В современном мире копии трудовой книжки часто требуются для оформления займов, получения виз, участия в конкурсах и многого другого. Чтобы такая копия имела юридическую силу, её необходимо правильно заверить работодателем. Ниже вы найдёте подробный разбор требований, образцы надписей и пошаговую инструкцию по оформлению.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия – это точная копия оригинала трудовой книжки, подтверждённая подписью и печатью (штампом) уполномоченного лица работодателя. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от № 435‑ст), копия должна содержать надпись «Подлинник … находится в …» и быть подписана с расшифровкой должности.

Кому нужна заверенная копия?

• Банки и микрофинансовые организации – для подтверждения фактической занятости.
• Государственные органы – при получении различных разрешений и лицензий.
• Партнёры и клиенты – при заключении договоров.
• Семейные и личные дела – например, при оформлении виз.

Порядок выдачи копии трудовой книжки работодателем

1. Письменное заявление сотрудника – сотрудник подаёт заявление на выдачу копии. В заявлении указываются ФИО, должность, дата рождения, а также цель использования копии.
2. Приказ/доверенность работодателя – руководитель организации выдаёт приказ о выдаче копии либо доверенность уполномоченному лицу (HR‑менеджеру, секретарю).
3. Сканирование оригинала – копия должна быть сделана в высоком качестве, чтобы все страницы были читаемы.
4. Заверение копии – на каждой странице ставится надпись «Верно» или «Копия верна» и штамп с подписью уполномоченного лица.
5. Указание места хранения оригинала – надпись «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле 29 за 2024 год» (пример).
6. Подпись и расшифровка – подпись сотрудника, который заверяет, с расшифровкой должности и датой заверения.
7. Сдача копии сотруднику – сотрудник получает заверенную копию и может использовать её по назначению.

Образец надписи и штампа

Ниже приведён пример надписи, которую нужно использовать в соответствии с ГОСТом:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле 29 за 2024 год.

Штамп (или надпись) на каждой странице:

Верно (или Копия верна)

Подпись уполномоченного лица:

Иванов И.И.,
Директор по персоналу
(подпись)

Как оформить заявление на выдачу копии трудовой книжки

Ниже пример шаблона заявления, который можно скачать и использовать:

От: ________________________________ (ФИО, должность)
Кому: ______________________________ (Наименование организации)
Заявление
Я, ______________________________ (ФИО), прошу выдать мне копию трудовой книжки в целях ______________________________ (указать цель).
С уважением,
______________________________ (ФИО)
______________________________ (дата)

Особенности при копировании большого количества страниц

• Если копия содержит более 10 страниц, можно использовать один штамп на первой странице и надпись «Верно» на последующих.
• В случае, если копия содержит страницы с надписями «Внутренний документ», они могут быть удалены, но это должно быть указано в заявлении.

Где можно скачать образцы и получить доступ к системе «Кадры»

• Система «Кадры» – бесплатный пробный доступ позволяет скачать шаблоны заявлений и приказов.
• КонсультантПлюс – здесь можно найти образцы заверенных копий трудовой книжки.
• nalog-nalog.ru – предоставляет образцы документов и инструкции по заверению.

Проверка юридической силы заверенной копии

Для того чтобы копия была признана юридически действительной, необходимо:

• Убедиться, что надпись «Подлинник … находится в …» соответствует реальному месту хранения оригинала.
• Проверить, что на каждой странице есть надпись «Верно» или «Копия верна».
• Подпись уполномоченного лица должна быть с расшифровкой должности и датой заверения.
• Копия должна быть сделана в высоком качестве, без искажений.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заверить копию самостоятельно?

Нет, заверение должно производиться уполномоченным лицом работодателя (директором, HR‑менеджером).

Что делать, если оригинал находится в другом подразделении?

В надписи указывается точное место хранения: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле 29 за 2024 год».

Нужен ли штамп в каждом случае?

Да, штамп (или надпись «Верно») обязателен на каждой странице копии.

Заверенная копия трудовой книжки – это надёжный способ подтвердить вашу трудовую историю. Следуя ГОСТу Р 7.0.97-2016 и приведённой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок оформить копию, пригодную для банков, государственных органов и других организаций. Не забывайте про надпись о месте хранения оригинала, штамп «Верно» и подпись уполномоченного лица – именно эти элементы делают копию юридически действительной.

Удачного оформления!