Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Пока человек трудится в организации, оригинал его трудовой книжки хранится у работодателя. Выдавать её на руки запрещено (за редкими исключениями), однако для получения кредита, оформления визы, субсидий или при трудоустройстве по совместительству часто требуется подтверждение стажа. В таких случаях на помощь приходит заверенная копия. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заверить копию трудовой книжки, какие существуют правила и нюансы в 2026 году.
Для чего нужна заверенная копия?
Копия трудовой книжки, заверенная надлежащим образом, может понадобиться в следующих ситуациях:
- Оформление банковского кредита или ипотеки;
- Получение визы в консульстве;
- Подтверждение стажа для социальных выплат и пособий;
- Трудоустройство по совместительству на другое предприятие;
- Предоставление в различные государственные инстанции.
Обязанность работодателя и сроки
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Копия трудовой книжки или выписка из нее должны быть предоставлены не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Важно помнить, что эта услуга оказывается безвозмездно — работодатель не имеет права требовать за это плату.
Пошаговая инструкция: как заверить копию трудовой книжки
Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо строго соблюдать порядок заверения. Существует два основных варианта заверения: для внутреннего использования (внутри организации) и для предоставления третьим лицам (в банк, консульство и т.д.). Рассмотрим полный вариант, который требуется для внешних организаций.
Шаг 1. Изготовление копии
Снимите копии со всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с ьного листа, где указаны ФИО и дата рождения владельца. Копии должны быть четкими и легко читаемыми.
Шаг 2. Заверение каждого листа
Заверять нужно каждую страницу документа (если страницы не сшиваются). На каждом листе необходимо проставить следующую отметку (вручную или специальным штампом):
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверяющего документ (чаще всего это сотрудник кадровой службы или руководитель);
- Личная подпись заверяющего;
- Расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- Дата заверения.
Шаг 3. Простановка печати
Работодатель должен проставить печать на копии трудовой книжки так, чтобы она охватывала подпись лица, заверившего копию (или часть наименования должности), и не закрывала текст, чтобы документ оставался читаемым.
Шаг 4. Заверение сшитого документа (для внешних организаций)
Если копия предоставляется в стороннюю организацию (например, в банк для ипотеки), листы необходимо сшить. В этом случае заверение каждого листа отдельно не требуется. На последней странице сшитого документа проставляется:
- Отметка «Верно»;
- Надпись «Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов» (указывается точное количество листов);
- Надпись о месте хранения оригинала документа: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле … за … год». Это важнейшее требование, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала;
- Должность, подпись, расшифровка подписи и дата;
- Печать, которая должна охватывать часть прошивки и подпись.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки у многих возникает вопрос: как получить копию, если бумажного оригинала больше нет? Если сотрудник перешел на ЭТК, работодатель по-прежнему обязан по заявлению выдать ему сведения о трудовой деятельности. Они могут быть предоставлены в виде выписки, заверенной работодателем в том же порядке.
Кроме того, получить информацию из электронной трудовой книжки можно самостоятельно:
- Через портал Госуслуг;
- Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
- В МФЦ.
Выписка, полученная через Госуслуги или ПФР, имеет юридическую силу и не требует дополнительного заверения работодателем.
Где заверить копию, если вы не работаете?
Иногда граждан интересует, где заверить трудовую книжку, если человек в данный момент нигде не трудоустроен. В таком случае заверить документ можно у нотариуса. Нотариус удостоверит правильность копии с оригинала, который находится у вас на руках. Также существуют специальные онлайн-сервисы, которые являются связующим звеном между заявителями, которым требуется заверить информацию в сети Интернет, и подключенными к сервису нотариусами.
Если же вы уволились, но трудовая книжка все еще находится у бывшего работодателя (например, вы не забрали её), вы также имеете право подать письменное заявление, и работодатель обязан будет выдать вам заверенную копию.
Срок действия копии
Законодательство не устанавливает жесткого срока действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике организации, запрашивающие этот документ, сами определяют сроки. Например, банки чаще всего принимают копию, заверенную не позднее 30 дней назад. Если в течение этого времени в трудовую книжку были внесены новые записи (например, перевод на другую должность или увольнение), ранее заверенная копия автоматически становится недействительной, и её нужно делать заново.
Частые ошибки при заверении
Чтобы документ не был отклонен по месту требования, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие надписи о месте хранения подлинника (при предоставлении документа третьим лицам);
- Заверение только последнего листа без указания количества прошитых и пронумерованных листов;
- Печать закрывает текст или подпись, делая их нечитаемыми;
- Отсутствие расшифровки подписи (инициалов и фамилии);
- Фабрикация дат — заверение копии задним числом (до момента внесения записи или выдачи документа) является указанием ложной даты и недопустимо.
Процедура заверения копии трудовой книжки требует внимательности и строгого соблюдения правил. Иначе говоря, организация подтверждает, что копия полностью соответствует оригиналу и все записи воспроизведены без изменений. Наличие всех обязательных реквизитов — слова «Верно», должности, подписи с расшифровкой, даты, печати, а для сшитых документов еще и отметки о количестве листов и месте хранения оригинала, гарантирует, что документ будет принят любой инстанцией без лишних вопросов.