Заверение копии трудовой книжки — стандартная процедура, которая требуется при оформлении кредитов, виз, участия в госзакупках или при утере оригинала․ Наиболее строгие требования предъявляют банки и государственные органы․ Чаще всего они требуют, чтобы каждая страница копии была заверена отдельно․ В этой статье подробно разберем, как это сделать правильно․

Почему заверяют каждую страницу?

Цель заверения, подтвердить, что копия полностью и точно соответствует оригиналу․ Заверение только на последней странице не защищает от возможности:

• Вытаскивания листов из прошитого пакета․
• Подмены отдельных страниц․
• Внесения изменений в копию после заверения․

Поэтому ответственный сотрудник ставит отметку «Копия верна» на каждой странице, что гарантирует подлинность всего документа․

Пошаговая инструкция по заверению каждой страницы

Шаг 1: Подготовка копий

• Сделайте ксерокопии или сканы всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с титульного листа (первой страницы) и заканчивая последней записью․
• Не забудьте скопировать оборотные стороны листов, если на них есть записи или отметки․
• Копии должны быть полными, четкими, без обрезков и искажений текста․

Шаг 2: Формирование документа

• Если копий много, их прошивают в один пакет․ Это не отменяет необходимости заверения каждой страницы․
• Если копии сделаны на отдельных листах и скреплены степлером, заверять также нужно каждый лист․

Шаг 3: Заверение (основной этап)

На каждой странице копии (внизу, обычно справа или под записью) необходимо разместить следующую информацию:

Что обязательно указывать на каждой странице:

1. Фраза «Копия верна» (или «Верно»)․
2. Должность лица, заверяющего копию (обычно начальник отдела кадров, главный бухгалтер или уполномоченное лицо)․
3. Личная подпись этого лица․
4. Расшифровка подписи (Фамилия И․О․)․
5. Дата заверения (число, месяц, год)․
6. Печать организации (круглая, с наименованием и ИНН/ОГРН)․ Если печать утрачена или не предусмотрена штатом, достаточно подписи и должности, но лучше уточнить требования принимающей стороны․

Важные нюансы и частые вопросы

Нужно ли заверять титульный лист?

Да, обязательно․ Титульный лист (первая страница с данными работника) — часть документа, и его копия также должна быть заверена․

Что если страниц очень много?

Если трудовой стаж большой, можно запросить у работодателя выписку из трудовой книжки (оформляется по форме Т-51)․ В этом случае заверяются:

• Титульный лист выписки․
• Все страницы выписки с записями․

Можно ли заверять только последнюю страницу при прошивке?

Технически возможно, но не рекомендуется․ Некоторые организации (особенно банки) прямо указывают в своих требованиях: «Заверенная копия трудовой книжки, где заверены все листы»․ Всегда уточняйте у принимающей стороны․ Безопаснее заверять каждую страницу․

Кто имеет право заверять?

Заверение осуществляет должностное лицо работодателя, которое ведет кадровое делопроизводство: начальник отдела кадров, специалист по кадрам, главный бухгалтер․ В его отсутствие обязанности может выполнять иное лицо, указанное в приказе или доверенности․

Что делать, если печать стерлась или нет?

В идеале — использовать действующую печать организации․ Если печать отсутствует, заверение только подписью может быть признано недостаточным․ В таком случае:

• Попросите работодателя восстановить печать․
• Уточните в принимающей организации, достаточно ли будет подписи с расшифровкой и должностью․

Образец заполнения заверительной надписи на странице копии

Представьте, что это фрагмент копии страницы трудовой книжки:

Ответственность за недостоверное заверение

Лицо, поставившее заверительную надпись, подтверждает достоверность копии․ В случае выявления несоответствия копии оригиналу или подделки, такое лицо может понести дисциплинарную, административную или даже уголовную ответственность (ст․ 327 УК РФ — подделка официального документа);

Краткий итог (чек-лист)

1. Скопируйте все заполненные страницы трудовой книжки, включая титульный лист и обороты․
2. На каждой странице копии напишите «Копия верна»․
3. Укажите должность, подпись, расшифровку подписи и дату заверения․
4. Проставьте печать организации (если требуется)․
5. Прошивайте копии в один пакет (для удобства хранения)․

Следуя этим правилам, вы получите заверенную копию трудовой книжки, которая будет принята в любом банке, консульстве или государственном учреждении․ При возникновении сомнений всегда уточняйте требования у организации, в которую предоставляете документ․