С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. В рамках этой реформы работодатели обязаны ежемесячно предоставлять в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД. Одним из ключевых оснований для подачи этого отчета является заявление работника о выборе способа ведения трудовой книжки — в бумажном или электронном виде. В этой статье подробно разберем, когда и как подавать СЗВ-ТД по заявлениям о ведении трудовых книжек, какие ошибки допускают работодатели и как избежать штрафов.
Что такое СЗВ-ТД и зачем он нужен?
СЗВ-ТД — это форма «Сведения о трудовой деятельности», утвержденная Постановлением Правления ПФР от № 730п. Она заменила ранее используемые формы СЗВ-Стаж и СЗВ-К и предназначена для:
- Фиксации всех кадровых событий сотрудника (прием, перевод, увольнение и т.д.);
- Обеспечения формирования электронной трудовой книжки в ПФР;
- Учета выбора работника между бумажной и электронной трудовой книжкой.
СЗВ-ТД подается только при наступлении конкретных событий, включая подачу работником заявления о способе ведения трудовой книжки. Это не ежемесячный отчет по умолчанию, а целенаправленная отчетность по факту изменения статуса трудовых отношений.
Когда подавать СЗВ-ТД по заявлению о ведении трудовой книжки?
Согласно п. 1.4 Порядка № 730п, работодатель обязан подать СЗВ-ТД в ПФР в следующих случаях, связанных с выбором формы трудовой книжки:
- Работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде, если он не хочет переходить на электронный формат;
- Работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде — если он выбирает цифровой формат;
- Работник изменил свое решение, например, отказался от электронной книжки и вернулся к бумажной (и наоборот).
Важно! Заявление о выборе формы трудовой книжки может быть подано работником в любой момент — как при приеме на работу, так и в процессе трудовой деятельности. Однако не допускается принятие заявления до первого рабочего дня сотрудника (согласно разъяснениям Роструда).
Сроки подачи СЗВ-ТД по заявлению
Срок подачи отчета зависит от того, когда подано заявление:
- Если заявление подано в день приема на работу или при переводе на другую постоянную должность — СЗВ-ТД подается не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления.
- Если заявление подано в любой другой момент (например, через год после трудоустройства) — СЗВ-ТД подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором заявление было подано.
Пример: Работник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки 12 марта 2026 года. Поскольку это не связано с приемом или переводом, отчет СЗВ-ТД нужно подать не позднее 15 апреля 2026 года.
Как заполнить СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой книжки?
Заполнение СЗВ-ТД по заявлению о ведении бумажной трудовой книжки требует точности. Ошибки в дате или коде события могут привести к штрафам.
Структура заполнения в разделе «Заявления»
В электронной форме СЗВ-ТД (через СБИС, Такском, ЭДО и т.д.) необходимо:
- Выбрать сотрудника из списка;
- Перейти в раздел «Заявления»;
- Нажать «Добавить»;
- Выбрать тип заявления: «Ведение трудовой книжки в бумажном виде»;
- Указать дату подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Подтвердить и отправить.
Важно! В поле «Дата подачи заявления» указывается именно дата, когда работник подал заявление работодателю, а не дата его регистрации или дата отправки в ПФР.
Пример заполнения
Сотрудник Иванов И.И. подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки 5 февраля 2026 года. В СЗВ-ТД заполняется:
- Тип события: Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде
- Дата подачи заявления:
- Код события: 01 (в соответствии с классификатором ПФР)
Если работник ранее выбрал электронную книжку, а теперь хочет вернуться к бумажной — в СЗВ-ТД также указывается новое заявление с новой датой. При этом предыдущее заявление об электронной книжке не аннулируется автоматически, оно фиксируется как историческая запись.
Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?
СЗВ-ТД не может быть отправлена без указания СНИЛС работника. Если у сотрудника его нет, работодатель обязан:
- Помочь сотруднику получить СНИЛС в ближайшем отделении ПФР;
- Подать форму АДВ-1 (анкета застрахованного лица) для регистрации СНИЛС;
- После получения СНИЛС — заполнить и отправить СЗВ-ТД с корректными данными.
Отправка СЗВ-ТД без СНИЛС, это нарушение, ведущее к штрафам и возврату отчета.
Как подавать СЗВ-ТД в 2026 году: новые правила
С 2026 года отчетность по СЗВ-ТД входит в состав нового сводного отчета — ЕФС-1 (Единая форма сведений). Это означает:
- СЗВ-ТД больше не подается отдельно, она включена в ЕФС-1;
- Отчет формируется в едином формате через специализированное ПО (СБИС, Такском, 1С и др.);
- Сроки подачи остаются прежними, в зависимости от типа события;
- ПФР и ФСС объединены в единую систему отчетности, что упрощает взаимодействие работодателей с государством.
Важно! Работодатели, использующие устаревшие программы, должны обновить ПО до версий, поддерживающих ЕФС-1. В противном случае отчет не будет принят ПФР.
Частые ошибки и как их избежать
На практике работодатели допускают следующие ошибки при подаче СЗВ-ТД по заявлениям:
- Подача заявления до первого рабочего дня — запрещено. Заявление можно принимать только после выхода сотрудника на работу.
- Указание неверной даты — указывается дата подачи заявления работнику, а не дата его регистрации в бухгалтерии или отправки в ПФР.
- Отсутствие СНИЛС — отчет возвращается без обработки.
- Пропуск подачи СЗВ-ТД, даже если работник не менял форму книжки, но подал заявление — отчет обязателен.
- Отправка в бумажном виде — с 2026 года все отчеты подаются только в электронном виде через ЭДО (электронный документооборот).
Штрафы за нарушения:
- За непредставление СЗВ-ТД — 500 рублей за каждого работника (ст. 15.33 КоАП РФ);
- За представление с ошибками — 500 рублей за каждый неправильно указанный реквизит;
- За несвоевременную подачу — до 10 000 рублей за организацию.
Какие документы нужны работнику для подачи заявления?
Работник для подачи заявления о выборе формы трудовой книжки должен предоставить:
- Письменное заявление (на бумажном носителе или в электронном виде с ЭЦП);
- Паспорт (для идентификации личности);
- СНИЛС (если есть).
Заявление можно оформить в произвольной форме, но обязательно должно содержать:
- ФИО работника;
- Номер и дату выдачи паспорта;
- СНИЛС;
- Выбор: «Ведение трудовой книжки в бумажном виде» или «Ведение трудовой книжки в электронном виде»;
- Дата подачи;
- Подпись работника.
Рекомендуется использовать утвержденный образец заявления (его можно взять на сайте ПФР или в бухгалтерии).
Что делать, если работник уже имеет бумажную трудовую книжку?
Если работник продолжает работать с бумажной трудовой книжкой, работодатель:
- Не обязан переводить ее в электронный вид;
- Обязан сохранять бумажную книжку в архиве;
- Обязан подать СЗВ-ТД при подаче работником заявления о продолжении ведения бумажной книжки;
- Продолжает вести учет всех кадровых изменений в бумажной книжке и отражать их в СЗВ-ТД.
Важно: даже при выборе бумажной книжки, работодатель обязан передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, это требование закона.
Подача СЗВ-ТД по заявлениям о ведении трудовых книжек — это не формальность, а обязательное требование законодательства. Чтобы избежать штрафов и проблем с ПФР, руководствуйтесь следующими правилами:
- Всегда фиксируйте заявления работников — даже если они не меняют форму книжки, но подают заявление — это повод для отчета.
- Соблюдайте сроки — 15-е число следующего месяца для «внеплановых» заявлений, и следующий рабочий день, для заявлений при приеме/переводе.
- Проверяйте СНИЛС — без него отчет не пройдет.
- Используйте актуальное ПО — только программы, поддерживающие ЕФС-1, будут принимать отчеты в 2026 году.
- Храните копии заявлений — как минимум 5 лет, в случае проверки.
Система электронных трудовых книжек — это будущее. Но бумажные книжки пока остаются легальным вариантом. Ваша задача как работодателя — обеспечить прозрачность и законность выбора сотрудника, своевременно и точно передавая информацию в ПФР.
Если вы сомневаетесь в правильности заполнения, обратитесь к специалисту по кадровой отчетности или воспользуйтесь бесплатной консультацией на сайте ПФР: www.pfrf.ru.
Помните: точность в отчетности — залог спокойствия вашей компании!