Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ряде ситуаций (при устройстве на новую работу, получении пособий, оформлении кредита и т.д.) требуется предоставить её копию, заверенную в установленном порядке. Ниже подробно рассмотрены требования законодательства, нормативные акты (в частности ГОСТ Р 7.0.97‑2016), порядок оформления копии и типичные ошибки, которых следует избегать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки по письменному заявлению сотрудника не позднее трёх рабочих дней.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система документации. Правила оформления копий документов» – содержит обязательные элементы надписи и способы заверения (штамп, подпись).
• Постановления и разъяснения Минтруда, судебная практика (Обзор судебной практики Президиума ВС РФ от ) подтверждают необходимость заверения копий именно по ГОСТу.

Чем копия отличается от дубликата

Важно не путать два понятия:

• Копия трудовой книжки – точная репродукция оригинала, заверяемая работодателем (или нотариусом) и используемая для предоставления третьим лицам.
• Дубликат – документ, выдаваемый вместо утраченной оригинальной трудовой книжки после восстановления в установленном порядке (через отдел кадров или архив).

Подготовка копии трудовой книжки

1. Сделайте фотокопию или скан каждой страницы оригинальной трудовой книжки (включая ьный лист и все записи о работе).
2. Убедитесь, что изображение чёткое, без затемнений и обрезаний текста.
3. Страницы копии следует прошить (например, скрепкой или ниткой) в том же порядке, что и в оригинале, чтобы сохранить последовательность записей.

Как заверить копию: обязательные элементы по ГОСТ Р 7.0.97‑2016

На каждой странице (или на последнем листе прошитой копии) необходимо разместить следующую информацию:

1. Надпись о месте хранения оригинала (обязательный элемент):
   

   Подлинник документа находится в наименование организации в деле номер дела за год год.

2. Отметка о верности копии – один из допустимых вариантов:
   • «Верно»;
   • «Копия верна».
3. Название организации, где хранится оригинал трудовой книжки.
4. Дата заверения (день, месяц, год).
5. Должность, Ф.И.О. и подпись лица, уполномоченного заверять документы (обычно специалист отдела кадров или уполномоченный представитель руководителя).
6. Печать организации (при наличии) или специальный штамп с надписью «Верно»/«Копия верна».

Пример готового штампа/надписи (можно разместить в правом верхнем углу первого листа):

Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле № 12/2025 за 2025 год.
Копия верна.
Иванов Иван Иванович, специалист отдела кадров
(подпись) М.П.

Кто может заверить копию

• Работодатель – через уполномоченное лицо (кадровик, юрист, руководитель). Требуется внутренний приказ или доверенность, подтверждающий право на заверение документов.
• Нотариус – если сотрудник не работает или организация ликвидирована, копию можно заверить у нотариуса (нотариальное заверение имеет равную юридическую силу).
• Многофункциональный центр (МФЦ) – в некоторых регионах предоставляет услугу заверения копий трудовых книжек по заявлению.

Сроки выдачи заверенной копии

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию:

• не позднее трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления сотрудника;
• в случае отказа – предоставить мотивированный ответ в письменной форме.

Электронная трудовая книжка и копия из Госуслуг

С 2021 года ведётся электронный учёт трудовой деятельности. Если у сотрудника есть электронная трудовая книжка (ЭТК), он может:

1. Получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность» → «Выписка из электронной трудовой книжки»).
2. Распечатать выписку и, при необходимости, заверить её аналогично бумажной копии (надпись о месте хранения оригинала – в данном случае указывается «Электронная трудовая книжка, хранящаяся в ПФР»).

Такой документ имеет ту же юридическую силу, что и заверенная копия бумажной трудовой книжки.

Частые ошибки при заверении копий

• Отсутствие надписи о месте хранения оригинала – делает копию недействительной.
• Заверение только первой страницы – по ГОСТу требуется подтверждение верности каждой страницы (или последнего листа прошитой копии).
• Использование некорректной формулировки (например, «Копия соответствует оригиналу» вместо «Копия верна»).
• Отсутствие печати или штампа – если организация использует печать, её отсутствие может быть оспорено;
• Нарушение сроков выдачи – превышение трёх рабочих дней без уважительной причины влечёт административную ответственность.
• Путаница между копией и дубликатом – выдача дубликата вместо заверенной копии может привести к отказам при приёме на работу.

Практический чек‑лист для кадровика

1. Получить письменное заявление сотрудника о выдаче копии трудовой книжки.
2. Сделать качественные копии всех страниц оригинала (включая ьный лист).
3. Прошить копии в правильном порядке.
4. На каждой странице (или на последнем листе) разместить надпись о месте хранения оригинала и отметку о верности.
5. Поставить подпись уполномоченного лица, указать должность, Ф.И.О., дату.
6. При наличии – приложить печать организации или штамп.
7. Выдать сотруднику готовую заверенную копию под расписку.
8. Сохранить заявление и копию приказа о предоставлении копии в личном деле сотрудника (не менее 5 лет).

Заверение копии трудовой книжки – процедура, регламентированная Трудовым кодексом и ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Соблюдение всех обязательных элементов (надпись о месте хранения оригинала, отметка о верности, подпись, дата, печать/штамп) гарантирует юридическую значимость документа и защищает права как сотрудника, так и работодателя. Избегая типичных ошибок и следуя представленному чек‑листу, кадровик сможет оперативно и корректно оформить заверенную копию, будь то бумажная или электронная трудовая книжка.