Вопрос оформления кадровых документов остается одним из самых актуальных для работодателей и работников. В 2026 году‚ несмотря на активный переход к цифровым форматам ведения трудовых отношений‚ правила внесения записей в трудовую книжку (или в электронный реестр сведений о трудовой деятельности) требуют четкого понимания законодательства. Часто возникает путаница: нужно ли фиксировать временное замещение‚ совмещение или расширение зон обслуживания?

В этой статье мы подробно разберем‚ в каких случаях запись обязательна‚ а когда она не требуется‚ опираясь на актуальную судебную практику и нормативные акты.

Общее правило: что вносится в трудовую книжку

Согласно действующему порядку ведения и хранения трудовых книжек‚ в документ вносятся сведения о:

• Работнике (ФИО‚ дата рождения‚ образование);
• Работе‚ которую он выполняет (прием на работу);
• Постоянных переводах на другую работу;
• Награждении за успехи в работе;
• Увольнении.

Ключевое слово здесь — постоянный. Законодатель четко разделяет постоянные изменения трудовых функций и временные поручения.

Временное исполнение обязанностей отсутствующего работника

Один из самых частых вопросов: нужно ли вносить запись‚ если сотрудник временно исполняет обязанности коллеги‚ который находится в отпуске‚ на больничном или в командировке?

Ответ: Нет‚ не нужно.

Как указывают эксперты в области кадрового делопроизводства (в т.ч. ресурсы БУХ.1С и КонсультантПлюс)‚ если работник временно исполняет обязанности другого сотрудника (например‚ заместитель главного бухгалтера замещает главного бухгалтера)‚ запись в трудовую книжку не вносится. Это связано с тем‚ что такой перевод имеет временный характер и не меняет основную трудовую функцию работника‚ указанную в его трудовом договоре.

Важно помнить:

• Временное замещение оформляется дополнительным соглашением или приказом.
• Запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) о таком временном периоде не делается.
• В графе сведений о работе указывается только основная должность.

Совмещение профессий и расширение зон обслуживания

Ситуация с совмещением (выполнение работы по другой профессии наряду со основной) также часто вызывает споры. Судебная практика 2026 года подтверждает: сам факт работы по совмещению без внесения записи в трудовую книжку не влияет на пенсионные права работника‚ если это было оформлено как внутреннее совмещение.

Однако здесь есть важный нюанс‚ связанный с ответственностью работодателя. В одном из решений апелляционной инстанции было отмечено‚ что доводы о работе по совмещению могут быть несостоятельными‚ если работодатель не оформил соответствующие документы правильно. Но обязанность по ведению трудовой книжки лежит исключительно на работодателе‚ а не на работнике.

Если же речь идет об установлении второй профессии (работник прошел обучение и получил новую квалификацию)‚ то запись делается обязательно.

Пример формулировки: «Установлена вторая профессия — электрогазосварщик с присвоением 3 разряда с возложением обязанностей по выполнению электрогазосварочных работ».
В этом случае в графе 4 делается ссылка на приказ и номер удостоверения о присвоении квалификации.

Особые случаи: когда запись обязательна

Существуют ситуации‚ когда исполнение дополнительных обязанностей требует фиксации:

1. Постоянный перевод. Если временное исполнение обязанностей переросло в постоянное (сотрудник окончательно занял должность отсутствующего коллеги)‚ необходимо оформить постоянный перевод и внести соответствующую запись.
2. Изменение трудовой функции. Если объем работы изменился настолько‚ что это фактически стало новой должностью‚ даже если название осталось прежним‚ может потребоваться запись о переводе.
3. Переквалификация ГПД в трудовой договор. Если отношения между заказчиком и исполнителем по гражданско-правовому договору (ГПД) были признаны трудовыми (например‚ через суд или по заявлению работника)‚ то организация обязана внести запись в трудовую книжку датой фактического допуска сотрудника к работе. В этом случае игнорирование обязанности по внесению записи является нарушением.

Цифровые трудовые книжки и новые требования 2026 года

Несмотря на цифровизацию‚ принципы заполнения раздела «Сведения о работе» остались прежними. Работодатели продолжают нести ответственность за достоверность и своевременность вносимых данных.

Что нужно учитывать работодателю:

• Оформление трудовых книжек и вкладышей носит возмездный характер (стоимость бланков).
• Лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек‚ обязано строго следить за наличием места для записей. Если место на бумажном бланке закончилось‚ заводится вкладыш.
• Ошибки в записях о временном исполнении обязанностей могут привести к спорам при выходе работника на пенсию‚ хотя судебная практика чаще встает на сторону работника‚ указывая на обязанность работодателя вести учет правильно.

Резюме

Временное замещение‚ совмещение и исполнение обязанностей отсутствующего руководителя (например‚ главбуха или гендиректора) без оформления постоянного перевода не требуют внесения записи в раздел «Сведения о работе». Соблюдение этих правил поможет избежать юридических рисков и обеспечит корректность трудового стажа сотрудников.