Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и сведения о награждениях. При нехватке места в основной части книжки часто используют вкладыш. В статье рассматриваются:
- правовые основы и требования к оформлению вкладыша;
- когда и почему вкладыш вшивается именно в середину книжки;
- подробный пошаговый алгоритм вшивания (инструменты, подготовка, техника);
- оформление штампа и запись о выдаче вкладыша;
- часто задаваемые вопросы и типичные ошибки.
Правовая база
Согласно Положению о порядке ведения трудовых книжек (утверждённому Приказом Минтруда РФ от № 123н), вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки, если он надёжно закреплён в её структуре. При этом:
- Вкладыш может быть выдан только работодателем.
- Запись о выдаче вкладыша фиксируется штампом в основной части книжки;
- Вкладыш должен быть оформлен по образцу, утверждённому Минтрудом (образец 2025 года).
- Нормативно не предусмотрена процедура «дублирования» вкладыша, поэтому его нельзя просто заменять без надлежащего оформления.
Почему именно середина?
Большинство экспертов (Роструд, Онлайнинспекция, Бухгалтерия.ру) советуют вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, а не в конец, по следующим причинам:
- Середина – место, где заканчиваются сведения о работе и начинаются сведения о награждениях, что делает доступ к обеим частям удобным.
- Вкладыш, расположенный посередине, менее подвержен случайному выпадению при частом перелистывании.
- Технически удобнее «перепрошить» книжку, не разрушая её обложку.
Подготовка к вшиванию
3.1 Необходимые материалы
- Бланк вкладыша (оформленный согласно образцу 2025 года).
- Иголка с острым концом (желательно размер 3‑4 mm).
- Плотная нить (черного или белого цвета, в зависимости от цвета обложки книжки).
- Шило или тонкая игла‑прокалыватель (для предварительного отверстия).
- Ножницы, линейка, маркер.
3.2 Заполнение вкладыша
Перед вшиванием необходимо полностью заполнить титульный лист вкладыша:
- Указать серию и номер трудовой книжки.
- ФИО работника, дату рождения.
- Сведения о месте работы, должности, периодах.
- Подпись и печать работодателя.
Только после того, как все поля заполнены корректно, вкладыш считается готовым к вшиванию.
Пошаговый алгоритм вшивания вкладыша в середину трудовой книжки
Шаг 1. Определяем место вшивания
Откройте книжку и найдите страницу, где заканчиваются записи о трудовой деятельности (обычно это последняя страница с записью о работе) и начинается раздел «Сведения о награждениях». Именно между этими двумя блоками делаем разметку.
Шаг 2. Делаем разметку
- Отметьте линией (тонким карандашом) место, где будет проходить шов.
- Отмерьте 1‑2 см от края листа, чтобы не повредить печатный текст.
Шаг 3. Прокалываем отверстия
С помощью шила сделайте два небольших отверстия (по краям будущего вкладыша) – одно в левом, другое в правом крае листа. Расстояние между отверстиями должно соответствовать ширине вкладыша (обычно 2 см).
Шаг 4. Подготовка нитки
Отрежьте кусок нити длиной около 30 см, завяжите узелок на конце.
Шаг 5. Вшивание
- Проденьте иголку с нитью через левое отверстие, проверьте, чтобы нить прошла «сквозь» лист.
- Вставьте вкладыш в образовавшийся «карман» между страницами.
- Проденьте иголку через правое отверстие, аккуратно вытянув нить, чтобы вкладыш оказался ровно посередине.
- Завяжите прочный узелок на правом конце, отрежьте лишнюю нить.
- Для надёжности можно сделать дополнительный «крестовой» шов: продеть иголку обратно через левое отверстие, слегка сместив её вниз и снова завязать узел.
Шаг 6. Оформление штампа
После вшивания необходимо проставить штамп в трудовой книжке со следующей надписью:
Выдан вкладыш, серия ___, номер ___
Штамп лучше ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника (обычно первая страница).
Часто задаваемые вопросы
5.1 Можно ли просто вклеить вкладыш?
Нет. По нормативным документам вкладыш должен быть вшит, иначе он считается отдельным документом и может быть утерян или признан недействительным.
5;2 Что делать, если вкладыш испорчен?
Согласно разъяснениям КонсультантаПлюс, «изъять испорченный вкладыш и вернуть его владельцу» без оформления дубликата не предусмотрено. Необходимо оформить новый вкладыш и пройти процедуру его выдачи и штамповки.
5.3 Где лучше вшивать: в конец или в середину?
Технически оба варианта допустимы, однако большинство рекомендаций (Роструд, Онлайнинспекция) указывают на середину как более удобное место, так как оно сохраняет целостность записей о работе и награждениях.
5.4 Какая нить считается нормативной?
Нить должна быть плотной, прочной, цвета, соответствующего обложке (чёрный или белый). Тонкая шелковая нить может разорваться при частом перелистывании.
Ошибки, которых следует избегать
- Не заполнять вкладыш полностью перед вшиванием – это приводит к необходимости повторного вскрытия книжки.
- Размещение вкладыша слишком близко к краю листа – повышает риск разрыва.
- Использование слишком тонкой нити – может привести к «выскальзыванию» вкладыша.
- Отсутствие штампа о выдаче вкладыша – запись считается недействительной.
- Вкладыш вшивается в конец книжки, а затем в середине делаются новые записи – это усложняет проверку трудовой книжки инспекцией.
Вшивание вкладыша в середину трудовой книжки – процесс, требующий внимательности и соблюдения нормативных требований. При правильном подходе вкладыш надёжно фиксируется, сохраняет целостность всех записей и не создаёт проблем при проверке со стороны органов труда.
Если у вас возникли сомнения, рекомендуется обратиться к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
Источник информации: материалы КонсультантПлюс, Роструд, Онлайнинспекция.рф, бухгалтерские порталы (Бух.1С, Бухгалтерия.ru) и публикации экспертов 2022‑2026 гг.