Трудовая книжка, главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Независимо от того, ведет работодатель бумажную трудовую или сотрудник перешел на электронный формат (ЭТК), правила внесения и заверения записей остаються строго регламентированными. Ошибка или отсутствие заверения может стать причиной проблем при оформлении пенсии или на новом месте работы.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно заверять записи в самой трудовой книжке, а также как заверить её копию по актуальным правилам 2024–2026 годов.

Заверение записей в бумажной трудовой книжке

Каждая запись в трудовой книжке (о приеме, переводе, увольнении) должна быть заверена. Это правило касается и случаев исправления ошибок, и проставления отметок о переходе на электронную трудовую книжку.

Пошаговый алгоритм заверения записи

1. Внесение записи: Запись вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения.
2. Подпись ответственного лица: После внесения текста записи в графе 3 раздела «Сведения о работе» ставится подпись работодателя или уполномоченного лица (например, кадровика), а также подпись самого работника.
3. Печать: Внесенную запись необходимо заверить печатью организации (если она есть). С 2022 года печать проставляется при её наличии, однако её отсутствие не делает запись недействительной, если подписи проставлены верно.

Особые случаи заверения

• Переход на ЭТК: Кадровик должен знать, как правильно сделать закрывающую запись в бумажной трудовой о переходе на электронную трудовую книжку. Внесенную запись необходимо заверить печатью и подписью ответственного должностного лица (или руководителя), чтобы у СФР и других инстанций в дальнейшем не было вопросов.
• Исправление ошибок: Зачеркивать неверные записи нельзя. Нужно сделать новую запись, признать предыдущую недействительной, а исправление обязательно заверить подписью и печатью (при наличии).
• Работа по совместительству: Трудовую книжку внешнего совместителя хранят и заполняют только по месту его основной работы. Чтобы другой работодатель сделал запись, с основного места работы нужно выдать заверенную справку о приеме на работу по совместительству.

Как заверить копию трудовой книжки

Часто работникам необходима заверенная копия трудовой книжки (для банка, соцзащиты, визы и т.д.). По закону работодатель обязан предоставить её бесплатно. Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.

Правила заверения копии в 2024–2026 годах

Чтобы верно оформить заверенную копию трудовой книжки, необходимо следовать ГОСТу:

1. Сканирование: Отсканируйте и распечатайте нужные страницы (развороты) трудовой книжки. Если работник работает по настоящее время, копируются все развороты, включая пустые страницы раздела «Сведения о работе».
2. Нумерация и прошивка: Пронумеруйте страницы и скрепите их. Если копия предоставляется в прошитом виде, на обороте в месте прошивания выполняется запись «Копия верна», проставляется количество листов документа и дата заверения.
3. Отметка на каждой странице: Проставьте на каждой странице штамп или сделайте запись вручную: «Верно».
4. Указание реквизитов: Под записью «Верно» указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (И.О. Фамилия) и текущая дата.
5. Отметка о месте хранения оригинала: Если работник трудится в организации в данный момент, обязательно добавляется фраза: «Подлинник документа находится в ООО «Название»».
6. Печать: При наличии печати организации, проставьте её так, чтобы она захватывала часть подписи заверяющего лица.

Использование специального штампа

По правилам ГОСТа есть особый способ, как заверить трудовую книжку в 2026 году — с использованием специального штампа. Штамп «Копия верна» значительно ускоряет процесс, однако его использование не отменяет необходимости ставить дату, подпись и указывать место хранения подлинника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как получить заверенные сведения

С 2024–2026 годов процесс перехода на ЭТК полностью отлажен. Если у работника электронная трудовая, ему не нужно заверять бумажные копии у работодателя привычным способом. Сведения можно получить двумя путями:

• Через МФЦ: Заверенные сведения выдадут на бумажном носителе.
• Через Единый портал госуслуг: Сведения поступят в форме электронного документа, который имеет юридическую силу без дополнительного заверения.

Однако, если сотрудник просит работодателя выдать ему сведения о работе для предоставления по месту требования, кадровик оформляет форму СТД-Р и заверяет её подписью и печатью (при наличии).

Важные нюансы и частые ошибки

• Бесплатность: Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
• Заявление: Работник пишет заявление на получение копии в произвольной форме. Если копия необходима другому отделу внутри компании, ответственный специалист составляет служебную записку.
• Выдача под подпись: Подготовленная копия трудовой книжки выдается сотруднику под личную подпись с указанием даты получения в специальном журнале или на экземпляре работодателя.
• Уволенный сотрудник: Заверить копию трудовой книжки можно у текущего работодателя. Если вы уже уволены, вы обращаетесь к бывшему работодателю, но в этом случае отметка о том, что «подлинник находится в организации», не ставится (так как оригинал уже на руках у работника).

Правильное заверение записей в трудовой книжке и её копий — это залог отсутствия проблем у сотрудника и гарантия соблюдения закона со стороны работодателя. Главное помнить: каждая значимая запись в оригинале документа заверяется подписью и печатью, а при изготовлении копии необходимо строго соблюдать требования ГОСТа (штамп «Верно», дата, подпись, расшифровка, место хранения оригинала). При переходе на ЭТК не забывайте вносить и заверять закрывающую запись в бумажном варианте.