Трудовая книжка, это официальный документ‚ подтверждающий стаж работы гражданина и его профессиональную биографию. В современных условиях‚ особенно при оформлении социальных выплат‚ трудоустройстве в новой организации или получении льгот‚ часто требуется заверенная работодателем копия трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно заверить копию трудовой книжки‚ какие требования предъявляются законодательством‚ как выглядит образец 2026 года и какие ошибки могут привести к отказу в приёме документа.

Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия трудовой книжки может понадобиться в следующих случаях:

• Оформление пособия по безработице в Центре занятости;
• Получение пенсии или льгот по старости;
• Поступление в учебное заведение (для подтверждения стажа при поступлении на бюджет);
• Оформление ипотеки или кредита (банки требуют подтверждение трудового стажа);
• Получение государственных субсидий и компенсаций;
• Участие в конкурсах‚ в т.ч. на муниципальные или государственные должности;
• Судебные разбирательства‚ связанные с трудовыми спорами.

Важно! Без заверения копия трудовой книжки не имеет юридической силы. Организации и государственные учреждения могут отказать в приёме незаверенного документа‚ а за неправильно оформленные бумаги трудовая инспекция вправе наложить штраф на работодателя.

Правовая основа: какие нормы регулируют заверение?

Основные требования к заверению копии трудовой книжки установлены:

• Статьёй 62 Трудового кодекса РФ — работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней с момента письменного заявления работника;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016, стандарт‚ регламентирующий оформление копий документов‚ включая требования к заверительным надписям‚ штампам и подписям;
• Постановлением Правительства РФ № 225 — утверждён порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Согласно этим нормам‚ копия должна быть точной‚ полной и заверенной, то есть содержать все записи‚ включая титульный лист‚ страницы с трудовыми договорами‚ переводами‚ увольнениями и пр.

Процедура заверения копии трудовой книжки строго регламентирована. Ниже — пошаговая инструкция для работодателя (кадровика или бухгалтера):

Шаг 1: Получение письменного заявления от работника

Работник должен подать заявление в свободной форме с просьбой предоставить заверенную копию трудовой книжки. Заявление можно оформить на бланке организации или в произвольной форме‚ но оно обязательно должно содержать:

• ФИО работника;
• Должность и подразделение;
• Дата подачи заявления;
• Подпись работника.

Важно! Работодатель обязан выполнить запрос в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления. Пропуск срока — основание для жалобы в трудовую инспекцию.

Шаг 2: Копирование всех заполненных страниц

Копировать нужно все страницы трудовой книжки‚ на которых есть записи:

• Титульный лист (с ФИО‚ датой рождения‚ образованием);
• Все страницы с записями о приёме‚ переводе‚ увольнении;
• Страницы с наградами‚ поощрениями (если есть);
• Последнюю страницу с записью о текущем месте работы.

Не копируются: пустые страницы‚ страницы с исправлениями‚ если они не были официально заверены работодателем (см. ниже).

Шаг 3: Проверка на соответствие и наличие исправлений

Перед копированием кадровик обязан проверить:

• Наличие ошибок в записях (например‚ неправильное написание ФИО‚ дат‚ наименований организаций);
• Правильность оформления исправлений, они должны быть заверены печатью и подписью ответственного лица;
• Наличие ссылок на приказы‚ на основании которых были сделаны записи.

Если обнаружены ошибки: копию заверять нельзя! Сначала необходимо исправить ошибки в подлиннике трудовой книжки‚ а затем, сделать копию.

Шаг 4: Заверение копии

На каждой странице копии ставится заверительная надпись. Образец текста:

Копия верна.
Подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров ООО «Ромашка».
Подпись: ___________ /И;О. Фамилия/
Печать организации

Важные требования:

• Надпись должна быть сделана от руки (не печататься!);
• Подпись должна быть расшифрована (ФИО полностью);
• На каждой странице копии ставится отдельная надпись — это требование ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• На последней странице копии обязательно указывается: «Работает по настоящее время» и дата выдачи копии;
• На каждой странице копии ставится штамп организации (печать), желательно частично накладывать на надпись‚ чтобы предотвратить подмену страниц.

Шаг 5: Выдача копии работнику

После заверения копия выдаётся работнику под роспись в журнале выдачи документов. В журнале указывается:

• Дата выдачи;
• ФИО получателя;
• Номер копии (если ведётся учёт);
• Подпись получателя.

Копия выдаётся в виде бумажного документа, электронные копии не признаются официальными‚ если иное не предусмотрено законом (например‚ в рамках электронного документооборота с государственными органами).

Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 г.)

Ниже приведён типовой образец заверительной надписи на каждой странице копии:

Копия верна.
Подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров ООО «Светлый путь».
Дата выдачи: 
Работает по настоящее время.
Подпись: ___________ /А.В. Иванова/
(печать организации)

На последней странице копии — обязательно указание «Работает по настоящее время»‚ даже если работник уволен. В этом случае пишется: «Уволен . Подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров…»

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Если подлинник трудовой книжки утерян‚ работодатель обязан:

1. Выдать дубликат трудовой книжки на основании документов (приказы‚ трудовые договоры‚ справки с предыдущих мест работы);
2. Заверить дубликат в установленном порядке;
3. На титульном листе дубликата сделать отметку: «Дубликат выдан взамен утраченного»;
4. Сделать копию дубликата и заверить её по тем же правилам.

В этом случае копия заверяется на основании дубликата‚ а не подлинника.

Ошибки‚ которые приводят к отказу в приёме копии

Наиболее частые ошибки при заверении копий:

• Отсутствие подписи или её неполная расшифровка;
• Нет печати организации;
• Заверительная надпись сделана печатным шрифтом (не от руки);
• Не указано‚ где находится подлинник;
• Не заверена каждая страница — только первая и последняя;
• Пропущены страницы с записями;
• На последней странице не указано «Работает по настоящее время»;
• Исправления в подлиннике не заверены печатью и подписью;
• Копия сделана на цветном принтере — требуются чёрно-белые копии.

Все эти ошибки могут привести к тому‚ что документ не примут в Пенсионном фонде‚ Центре занятости или банке.

Кто может заверять копию трудовой книжки?

Заверять копию трудовой книжки может только уполномоченное лицо работодателя:

• Кадровик (специалист по кадрам);
• Главный бухгалтер (если кадровый отдел отсутствует);
• Руководитель организации (если он сам ведёт кадровый учёт).

Нотариус не может заверять копию трудовой книжки! Он может заверить только копию подлинника‚ если он находится у работника. Но если трудовая книжка хранится у работодателя — только он имеет право заверить копию.

Заверенная копия трудовой книжки, это не просто формальность. Это официальный документ‚ подтверждающий ваш трудовой стаж‚ права на пенсию‚ пособия и другие социальные гарантии. Неправильно оформленная копия может привести к:

• Отказу в назначении пенсии;
• Потере пособия по безработице;
• Отказу в кредите;
• Штрафу для работодателя до 50 000 рублей (по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства).

Работодателю: не экономьте время на заверении, соблюдайте все требования. Это защитит вас от проверок и штрафов.

Работнику: проверяйте копию перед получением — убедитесь‚ что все страницы заверены‚ печать стоит‚ подпись расшифрована‚ и на последней странице есть отметка о текущем месте работы.

Соблюдение этих правил — залог спокойствия и уверенности в получении всех положенных вам льгот и выплат.

Дата публикации: 22 мая 2026 года