Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю. При необходимости предоставить её копию (например, при оформлении кредита, участии в тендере или при увольнении), работодатель обязан её заверить. Одной из частых практических задач является корректное отражение факта текущей занятости. В этой статье подробно разберем, как правильно заверить копию трудовой книжки и какую роль играет запись «работает по настоящее время».
Ключевое правило: «Копия верна» и «работает по настоящее время» — это разные вещи
Важно сразу разделить два понятия:
- Заверение копии, процедура подтверждения того, что копия полностью и точно соответствует оригиналу. Оно осуществляется на каждой странице или на последней с указанием общего количества листов.
- Запись «работает по настоящее время» — это информационная пометка, которая ставится только на последней странице копии (после последней записи об устройстве) и указывает на то, что по состоянию на дату заверения работник продолжает трудовые отношения с данным работодателем.
Эти действия не заменяют, а дополняют друг друга. На заверенной копии, где последняя запись — о приеме на текущее место работы, обязательно должна быть такая пометка.
Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки (2026)
Шаг 1: Подготовка копии
Необходимо сделать ксерокопии или сканы всех страниц трудовой книжки без исключения:
- Начинать с ьного листа (где указаны ФИО, дата рождения и т.д.).
- Заканчивать страницей с последней записью (о приеме на текущую работу).
Важно: Копия должна быть четкой, без «полос», искажений и без исправлений. Если на оригинале есть исправления, они должны быть скопированы. Если при заверении допущена ошибка, весь лист нужно переснять и распечатать заново.
Шаг 2: Процедура заверения
Есть два допустимых варианта заверения (выбор за работодателем, но чаще используется первый):
Вариант А: Заверение на КАЖДОЙ странице копии
Внизу каждой страницы копии (обычно справа или в левом нижнем углу) рукописно указывается:
Копия верна.
Должность: _________________
Подпись: _________________
Расшифровка подписи: _________________
Печать организации (при наличии)
Вариант Б: Заверение на ПОСЛЕДНЕЙ странице копии
На обороте последнего листа (после последней записи) делается общая надпись:
Копия верна.
Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов.
Должность: _________________
Подпись: _________________
Расшифровка подписи: _________________
Печать организации
При этом все листы копии должны быть прошиты в один пакет.
Шаг 3: Добавление записи «работает по настоящее время»
Эта запись не является частью процедуры заверения, но является обязательной информационной пометкой для текущей работы. Её размещают:
- На последней странице копии, сразу после последней записи об устройстве на текущее место работы.
- Формулировка должна быть точной: «Работает по настоящее время.» (с точкой в конце).
Пример расположения на странице:
[Последняя штатная запись в оригинале, например: «Принят на работу в должность инженера с .»]
Работает по настоящее время.
[Далее, внизу страницы или на обороте, если это последний лист, — отметка о заверении по схеме из Шага 2].
Требования к лицу, осуществляющему заверение
Заверять копию трудовой книжки имеет право:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор).
- Лицо, уполномоченное на это приказом или доверенностью (например, начальник отдела кадров, главный бухгалтер).
Обязательные реквизиты: должность, личная подпись, расшифровка подписи (ФИО), дата и печать организации (круглая или прямоугольная с наименованием и ИНН). Если печать отсутствует (например, у ИП), достаточно подписи и должности.
Типичные ошибки, которых следует избегать
- Заверение только первой или последней страницы. Должны быть заверены ВСЕ страницы с записями или весь пакет с указанием общего количества листов.
- Использование штампов «Верно» без рукописных данных. Штамп должен быть заполнен от руки: должность, подпись, дата.
- Отсутствие записи «работает по настоящее время» на копии, где последняя запись — о приеме на текущую работу. Без этой фразы неясно, актуальна ли информация.
- Путаница в формулировках: «Верно» и «Копия верна», синонимы. «Работает по настоящее время» — отдельная, дополнительная строка.
- Заверение копии с исправлениями или «нечистыми» листами. Если на копии есть помарки, пятна, смазанный текст — её нужно переделать.
- Не прошитая копия при заверении по варианту Б. Все листы должны быть сброшюрованы и пронумерованы.
Краткий чек-лист для работника
- Получите от работодателя полный набор копий всех страниц ТК.
- Проверьте, что на каждой странице (или на последней) есть надпись «Копия верна», должность, подпись, расшифровка, дата и печать.
- Найдите страницу с последней записью (о приеме на текущую работу).
- Убедитесь, что сразу после этой записи (на той же странице) стоит фраза «Работает по настоящее время.»
- Проверьте, что все листы копии прошиты (если заверение на последнем листе).
- Убедитесь, что нет исправлений, зачеркиваний, «нечитаемых» мест.
Правильно заверенная копия трудовой книжки с пометкой «работает по настоящее время» — это документ, который без вопросов примут в банках, государственных органах и у других работодателей. Основное внимание уделите двум моментам: полному и корректному заверению всех листов и обязательной информационной строке о текущей работе на последней странице. Придерживаясь этих простых правил, вы избежите проблем с признанием документа.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных практик и требований, предъявляемых к документам в 2026 году. Обратите внимание, что конкретные внутренние правила организации могут уточнять порядок, но общие требования, описанные выше, являются стандартными и обязательными.