В современной деловой практике часто возникают ситуации‚ когда сотруднику требуется подтвердить свой текущий статус занятости. Это необходимо для получения визы‚ оформления кредита‚ подачи документов на субсидии или участия в судебных разбирательствах. Ключевым моментом здесь становится правильное заверение копии трудовой книжки с указанием фразы «Работает по настоящее время». В этой статье мы подробно разберем юридические нюансы‚ правила оформления и распространенные ошибки.
Главное правило: где ставится запись?
Самое важное‚ что нужно помнить: запись «Работает по настоящее время» никогда не ставится в оригинал трудовой книжки. Внесение любых записей‚ не предусмотренных трудовым законодательством‚ в оригинал документа делает его недействительным и может создать проблемы работнику при будущем трудоустройстве или выходе на пенсию.
Указание на то‚ что сотрудник продолжает трудиться в организации‚ делается только на копии документа. Оригинал трудовой книжки остается у работодателя (если сотрудник работает по трудовой) или у самого гражданина (если он безработный или работает у ИП/в организации‚ где книжки ведутся в электронном виде‚ но требуется бумажная копия).
Порядок и сроки выдачи копии
Согласно трудовому законодательству‚ работник имеет право в любой момент обратиться к работодателю с заявлением о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
- Срок исполнения: Работодатель обязан выдать правильно заверенную копию в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления.
- Стоимость: Копия выдается работнику бесплатно.
- Форма обращения: Желательно подать письменное заявление‚ чтобы зафиксировать дату обращения‚ хотя во многих компаниях допускается и устный запрос.
Как правильно заверить копию: пошаговая инструкция
Заверение копии — это не просто проставление штампа «Копия верна». Для того чтобы документ имел юридическую силу (особенно для банков‚ консульств и судов)‚ необходимо соблюдать строгий алгоритм действий на последней заполненной странице копии.
Шаг 1. Копирование всех страниц
Необходимо сделать копии всех заполненных страниц трудовой книжки. Пустые страницы копировать не нужно. Копии должны быть четкими‚ читаемыми и выполненными в масштабе 1:1.
Шаг 2. Нумерация и прошивка (если страниц много)
Если копия состоит из нескольких листов‚ они должны быть пронумерованы‚ прошиты и скреплены печатью организации так‚ чтобы часть оттиска печати находилась на шнуровке (на обратной стороне последнего листа).
Шаг 3. Заверение каждой страницы
На каждой странице копии (обычно в нижней части) ставится отметка:
«Копия верна»
Должность лица‚ заверившего копию
Личная подпись / Расшифровка подписи
Дата заверения
Шаг 4. Финальная запись на последней странице
Именно на последней странице копии‚ после всех вышеперечисленных реквизитов («Копия верна»‚ подпись‚ дата)‚ делается специальная надпись‚ подтверждающая актуальность статуса сотрудника.
Образец записи:
- Пишется фраза: «Работает по настоящее время».
- Указываеться должность сотрудника‚ сделавшего запись (обычно кадровик или руководитель).
- Ставится личная подпись и расшифровка.
- Проставляется дата выдачи копии.
- Ставится печать организации (или отдела кадров)‚ которая должна захватывать часть надписи «Работает по настоящее время».
Пример полного оформления низа последней страницы:
Копия верна
Инспектор по кадрам Петрова А.А.
(Подпись)
Работает по настоящее время
Инспектор по кадрам Петрова А.А.
(Подпись)
(М.П.)
Срок действия заверенной копии
Важно понимать‚ что копия трудовой книжки с записью «Работает по настоящее время» не имеет бессрочного действия. Она действительна только до тех пор‚ пока:
- Сотрудник фактически продолжает работать в данной организации.
- Не изменились данные в оригинале трудовой книжки (например‚ не произведено переименование компании или запись о переводе).
Обычно организации-партнеры (банки‚ визовые центры) принимают такие копии в течение 14–30 календарных дней с даты выдачи. После увольнения сотрудника копия с такой надписью автоматически теряет свою актуальность.
Особенности хранения оригинала
При заверении копии иногда требуется указать место хранения оригинала. Это актуально‚ если оригинал находится в архиве. В таком случае на копии может быть добавлена запись:
«Оригинал хранится в архиве ООО «СТК»‚ дело №__‚ год __».
Однако‚ если трудовая книжка находится у работодателя в текущем делопроизводстве‚ достаточно фразы «Работает по настоящее время».
Что делать‚ если человек не работает?
Если гражданин в настоящий момент не трудоустроен официально и трудовая книжка лежит у него на руках‚ работодатель не может заверить ему копию с фразой «Работает по настоящее время»‚ так как это будет ложной информацией.
В случае‚ когда человек не работает‚ но ему нужна заверенная копия (например‚ для подтверждения стажа)‚ он обращается к нотариусу. Нотариус заверяет копию имеющихся записей‚ но фраза «Работает по настоящее время» в этом случае не ставится‚ так как она отражает факт текущей занятости у конкретного работодателя.
Типичные ошибки при заверении
Чтобы копия была принята государственными органами и банками‚ избегайте следующих ошибок:
- Запись в оригинале: Категорически нельзя писать «Работает по настоящее время» в самой трудовой книжке.
- Отсутствие даты: Без даты заверения копия считается недействительной.
- Нечитаемая печать: Печать должна четко читаться‚ иначе документ могут не принять.
- Использование факсимиле: Подпись ответственного лица должна быть собственноручной. Использование факсимиле (штамп-подпись) часто приводит к отказу в принятии документа‚ особенно в финансовых учреждениях.
Правильно оформленная копия трудовой книжки с записью «Работает по настоящее время», это важный документ‚ подтверждающий социальный статус гражданина. Соблюдение трехдневного срока выдачи‚ наличие собственноручной подписи‚ даты и живой печати гарантирует юридическую значимость документа. Помните: оригинал бережем от лишних записей‚ все необходимые пометки делаем только на копии.