нужно все страницы трудовой книжки, начиная с разворота, где указаны ФИО и дата рождения владельца, и заканчивая последней записью о приеме на работу. Копии должны быть четкими, без искажений и обрезанных краев текста.
Шаг 3: Правильное оформление надписи на каждой странице
На каждом скопированном листе (или на каждом развороте, если на одном листе помещаются две страницы книжки) должна быть проставлена заверительная надпись. Она включает в себя:
- Надпись «Верно» или «Копия верна».
- Должность лица, заверившего документ.
- Личная подпись заверяющего лица.
- Расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
- Дата заверения.
- Печать организации (при ее наличии).
Шаг 4: Заверение последней страницы (Самое важное!)
Для Пенсионного фонда критически важно, чтобы последняя страница была оформлена по особым правилам. На ней, помимо стандартной надписи «Верно», обязательно должна быть фраза:
«Работает по настоящее время».
Именно эта формулировка подтверждает ваш текущий стаж. Без нее копия будет считаться недействительной для назначения пенсии.
Шаг 5: Прошивка документа (если копия многостраничная)
Если копия состоит из нескольких листов, ее необходимо прошить:
- Листы скрепляются нитью в левом верхнем углу.
- На оборотной стороне последнего листа концы нити заклеиваются наклейкой с надписью: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на ___ листах».
- На наклейке ставится подпись заверяющего лица и печать организации, которая должна частично захватывать наклейку, нить и подпись.
Особенности заверения у нотариуса
Если вы не трудоустроены, вам придется обратиться к нотариусу. Процедура выглядит следующим образом:
- Вы предоставляете нотариусу оригинал трудовой книжки и паспорт.
- Нотариус лично снимает копии, проверяет подлинность документа и заверяет каждый лист своей печатью и подписью.
- Никаких дополнительных надписей вроде «Работает по настоящее время» в данном случае не требуется, так как факт безработицы подтверждается самим обращением к нотариусу.
Срок действия заверенной копии
Заверенная работодателем копия трудовой книжки для Пенсионного фонда обычно имеет срок действия 30 дней с момента заверения. Однако, если в течение этого месяца в оригинал трудовой книжки будут внесены новые записи (например, о переводе на другую должность или увольнении), копия автоматически становится недействительной, и ее придется переделывать.
Частые ошибки, из-за которых копию не принимают
Чтобы не тратить время на переделку документа, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие фразы «Работает по настоящее время» — самая частая причина отказа в СФР.
- Размытые или нечитаемые копии — текст должен контрастно выделяться на белом фоне.
- Неполный комплект страниц, копировать нужно абсолютно все заполненные страницы, даже если кажется, что какая-то запись не имеет значения.
- Отсутствие печати или подписи на одном из внутренних листов (если документ не прошит).
- Истекший срок действия, помните о правиле 30 дней.
Правильное заверение копии трудовой книжки для пенсионного фонда — это залог быстрого и беспроблемного оформления пенсии. Главное правило, которое нужно запомнить: если вы работаете, на последней странице обязательно должна стоять отметка «Работает по настоящее время». Обязательно проверяйте все печати, подписи и четкость текста перед тем, как сдать документы в фонд. Если сомневаетесь, всегда можно проконсультироваться у специалиста отдела кадров вашей организации.