В современной жизни часто возникают ситуации, когда человеку необходимо подтвердить свое текущее место работы. Будь то оформление кредита в банке, получение визы, подача документов на субсидию или оформление ипотеки, организации требуют официальное подтверждение того, что гражданин действительно трудоустроен. Одним из самых надежных и распространенных способов такого подтверждения является заверение трудовой книжки с добавлением специальной фразы: «работает по настоящее время».
В данной статье мы подробно разберем, как правильно заверить трудовую книжку, какие существуют нормативные требования, кто имеет право ставить эту отметку и какие ошибки чаще всего допускают при оформлении.
Что означает запись «работает по настоящее время»?
Эта формулировка является юридическим подтверждением того, что на момент выдачи заверенной копии трудовой книжки физическое лицо не уволено и продолжает выполнять свои трудовые обязанности в данной организации. Наличие этой фразы придает документу статус актуальной справки, доказывающей непрерывность стажа и текущий факт занятости.
Нормативная база и правила заверения
Порядок заверения документов установлен государственными стандартами. До недавнего времени все ориентировались на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако в настоящее время действует ГОСТ Р 7.0.97-2016 (введен в действие 1 июля 2018 года), который устанавливает новые, более строгие требования к оформлению реквизита «отметка заверения».
Общие правила заверения копии трудовой книжки
Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать следующий алгоритм:
- Снять копии со всех заполненных страниц трудовой книжки (от ьного листа до последней записи).
- Пронумеровать страницы (если документ сшивается) и прошить их. На месте сшивки наклеивается бумажная наклейка, на которой указывается количество листов и ставится подпись заверителя.
- Поставить отметку о заверении на каждой странице или в конце прошитого документа.
Как правильно написать «работает по настоящее время»
Согласно пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, заверительная надпись должна содержать:
- Слово «Верно»;
- Должность лица, заверившего документ;
- Личную подпись заверителя;
- Расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- Дату заверения.
Важно: Если копия трудовой книжки предназначена для предоставления в стороннюю организацию (банк, консульство, МФЦ и т.д.), к этому стандартному набору обязательно добавляется указание на место хранения документа, с которого была снята копия. И именно здесь же ставится фраза о текущей работе.
Пример правильной заверительной надписи:
Верно
Инспектор отдела кадров _____________ А.А. Иванова
Дата
Подлинник документа находится в ООО «Компания» (находится в отделе кадров).
Работает по настоящее время.
Кто имеет право заверять трудовую книжку?
Заверить документ может не любой сотрудник организации. Это право предоставлено:
- Руководителю организации (он всегда имеет право подписи и заверения кадровых документов).
- Главному бухгалтеру (в компаниях, где нет отдельной кадровой службы, ведение трудовых книжек часто поручается бухгалтерии).
- Специалисту отдела кадров (наиболее частый вариант в средних и крупных компаниях).
- Уполномоченному лицу (если в организации ведется кадровый учет аутсорсинговой компанией, заверять должен сотрудник этой компании на основании доверенности).
Если индивидуальный предприниматель работает один (без наемных сотрудников), он заверяет свою трудовую книжку самостоятельно.
Для каких целей требуется заверенная копия?
Список инстанций, требующих подтверждение текущего стажа, обширен:
- Банковские и кредитные организации: для оценки платежеспособности клиента при выдаче кредита, ипотеки или оформлении кредитной карты.
- Органы социальной защиты: для назначения пособий, субсидий на оплату ЖКХ или признания семьи малоимущей.
- Консульства иностранных государств: для получения визы (особенно это актуально для стран Шенгенской зоны, США и Великобритании).
- Налоговая инспекция: для получения налоговых вычетов (имущественного, социального).
- Судебные инстанции: для подтверждения места работы при рассмотрении трудовых споров или дел о взыскании алиментов.
- Новый работодатель: при внешнем совместительстве.
Срок действия заверенной копии
Законодательством не установлен жесткий срок действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике:
- Большинство банков принимают копию, заверенную не позднее, чем за 30 дней до момента подачи заявки.
- Для получения визы консульства обычно требуют копию не старше 3 месяцев.
- Органы соцзащиты могут устанавливать свои внутренние регламенты (чаще всего, 14 или 30 дней).
Если в трудовую книжку была внесена новая запись (например, перевод на другую должность, повышение), ранее заверенная копия автоматически становится недействительной, даже если с момента заверения прошло меньше времени.
Частые ошибки при заверении
Незначительные на первый взгляд неточности могут стать причиной отказа в приеме документа. Обратите внимание на типичные ошибки:
- Отсутствие слова «Верно» — надпись должна начинаться именно с этого слова, а не с должности или подписи.
- Пропущена дата заверения — без даты невозможно определить актуальность документа.
- Отсутствие расшифровки подписи — неразборчивая подпись без указания ФИО делает заверение недействительным.
- Не указано место хранения подлинника, с 2018 года (по новому ГОСТу) это обязательное требование для документов, передаваемых в сторонние организации. Формулировка должна быть четкой, например: «Подлинник хранится в ООО «Ромашка» в отделе кадров».
- Отсутствие фразы «работает по настоящее время», без нее копия просто подтверждает, что записи в книжке соответствуют оригиналу, но не гарантирует, что сотрудник до сих пор не уволен.
- Нечитаемые копии, ксерокопия должна быть качественной, без затемнений, все печати и подписи должны легко читаться.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и заверение
С 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Если сотрудник перешел на ЭТК, бумажный вариант перестает вестись. В этом случае для подтверждения текущего места работы предоставляется не копия бумажной книжки, а:
- Выписка из электронной трудовой книжки (формируется через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР/СФР).
- Справка с места работы, выданная работодателем, подтверждающая текущий факт трудоустройства.
Выписка с Госуслуг заверяется электронной подписью Пенсионного фонда (СФР) и имеет такую же юридическую силу, как и бумажная копия, заверенная синей печатью.
Заверение трудовой книжки с записью «работает по настоящее время» — это строгий кадровый процесс, который требует внимательности как от сотрудника, так и от лица, заверяющего документ. Соблюдение требований ГОСТ Р 7.0.97-2016, наличие всех обязательных реквизитов (слово «Верно», дата, подпись с расшифровкой, место хранения подлинника и отметка о текущей работе) гарантирует, что документ будет принят любой инстанцией без задержек и дополнительных вопросов. Если вы сомневаетесь в правильности оформления, всегда просите кадровика свериться с актуальными нормативами или уточняйте требования принимающей организации (например, банка) заранее.