При приёме нового сотрудника в организации обязательно требуется внести сведения в трудовую книжку. При этом часто возникает вопрос: какие именно страницы (или поля) трудовой книжки следует копировать и переносить в новую запись. Ниже подробно разберём, какие страницы и какие данные следует переносить, какие требования предъявляет ТК РФ и Приказ Минтруда № 320н от .

Что копируется при приёме на работу?

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки фиксируются все кадровые перемещения сотрудника: приём, перевод, увольнение, изменение разряда и т.д. При приёме на работу копируются именно те страницы, где находяться данные, необходимые для оформления новой записи.

Первая страница (страница 1)

• Фамилия, имя, отчество (при наличии);
• Дата рождения;
• Пол;
• Гражданство;
• Образование и квалификация (профессия, специальность);
• Сведения о предыдущем трудовом месте (если они указаны в книжке).

Страница «Сведения о работе» (раздел 4)

• Наименование организации‑работодателя;
• Должность, на которую принимается сотрудник;
• Дата приема (вход в должность);
• Номер записи в книжке (переименовывается в соответствии с Приказом 320н);
• Номер приказа (или реквизиты трудового договора, если приказа нет).

Страницы, где фиксируются сведения о предыдущих местах работы

• Если у сотрудника уже есть записи о предыдущих местах работы, они копируются в новую запись, чтобы обеспечить полную информацию о трудовом стаже.

Как правильно копировать данные?

Копирование производится вручную в бумажную форму трудовой книжки или в электронный документ, если используется электронная версия. Важно соблюдать следующие правила:

1. Заполнять только свободные строки. Если в разделе «Сведения о работе» закончились свободные места, оформляют вкладыш (дополнительный лист) к текущей книжке.
2. Подпись нанимателя. Запись подтверждается подписью уполномоченного лица (кадрового сотрудника) до того, как будет оформлен дубликат (вкладыш) для входа новой записи.
3. Указывать реквизиты приказа. В столбце 4 вносятся реквизиты приказа о приёме. Если приказа нет, указываются реквизиты трудового договора.
4. Сохранять порядок номеров записей. Новый номер ставится в колонке «№ записи» и должен быть последовательным.

Какие страницы копировать, если трудовая книжка была оформлена до ?

По действующему законодательству, если книжка была заведена до , в неё вносятся записи в прежнем виде, а не создаётся новая. При этом:

• Заполняются только те страницы, где есть свободные строки.
• По истечении свободного места оформляется вкладыш к той же книжке.
• Все сведения о приёме, переводе, увольнении и т.д. вносятся в новый вкладыш, а не в оригинальную страницу.

Примеры того, что копируется

Ниже приведён пример того, какие данные копируются из старой страницы в новую запись:

Блок данных, копируемый из старой страницы:
- ФИО сотрудника
- Дата рождения
- Образование
- Профессия/специальность
- Наименование предыдущего работодателя (если указано)
- Даты предыдущих трудового отношения (для расчёта трудового стажа)

Эти данные вносятся в новую строку «Сведения о работе», где указываются:

• Наименование текущего работодателя;
• Должность;
• Дата приема;
• Номер записи;
• Реквизиты приказа (или трудового договора).

Частые ошибки при копировании

При оформлении записи часто допускаются следующие ошибки:

1. Заполнение полей, которые не предусмотрены формой (например, указание сведений о семейном положении, если они не требуются).
2. Неуказание номера приказа или реквизитов трудового договора.
3. Наличие «пробелов» в колонке «№ записи», что приводит к нарушению последовательности.
4. Отсутствие подписи ответственного лица.

Чтобы избежать этих недочётов, рекомендуется использовать образцы записей, утверждённые Приказом 320н, и проверять каждое поле перед окончательным вводом.

Краткое резюме

При приёме на работу в трудовую книжку копируются только те страницы и строки, где находятся сведения, необходимые для новой записи:

• Первая страница с паспортными данными сотрудника;
• Раздел «Сведения о работе» (наименование организации, должность, дата приема, номер записи);
• Страницы с предыдущими местами работы (для подтверждения трудового стажа);
• В случае отсутствия свободного места – оформление вкладыша к текущей книжке.

Копирование производится в соответствии с Приказом Минтруда № 320н от , с обязательной подписью нанимателя и указанием реквизитов приказа (или трудового договора). Соблюдение этих требований гарантирует правильное оформление трудовых книжек и соответствие законодательству РФ.

Если вам нужны готовые образцы записей в трудовые книжки, а также пошаговые инструкции по заполнению, скачайте их на официальном портале Министерства труда или в специализированных кадровых системах (1С:ЗУП, «АТЛAS», и др.).