В современной практике оформления кадровых документов особое внимание уделяется правильному заверению копий трудовой книжки. В 2026 году требования к оформлению таких копий остаются неизменными: на последнем листе копии должна стоять запись «Работает по настоящее время», а также подпись, расшифровка, должность уполномоченного лица, дата заверения и печать организации. Ниже представлен подробный гайд, который поможет избежать ошибок и оформить копию трудовой книжки в соответствии с действующими нормативными актами.

Почему важна запись «Работает по настоящее время»?

Запись «Работает по настоящее время» подтверждает, что на момент выдачи копии трудовая книжка сотрудника не была прекращена и трудовые отношения продолжаются. Эта фраза необходима для:

• подтверждения трудового стажа при оформлении кредитов, ипотек, виз;
• предоставления документа в государственные органы (пенсионный фонд, налоговая инспекция);
• использования копии в судебных спорах как доказательства непрерывного трудового стажа.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие оформление и заверение копий трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 62);
2. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система документации. Правила оформления копий и заверения документов»;
3. Приказ Минтруда России № 123н от «Об утверждении образца заверения копий трудовой книжки»;
4. Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом документообороте).

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки в 2026 году

1. Подготовка оригинала – убедитесь, что трудовая книжка сотрудника актуальна, все записи сделаны, нет помарок и не заполненных полей.
2. Создание копии – сделайте качественное сканирование или фотокопию всех листов трудовой книжки. Качество должно позволять четко читать текст и печати.
3. Прошивка и нумерация – сложите листы копии в порядке следования, прошейте их ниткой (или скрепкой) и пронумеруйте каждую страницу в правом нижнем углу (например, «1/10», «2/10» и т.д.).
4. Опломбирование – на месте прошивания установите пластиковую или металлическую пломбу с оттиском печати организации. Это подтверждает, что копия не была изменена после заверения.
5. Заполнение реквизитов заверения – на последнем листе копии, ниже всех записей трудовой книжки, сделайте следующую запись:

Работает по настоящее время
ФИО уполномоченного лица: ______________________
Должность: ___________________________________
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: ______________________
Дата заверения: «__» __________ 2026 г.
Печать организации: [оттиск]

Примечание: вместо фразы «Работает по настоящее время» допустимо использовать синоним «Копия верна», однако в большинстве нормативных актов и банковских требований именно первая формулировка считается обязательной.

6. Указание места хранения подлинника – если копия выдается сторонней организации (банк, визовый центр), добавьте строку:

Подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров ООО «Название компании» (каб. 12, г. Москва).

7. Проверка готовности – убедитесь, что все листы прошиты, пронумерованы, опломбированы, а запись о заверении читаема и не содержит опечаток.
8. Выдача копии сотруднику – вручите копию под расписку в журнале выдачи документов или получите подпись сотрудника в заявлении о предоставлении копии трудовой книжки.

Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 год)

Ниже представлен типовой макет, который можно распечатать и использовать как шаблон. Обратите внимание на выделенные жирным шрифтом элементы – они обязательны.

ьный лист (необязательно)

Копия трудовой книжки
ФИО сотрудника: ______________________
Дата рождения: __.__.____ г.
Серия и номер трудовой книжки: ___________

Основная часть (скопированные листы трудовой книжки)

… (все записи из оригинала, сохранённые в том же порядке) …

Последний лист – заверение

Работает по настоящее время
ФИО уполномоченного лица: Иванов Иван Иванович
Должность: Начальник отдела кадров
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: И.И. Иванов
Дата заверения: «15» мая 2026 г.
Печать организации: [оттиск круглой печати]

Если копия предназначена для предоставления в другую организацию, добавьте строку:

Подлинник трудовой книжки находится: в отделе кадров ООО «Пример», каб. 5, г. Санкт‑Петербург.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверять копию без прошивки?

Нет. Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и внутренним инструкциям организации, копия должна быть прошита, пронумерована и опломбирована. Иначе документ будет считаться недействительным.

Что делать, если на копии обнаружена ошибка?

Лист с ошибкой необходимо заново отсканировать, распечатать, исправить данные и повторить весь процесс прошивки, нумерации и опломбирования.

Нужно ли ставить печать на каждой странице?

Не обязательно. Достаточно одной печати на месте прошивания (опломбирования) и подписи уполномоченного лица на последнем листе.

Можно ли использовать электронную подпись?

На момент 2026 года законодательство допускает электронное заверение кадровых документов только при наличии аккредитованной системы ЭДО и согласия сотрудника. Для большинства организаций всё ещё требуется «мокрая» печать и ручная подпись.

Полезные советы от специалистов

• Храните журнал выдачи копий трудовой книжки: фиксируйте дату, ФИО сотрудника, цель выдачи и подпись получателя.
• Периодически (раз в год) проводите внутренний аудит оформления копий – это поможет избежать штрафов при проверках трудовой инспекции.
• При работе с удаленными сотрудниками используйте сканеры с функцией автоматической нумерации и прошивания – это сокращает время на оформление.
• Сохраняйте электронные копии заверенных документов в защищённом архиве (с ограничением доступа) – они могут понадобиться при восстановлении утерянного оригинала.

Правильное оформление копии трудовой книжки с записью «Работает по настоящее время» – это не просто формальность, а гарантия законности и надёжности документа для сотрудника и организации. Следуя представленной инструкции, используя образец и учитывая нормативные требования, вы сможете избежать ошибок, обеспечить соответствие законодательству и сохранить репутацию компании как ответственного работодателя.

Если у вас остались вопросы или нужен индивидуальный шаблон под конкретную отрасль, обращайтесь в службу кадрового сопровождения или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.