В процессе увольнения работодатель обязан не только оформить соответствующие документы‚ но и завершить записи в трудовой книжке. Правильное оформление гарантирует отсутствие споров и упрощает дальнейшую работу с кадровыми документами.
Кто имеет право заверять трудовую книжку
По действующему ТК РФ и рекомендациям КонсультантПлюс‚ заверять записи в трудовой книжке может только лицо‚ которое:
- является руководителем организации или его уполномоченным представителем;
- владеет правами на подпись от имени организации (например‚ директор‚ генеральный директор‚ руководитель подразделения);
- в случае использования электронной трудовой книжки – это лицо‚ ответственное за ведение кадровых документов.
Подпись руководителя
Для большинства организаций подпись директора является обязательной. Она подтверждает‚ что запись об увольнении внесена законно и соответствует всем требованиям законодательства.
Подпись ответственного лица
Если в организации есть специалист‚ назначенный на ведение трудовых книжек (например‚ главный бухгалтер или HR‑менеджер)‚ его подпись также допускается‚ но только при условии‚ что в учредительных документах указаны его полномочия.
Как правильно оформить заверение
Заверение должно включать несколько обязательных элементов:
- Подпись ответственного лица (директора или уполномоченного);
- Должность подписанта (например‚ «Директор» или «Руководитель отдела кадров»);
- Расшифровку подписи (чтобы избежать недоразумений);
- Дата заверения (день‚ месяц‚ год);
- Печать организации (если она используется);
- Подпись самого работника (необязательно‚ но часто практикуется).
В случае электронной трудовой книжки вместо подписи и печати указываются квалифицированные электронные подписи и электронная печать‚ что регламентировано Федеральным законом № 63‑ФЗ.
Требования к подписи и печати
По ГОСТ 12.0.003‑2015 и рекомендациям Министерства труда:
- Подпись должна быть выполнена чернилами (не менее 0‚5 мм толщины линии).
- Печать организации должна быть не менее 6 мм в высоту и ширину.
- Все записи о увольнении вносятся в соответствующее поле «Причина увольнения» и затем заверяются подписью и печатью.
Электронные формы
С 2024 года в РФ допускается выдача электронной трудовой книжки в виде формы СТД‑Р. Заверять её можно только:
- Квалифицированной электронной подписью руководителя;
- Электронной печатью организации;
- Подписью работника (при необходимости).
Что делать‚ если трудовая книжка не выдана в день увольнения
Если по вине работодателя трудовая книжка не передана в назначенный день‚ он обязан:
- Возместить работнику неполученную заработную плату за период задержки;
- Внести корректную запись об увольнении в книжку и заверить её подписью и печатью;
- При необходимости‚ предоставить копию документа в электронном виде.
Частые ошибки при заверении
- Отсутствие печати – в некоторых случаях её отсутствие делает запись недействительной.
- Неправильная формулировка причины увольнения – должна соответствовать ТК РФ (например‚ «по сокращению» или «по собственному желанию»).
- Подпись без указания должности – может привести к оспариванию полномочий подписанта.
- Заверение копии вместо оригинала – копии принимаются только при наличии оригинала.
Полезные рекомендации
Для минимизации рисков рекомендуется:
- Заверять запись об увольнении сразу в день прекращения трудового договора.
- Сохранять копию заверенной трудовой книжки в личных делах работника.
- При переходе на электронные формы использовать квалифицированные подписи и хранить их в защищённом репозитории.
- Консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делу‚ если есть сомнения в правильности оформления.
Помните‚ что правильное заверение трудовых книжек – важный элемент юридической защиты как работодателя‚ так и работника.