Заверение копии трудовой книжки — стандартная процедура, которая требуется при предоставлении документа в банк, государственные органы, другие организации или для личного архива. Неправильно оформленная копия может быть не принята, что вызовет задержки и проблемы. Данная статья основана на актуальных требованиях ГОСТ Р 7.0.97-2016 и трудовом законодательстве РФ (ТК РФ) и содержит пошаговые инструкции и образцы на 2024-2026 годы.
Когда и зачем нужна заверенная копия?
Работнику может понадобиться заверенная копия трудовой книжки в следующих случаях:
- Оформление кредита, ипотеки в банке.
- Получение загранпаспорта нового образца.
- Поступление ребенка в детский сад или школу.
- Обращение в органы соцзащиты, ПФР.
- Трудоустройство в другую организацию (если оригинал остается у текущего работодателя).
- Для личного архива.
Юридические основания и кто имеет право заверять
Порядок заверения копий документов регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 62): работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копию документов, связанных с работой, в т.ч. трудовую книжку, заверенную в установленном порядке.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Официальные документы. Требования к оформлению документов, содержащих несколько листов».
Кто заверяет: Обычно заверяет копию должностное лицо, у которого находится подлинник (секретарь, кадровик, бухгалтер, руководитель). Отметка должна быть разборчивой, с расшифровкой подписи и указанием должности.
Два основных способа заверения копии
Заверение для внутреннего пользования (простая отметка)
Используется, если копия нужна самой организации (например, для кадрового дела). Требования минимальны.
Образец отметки на последней странице копии:
Верно _________________ / [ФИО должностного лица] / «___» _____________ 20__ г.
Примечание: Дополнительно можно указать, где хранится оригинал, но это не обязательно для внутреннего использования.
Заверение для предоставления в сторонние организации (по ГОСТ)
Это основной и самый строгий вариант. Требуется для банков, госорганов, других работодателей. Копия должна быть сшита и пронумерована.
Что должно быть на каждой странице копии:
- Отметка «Верно».
- Подпись лица, уполномоченного заверять.
- Дата заверения.
- Должность заверяющего.
Обязательная надпись на последней странице (после всех записей):
На последнем листе копии, после дословного копирования последней записи из подлинника, размещают общую отметку, которая содержит:
- Указание на место хранения оригинала. Это ключевое требование. Примеры:
- «Подлинник документа находится в ООО «Круиз» в деле № 12/24 за 2024 год».
- «Подлинник трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Перспектива» (инв. № 29)».
- Общее количество листов в копии. Пример: «Всего прошито, пронумеровано и заверено 15 листов».
- Дату и подпись уполномоченного лица с расшифровкой.
Полный образец заверения по ГОСТ (на последней странице):
Верно Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка» в деле № 08/2023 за 2023 год. Всего прошито, пронумеровано и заверено 12 листов. _________________ / Иванова А.П. / Главный бухгалтер «15» марта 2026 г.
Пошаговая инструкция: как заверить копию в 2026 году
- Получите письменное заявление от работника. В заявлении укажите, для каких целей нужна копия (например, «для предоставления в Сбербанк»). Без заявления работодатель не обязан заверять документ.
- Сделайте точные копии всех страниц трудовой книжки. Копия должна быть четкой, без исправлений, помарок, с сохранением всех штампов, печатей и записей.
- Пронумеруйте листы копии арабскими цифрами (начиная с ьного листа). Нумерация ставится в правом верхнем углу.
- Прошейте копию. Используйте металлическую скобу или нить. Прошивка должна быть аккуратной.
- На каждой странице (или только на последней, если иное не требует принимающая сторона) поставьте отметку «Верно». Подпишите и проставьте дату.
- На последней странице (после копии последней записи) напишите обязательную надпись о месте хранения оригинала и общем количестве листов. Поставьте подпись и должность заверяющего лица.
- Поставьте печать организации (если она есть). Хотя печать не является обязательным требованием ГОСТ для заверения копий, многие организации (особенно банки) настаивают на ее наличии. Уточните требования у получателя документа.
Важные нюансы и частые ошибки
- Ошибка: Заверение только на первой странице или только подписью без надписи «Верно».
Решение: Отметка «Верно» и подпись должны быть на каждой странице или, как минимум, на последней, но с указанием общего количества листов. - Ошибка: Отсутствие информации о месте хранения оригинала.
Решение: Эта фраза обязательна для заверения по ГОСТ. Без нее копия может быть признана недействительной. - Ошибка: Ненумерованные или непрошитые листы.
Решение: Все листы копии должны быть пронумерованы и сшиты в единый пакет. - Ошибка: Заверение копии, сделанной с неактуальной (недействительной) трудовой книжки.
Решение: Убедитесь, что в подлиннике все записи внесены правильно, и он не имеет признаков недействительности (например, не восстановлен по решению суда). - Вопрос: Нужно ли заверять копию, если оригинал остается у работодателя?
Ответ: Да, по ТК РФ работник имеет право получить заверенную копию. Оригинал остается у работодателя.
Что делать, если работодатель отказывается заверять?
Если работодатель без законных причин отказывается выдать заверенную копию по письменному заявлению, вы можете:
- Направить повторное заявление с уведомлением о возможном обращении в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.
- Обратиться с жалобой в ГИТ. Инспекция может провести проверку и выдать предписание работодателю.
- Подать иск в суд о восстановлении нарушенного права и взыскании компенсации за задержку выдачи документа.
Правильное заверение копии трудовой книжки — это просто, если следовать алгоритму: точная копия → прошивка и нумерация → отметка «Верно» на каждой странице (или на последней с указанием общего количества листов) → обязательная надпись о месте хранения оригинала на последнем листе → подпись и должность заверяющего.
Всегда уточняйте у организации, куда вы предоставляете документ, есть ли у них особые требования (например, необходимость печати). Сохраняйте образцы и шаблоны для справки. Помните, что по закону вы имеете полное право получить заверенную копию своей трудовой книжки.
Дата актуальности информации: май 2026 года. Перед использованием сверьтесь с последними изменениями в законодательстве.