Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника․ Часто возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить заверенную копию трудовой книжки в различные инстанции, одной из которых является ВТЭК (врачебно-трудовая экспертная комиссия), которая сегодня чаще функционирует под аббревиатурой МСЭ (медико-социальная экспертиза)․
Для прохождения освидетельствования и установления группы инвалидности, а также для определения степени утраты трудоспособности, комиссия требует предоставить документы, подтверждающие стаж и характер работы пациента․ Именно поэтому правильное заверение трудовой книжки становится критически важным этапом․
Электронные и бумажные трудовые книжки: актуальная информация
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЕФС-1)․ Однако в некоторых ситуациях вести бумажную трудовую книжку приходится․ Кроме того, у огромного количества работников бумажные бланки уже имеют богатую историю записей до 2021 года․
Если сотрудник предоставил в ВТЭК выписку из электронной трудовой книжки, она заверяется работодателем в особом порядке․ Если же предоставляется классическая бумажная трудовая книжка (или её копия), необходимо строго соблюдать правила ГОСТа․
Основные правила заверения для ВТЭК
Главное отличие заверения документов для ВТЭК от стандартного заверения «по месту требования» заключается в том, что комиссия требует полной и исчерпывающей информации․ Документ должен быть заверен таким образом, чтобы действовать длительное время (обычно для соцзащиты и экспертиз срок действия копии составляет не менее 30 дней, а лучше, бессрочно, если записи не менялись)․
Пошаговая инструкция заверения копии
- Снятие копий․ Необходимо откопировать все страницы трудовой книжки, где есть какие-либо записи, начиная с самого первого листа, где указаны данные владельца, и заканчивая последней записью о приеме/увольнении․
- Простановка заверительной надписи․ На каждой откопированной странице (или в конце многостраничного документа, если листы прошиты) ставиться следующая отметка:
- Слово «Верно» или «Копия верна»
- Должность лица, заверившего документ
- Подпись заверяющего лица с расшифровкой (инициалы, фамилия)
- Печать организации (при наличии)
- Указание даты․ Обязательно проставляется дата заверения документа․
- Отметка о подлиннике․ Согласно актуальным стандартам (ГОСТ Р 7․0․97-2016), для ВТЭК крайне важно добавить фразу: «Подлинник документа находится в ООО «Название»»․
- Отметка о месте хранения; Если трудовая книжка хранится у работодателя, указывается: «Трудовая книжка хранится в ООО «Название»»․
Особый случай: работник трудоустроен в данный момент
Если на момент обращения в ВТЭК человек работает, оригинал трудовой книжки находится у работодателя․ В этом случае копия заверяется по общим правилам, описанным выше․ На последней странице с записью о текущем месте работы обязательно должна стоять заверительная подпись и печать текущего работодателя․
Особый случай: работник не трудоустроен (находится на бирже труда или дома)
Если гражданин не работает, оригинал трудовой книжки находится у него на руках․ В этой ситуации он может заверить копию:
- У последнего работодателя (если они готовы пойти навстречу)․
- У нотариуса (это самый надежный вариант для ВТЭК, так как нотариально заверенная копия не имеет срока давности и вызывает максимум доверия у членов комиссии)․
Нюансы кадровых вопросов работодателя
Работодателям следует помнить о некоторых тонкостях, особенно если сотрудник был принят по срочному трудовому договору․ В справке или заверенной копии для ВТЭК должна четко прослеживаться динамика трудовой деятельности․ Если договор срочный, это может быть важным фактором для оценки возможности продолжения трудовой деятельности в данной должности․
Как правильно сшить копию трудовой книжки
Если копия трудовой книжки состоит из нескольких листов, ВТЭК часто требует ее прошить․ Делается это следующим образом:
- Листы складываются по порядку следования записей․
- Прошиваются нитками на левом краю (обычно делается 2-3 прокола)․
- Концы ниток выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются․
- На место узелка наклеивается лист бумаги (наклейка), на котором указывается: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью и подписью на [количество] листах»․
- Ставится подпись заверяющего лица, дата и печать организации так, чтобы часть печати заходила на наклейку и оборот последнего листа копии․
Частые ошибки, из-за которых ВТЭК может отказать в приеме документа
- Отсутствие печати․ Если организация использует печать, ее отсутствие на копии делает документ недействительным․
- Нечитаемые подписи или печати․ Ксерокопия должна быть контрастной, а реквизиты — хорошо читаемыми․
- Заверение неуполномоченным лицом․ Копию имеет право заверять только руководитель, главный бухгалтер, специалист по кадрам или иное лицо, на которое возложена данная обязанность приказом․
- Отсутствие фразы о месте хранения подлинника․ Для государственных органов (к которым относится ВТЭК/МСЭ) это обязательное требование․
Заверение трудовой книжки для ВТЭК требует внимательности и строгого соблюдения делопроизводственных стандартов․ От правильности оформления зависит скорость прохождения медико-социальной экспертизы и назначение полагающихся выплат и льгот․ Если вы сомневаетесь в своих силах, лучше всего обратиться за заверением к нотариусу или тщательно проконсультироваться с кадровым специалистом по актуальным требованиям ГОСТа․