Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж, квалификацию и все изменения в трудовых отношениях работника. При увольнении её необходимо правильно оформить и заверить, иначе работнику будет отказано в получении пенсии, соц‑льгот и трудовых рекомендаций.

Что подразумевается под «заверить трудовую книжку»?

Заверение трудовой книжки – это официальное подтверждение работодателем того, что все записи в ней (приём, переводы, повышения, увольнение и пр.) сделаны в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов. Заверение включает:

• подпись ответственного лица (директора, главного бухгалтера или уполномоченного специалиста);
• печать организации (если она предусмотрена правилами);
• указание даты и места оформления записи.

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие оформление и заверение трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑84, 84.1, 84.2).
2. Приказ Минтруда России № 589н от  г. «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек».
3. Федеральный закон № 27‑ФЗ от «О персональных данных» (п. 5 ст. 11).
4. Постановление Правительства РФ № 527 от «Об электронных трудовых книжках».

Кто имеет право заверять запись в трудовой книжке?

Согласно пункту 35 Правил ведения трудовых книжек, запись может заверять:

• директор (генеральный директор) организации;
• заместитель директора, уполномоченный на ведение кадровой документации;
• главный бухгалтер (при отсутствии директора в момент оформления);
• инспектор по труду, если он участвует в проверке.

Для электронной трудовой книжки (ЭТК) заверение осуществляется через систему «Электронный кадровый документ» (ЭКД) с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Порядок оформления трудовой книжки при увольнении

Подготовительные действия

1. Собрать необходимые документы:
   • Приказ (распоряжение) об увольнении;
   • Заявление работника (если увольнение по собственному желанию);
   • Справка о заработной плате (форма 2‑НДФЛ) и расчётные листки;
   • Форма ЕФС‑1 (для электронных книжек) – заполнить подраздел 1.1.
2. Убедиться, что все записи о приёме, переводе, повышении и т.д. уже внесены и заверены.
3. Проверить наличие печати организации (если она предусмотрена правилами).

Оформление записи об увольнении

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (графы 1‑4). Ниже – типовые формулировки для разных оснований увольнения.

После внесения записи необходимо:

• подписать запись (фамилия, инициалы, должность);
• поставить печать организации (если требуется);
• внести дату заполнения.

Выдача трудовой книжки

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, в последний рабочий день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности в виде выписки. При выдаче необходимо:

1. подписать акт приёма‑передачи книжки (вкладка в книжку);
2. проставить печать на первой странице и/или на вкладыше (пункт 35 Правил);
3. выдать копию приказа об увольнении (для подтверждения причины).

Оформление записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Для ЭТК процесс выглядит так:

1. Заполнить форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
2. Внести запись в электронный реестр через систему «Электронный кадровый документ».
3. Подписать запись квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного лица.
4. Сформировать и отправить работнику электронный документ о выдаче ЭТК (PDF‑выписка).

Типичные ошибки при заверении трудовой книжки

• Неправильная формулировка причины увольнения. Нужно указывать точный пункт и статью ТК РФ.
• Отсутствие подписи или печати. Без подписи запись считается незаверенной и может быть оспорена.
• Пропуск даты увольнения. Дата в графе 2 должна соответствовать дате из приказа.
• Неучтённые промежуточные записи. Все переводы, повышения и изменения должности должны быть внесены до записи об увольнении.
• Неправильный порядок страниц. Печать должна стоять на первой странице и/или на вкладыше, как указано в пункте 35 Правил.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто может проверить правильность записи в трудовой книжке?

Проверку может выполнить инспектор по труду, суд, а также работник при обращении в Пенсионный фонд.

Можно ли исправить ошибку в записи после выдачи книжки?

Да. Ошибку исправляют путем занесения новой записи с указанием «Исправление записи от …», подписью и печатью. Оригинальная запись не стирается.

Что делать, если у работника нет печати организации?

Согласно Приказу Минтруда № 589н, печать ставится только в случаях, предусмотренных пунктом 35 и пунктом 41 Правил. Если печать не требуется, достаточно подписи ответственного лица.

Как оформить запись, если увольнение происходит в связи с ликвидацией организации?

Запись делается по основанию «Уволен в связи с ликвидацией организации», указывая пункт 2 статьи 81 ТК РФ и номер приказа о ликвидации.

Нужно ли заверять запись о приёме на работу?

Да. Запись о приёме, переводе, повышении и т.д. также заверяется подписью и печатью (если она предусмотрена).

Заверение трудовой книжки – важный юридический процесс, от которого зависит дальнейшее трудоустройство и социальные гарантии работника; Следуйте пошаговому алгоритму, используйте точные формулировки из Трудового кодекса и не забывайте о подписи и печати. При работе с электронными трудовыми книжками соблюдайте требования к электронной подписи и своевременно отправляйте форму ЕФС‑1.

Помните: правильное оформление записи в трудовой книжке – это защита интересов и работодателя, и работника.