Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. С 2023 года вступили в силу новые правила ведения и оформления трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от № 1669. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заверять трудовую книжку по новым правилам, чтобы избежать ошибок и штрафов.

📌 Основные изменения в правилах оформления трудовых книжек

Новые правила внесли значительные изменения в процесс ведения трудовых книжек. Вот ключевые нововведения:

• Электронный формат: С 2023 года работодатели могут вести трудовые книжки в электронном виде; Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать до их полного исчерпания.
• Новые графы: Добавлены новые графы для отражения информации о дистанционной работе, совместительстве и других современных формах занятости.
• Сроки хранения: Установлены четкие сроки хранения трудовых книжек — 50 лет после увольнения работника.
• Ответственность: Ужесточены штрафы за нарушение правил ведения трудовых книжек — до 100 000 рублей для юридических лиц.

📝 Как правильно заверять записи в трудовой книжке

Общие требования к оформлению записей

1. Читаемость: Все записи должны быть сделаны разборчивым почерком или машинописным способом. Не допускаются помарки, исправления, зачеркивания.
2. Цвет чернил: Записи должны быть выполнены чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование красных чернил не допускается.
3. Язык записи: Записи ведутся на русском языке. В исключительных случаях (например, при приеме на работу иностранного гражданина) допускается дублирование записи на другом языке.
4. Дата записи: Дата внесения записи должна соответствовать дате издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводе или увольнении.

Порядок заверения записей

Каждая запись в трудовой книжке должна быть заверена следующим образом:

• Подпись: Подпись ставит работник, который ознакомился с записью. Обычно это сам работник, но в случае невозможности, его доверенное лицо.
• Печать: Если организация использует печать, она ставится на последней странице трудовой книжки при выдаче ее на руки работнику.

Особенности заверения при различных кадровых действиях

При приеме на работу

• В трудовой книжке делается запись о приеме на работу с указанием должности, структурного подразделения и условий труда.
• Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись.
• Пример записи: «Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж с окладом 50 000 рублей.»

При переводе на другую работу

• Запись о переводе делается на основании приказа о переводе.
• Указывается новая должность, структурное подразделение и дата перевода.
• Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись.

При увольнении

• Запись об увольнении делается на основании приказа об увольнении.
• Указывается причина увольнения, дата и ссылка на статью Трудового кодекса.
• Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись.
• После этого трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку.

📑 Как оформлять дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или заполнена не по правилам, работодатель обязан выдать дубликат. Вот порядок действий:

1. Заявление работника: Работник пишет заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
2. Сбор документов: Работодатель собирает копии всех приказов о приеме на работу, переводах и увольнениях.
3. Оформление дубликата: На основании собранных документов оформляется новый экземпляр трудовой книжки.
4. Заверение: Все записи в дубликате заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.
5. Выдача: Дубликат выдается работнику под расписку.

🔍 Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная ответственность: Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет наложение штрафа на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Уголовная ответственность: В случае умышленного уничтожения или подделки трудовой книжки возможно привлечение к уголовной ответственности по ст. 327 УК РФ.
• Материальная ответственность: Работодатель несет материальную ответственность за неправильное оформление трудовой книжки, что может привести к судебным разбирательствам с работником.

💡 Полезные советы по ведению трудовых книжек

• Используйте образцы: При оформлении трудовых книжек используйте официальные образцы записей, утвержденные Постановлением Правительства РФ.
• Проверяйте записи: Регулярно проверяйте правильность ведения трудовых книжек, чтобы избежать ошибок.
• Соблюдайте сроки: Все записи должны быть внесены и заверены в установленные сроки.
• Храните документы: Сохраняйте копии всех приказов и распоряжений, на основании которых делались записи в трудовой книжке.
• Обучение сотрудников: Обучайте сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек, новым правилам.

📌 Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли делать записи в трудовой книжке карандашом?

Ответ: Нет, записи в трудовой книжке должны быть сделаны чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандаша не допускается.

Вопрос 2: Можно ли заверять записи в трудовой книжке электронной подписью?

Ответ: Да, с 2023 года записи в трудовой книжке могут быть заверены электронной подписью, если трудовая книжка ведется в электронном формате.

Вопрос 3: Что делать, если работник отказывается ознакомиться с записью в трудовой книжке?

Ответ: Если работник отказывается ознакомиться с записью, необходимо составить акт об отказе и подписать его с указанием причины отказа.

Вопрос 4: Можно ли вносить изменения в уже заверенные записи?

Ответ: Нет, изменения в уже заверенные записи вносить нельзя. В случае необходимости корректировки следует сделать новую запись с указанием причины корректировки.

Ведение трудовых книжек — это ответственная задача, требующая соблюдения множества правил и норм. Новые правила, вступившие в силу в 2023 году, внесли значительные изменения в процесс оформления трудовых книжек. Важно помнить, что:

• Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации.
• Записи должны быть сделаны в установленные сроки и в соответствии с требованиями законодательства.
• Работник должен быть ознакомлен с каждой записью под подпись.
• За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены серьезные штрафы.

Следуя этим правилам, вы сможете избежать ошибок и штрафов, а также обеспечить правильное ведение трудовых книжек в вашей организации.