Важно! Данная статья актуальна на текущий момент (2026 год) и основана на требованиях Трудового кодекса РФ (ст. 62) и рекомендациях ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила заверения копий документов, связанных с работой, остаются неизменными.

Почему это так важно? Юридические последствия

Работодатель обязан по первому требованию работника выдать ему безвозмездно надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой. К ним относятся:

• Приказ о приеме на работу.
• Приказы о переводах, повышениях, поощрениях.
• Приказ об увольнении.
• Выписка из трудовой книжки (или копия всей книжки).
• Справки о заработной плате, страховых взносах и др.

Последствия неправильного заверения:

1. Документ могут не принять в банке, государственном органе или у другого работодателя.
2. Трудовая инспекция (ГИТ) имеет право наложить на работодателя административный штраф за нарушение порядка выдачи документов (ст. 5.27 КоАП РФ).

Пошаговая инструкция: как правильно оформить и заверить копию

Шаг 1: Письменное заявление работника

Без заявления работодатель не обязан выдавать копии. Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать четкий запрос.

Образец заявления:

Директору ООО «Пример»
Иванову П.С.

от сотрудника [Ваша должность]
[Ваше ФИО полностью]

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне надлежащим образом заверенные копии следующих документов, связанных с моей работой в организации:
1. Приказа о приеме на работу от [дата].
2. Выписки из трудовой книжки.
3. Справки о заработной плате за [период].

[Дата] _________________ / [Ваша подпись] /

Шаг 2: Создание точной копии

• Копия должна быть полной и точной. Все записи, штампы, подписи, даже на оборотных сторонах страниц, должны быть четко видны.
• Если копия занимает несколько листов, каждый лист должен быть пронумерован и скреплен.
• Копирование лучше производить на хорошем копировальном аппарате или сканером в высоком разрешении.

Шаг 3: Заверение копии (самый ответственный этап)

Заверяет копию работодатель или специально уполномоченное лицо (например, начальник отдела кадров), назначенное приказом.

Требования к оформлению отметки о заверении (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

1. Внизу каждого листа копии (или на последнем, если копия на одном листе) пишется текст: «Верно».
2. Указывается должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник отдела кадров»).
3. Указывается личная подпись заверяющего.
4. Ставится расшифровка подписи (ФИО).
5. Проставляется дата заверения.
6. Должна быть печать организации (штамп). Если организация не использует печать, достаточно подписи и расшифровки, но наличие пе greatly повышает шансы на принятие документа в госорганах и банках.

Пример отметки о заверении на последней странице копии трудовой книжки:

Важный нюанс: Если выписка или копия трудовой книжки занимает несколько страниц, отметку «Верно» с подписью и печатью можно ставить только на последнем листе. Однако для максимальной надежности некоторые организации ставят отметку на каждой странице. Это не является нарушением, но и не обязательно.

Шаг 4: Выдача копии работнику

Заверенную копию выдают под расписку работника в журнале выдачи документов или на экземпляре заявления. В расписке указывается, какие именно документы выданы и в каком количестве.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

• Отсутствие печати организации. Хотя по закону печать не всегда обязательна, ее отсутствие — частая причина отказа в принятии документа.
• Неточная копия. Пропуск штампов, нечитаемые записи, копия не всех страниц.
• Заверение лицом, не уполномоченным на это. Подпись должен ставить именно руководитель или уполномоченный кадровик, назначенный приказом.
• Истечение срока. Копия, заверенная год или более назад, может быть признана неактуальной. Для банков и госорганов часто требуется свежая выписка (заверенная в последние 1-3 месяца).
• Выдача копии без заявления. Это нарушение со стороны работодателя, но и работнику лучше иметь письменное подтверждение своего запроса.

Кто может заверить копию?

Право заверения имеет:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор).
2. Лицо, уполномоченное приказом (распоряжением) работодателя на ведение и выдачу трудовых книжек (как правило, начальник отдела кадров или специалист по кадрам).

Не имеют права заверять: непосредственный руководитель работника (если он не является уполномоченным лицом), коллеги по отделу.

Что делать, если работодатель отказывает?

Если работодатель отказывается выдать заверенные копии или выдает их с нарушениями:

1. Направьте письменное заявление (если не делали ранее) с пометкой о вручении (под роспись на вашем экземпляре) или отправьте заказным письмом с уведомлением.
2. Обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Они проведут проверку и выдадут предписание работодателю.
3. В случае отказа после предписания ГИТ, вы можете обратиться в суд для восстановления своих прав и взыскания компенсации за задержку выдачи документов.

Получение правильно заверенной копии трудовой книжки — ваше законное право. Следуя простым правилам: письменное заявление → точная копия → отметка «Верно» с должностью, подписью, расшифровкой и печатью уполномоченного лица — вы гарантированно получите документ, который будет принят в любом банке, учреждении и при трудоустройстве. Не стесняйтесь требовать соблюдения этих правил от работодателя, так как это защищает ваши интересы и снимает риски административной ответственности с организации.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и практики. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу.